HSE管理體系認(rèn)證審核的策劃與準(zhǔn)備——編制審核工作文件（5）

??? 審核工作文件是指審核員在現(xiàn)場審核中所使用的審核檢查表和審核記錄、不符合報(bào)告、審核報(bào)告以及首末次會(huì)議簽到等表格。認(rèn)證機(jī)構(gòu)一般對(duì)審核所需的各類文件都已編制并負(fù)責(zé)印制了統(tǒng)一格式的表格。因此，編制審核工作文件主要是由審核員根據(jù)受審核方的文件和其他信息資料編寫審核檢查表，以使審核工作有序而有效地進(jìn)行。
??? 現(xiàn)場審核中需用到的審核工作文件主要有以下幾種：
??? —審核計(jì)劃；
??? —審核檢查表；
??? —審核任務(wù)分配表；
??? —審核計(jì)劃日程表；
??? —首末次會(huì)議簽表；
??? —審核記錄；
??? —不符合報(bào)告；
??? —不符合項(xiàng)分布表；
??? —HSE管理體系審核報(bào)告。
??? 審核組應(yīng)根據(jù)以上工作文件的作用和特點(diǎn)，設(shè)施一套規(guī)范化的表格，使現(xiàn)場審核按照預(yù)定的要求進(jìn)行。
??? 1．檢查表的作用
??? 1）使審核員保持明確的審核目標(biāo)
??? 現(xiàn)場審核中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題，借助檢查表，審核員可以保持審核主題的方向。即使有些偏離審核方向時(shí)，檢查表也可起到提醒和警示的作用。
??? 2）明確受審核部門所需審核的主要要素和內(nèi)容
??? 3）確保審核工作的系統(tǒng)和完整
??? 在審核組內(nèi)，審核任務(wù)各有分工，審核組長正是通過對(duì)檢查表的審查，來把握審核的總體情況?，F(xiàn)場審核時(shí)，審核員則依據(jù)檢查表審核，保證審核內(nèi)容沒有遺漏，使審核程序規(guī)范化和系統(tǒng)化，從而確保審核工作的系統(tǒng)性和完整性。
??? 4）保持審核的節(jié)奏和連續(xù)性
??? 現(xiàn)場審核是一項(xiàng)高節(jié)奏而緊張的活動(dòng)，由于審核的時(shí)間有限，不允許在某個(gè)問題上或某個(gè)區(qū)域逗留時(shí)間過長，依據(jù)檢查表的安排，審核員可以控制時(shí)間，掌握進(jìn)度，使審核連續(xù)進(jìn)行，而不是跳躍式審核。
??? 5）確保審核的正規(guī)化
??? 依據(jù)檢查表提問題，易于使審核保持連續(xù)和系統(tǒng)化，使所提問題有的放矢，且使受審核方感到審核員的審核有針對(duì)性有充分的準(zhǔn)備，體現(xiàn)出審核員的專業(yè)性和正規(guī)性。
??? 6）作為重要的審核記錄
??? 檢查表中一般都設(shè)有“審核記錄”欄，通過檢查表可以反映審核員審核的內(nèi)容、查實(shí)的證據(jù)以供審核員現(xiàn)場審核記錄有關(guān)的事實(shí)，檢查表是審核檔案中的重要原始資料。
??? 2．檢查表的內(nèi)容及格式
??? 現(xiàn)場審核的方法很多，采用較多的一般是按要素審核和按部門審核的方法，如檢查表通常是由各個(gè)認(rèn)證機(jī)構(gòu)根據(jù)自己的規(guī)定要求設(shè)計(jì)的統(tǒng)一表格，一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：
??? （1）受審核部門，審核時(shí)間、審核員姓名；
??? （2）審核的依據(jù)。一般是填寫標(biāo)準(zhǔn)的要素名稱和編號(hào)，受審核方體系文件的名稱或作業(yè)指導(dǎo)書。
??? （3）審核項(xiàng)目和要點(diǎn)：依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)或文件，列出審核的內(nèi)容，主要解決“查什么”的問題。
??? （4）審核方法：列出審核的步驟和具體方法，主要解決“怎么查”的問題。
??? （5）審核與跟蹤記錄：供現(xiàn)場審核時(shí)記錄審核結(jié)果，檢查表的確立要靈活多樣，不應(yīng)硬性規(guī)定具體格式，檢查表的部局和格式，通常有兩種多形式，一種是“問—答”形式，答案是“是”或“否”；另一種是“問題—結(jié)論”形式。
??? 3．檢查表的編制方法
??? 編制檢查表是審核員必須掌握的一項(xiàng)基本功，也是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的工作。編制一份指導(dǎo)性較好的檢查表，對(duì)審核員的審核工作是很有幫助的。
??? 1）編制前的準(zhǔn)備工作
??? 在編制之前，要認(rèn)真閱讀受審核方的體系文件，了解受審核部門所從事的活動(dòng)和體系文件對(duì)該部門的各項(xiàng)要求，了解該部門可能存在的危害與影響因素，查閱有關(guān)HSE法律法規(guī)文件要求。
??? 2）編制檢查表的要點(diǎn)
??? 檢查表的編制，主要是根據(jù)審核準(zhǔn)則或受審核方的文件，列出“審核要點(diǎn)”和“審核方法”。
??? （1）關(guān)于審核要點(diǎn)：
??? ①要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求和受審核方的體系文件的要求，逐項(xiàng)列出要審核的內(nèi)容；
??? ②要注意邏輯順序。
??? （2）關(guān)于審核方法：
??? 對(duì)應(yīng)審核要點(diǎn)列出審核的具體方法，包括抽樣數(shù)。具體的審核方法應(yīng)包括以下三個(gè)方面：
??? ①“去哪里”，說明去哪個(gè)部門、哪個(gè)區(qū)域檢查；
??? ②“找誰查”，說明找哪些人來回答問題和證實(shí)；
??? ③“怎么查”，說明要查哪些文件、資料、記錄等證據(jù)，包括現(xiàn)場的觀察。
??? 以上是編制檢查表的四項(xiàng)原則，即“查什么、去哪查、找誰查、怎么查”
??? 3）編制和運(yùn)用檢查表的注意事項(xiàng)
??? （1）編制檢查表要周密考慮，既要考慮受審核部門所涉及標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)要素，也要考慮要素的邏輯關(guān)系，另外還要考慮法律法規(guī)及其他要素。
??? （2）檢查表中提出的審核內(nèi)容應(yīng)以SY/T6276—1997標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)法律法規(guī)要求和受審核方的體系文件的規(guī)定為依據(jù)，而不能以審核員自己的觀點(diǎn)或要求作為審核依據(jù)。
??? （3）抓住重點(diǎn)，抽樣應(yīng)有代表性。
??? （4）檢查表應(yīng)按預(yù)審核和認(rèn)證審核分別編制，由于兩個(gè)階段審核的側(cè)重點(diǎn)不同，因此針對(duì)同一要素的審核，編制檢查表時(shí)在深度和廣度上應(yīng)反映出兩個(gè)階段不同的審核要求。
??? （5）審核組長負(fù)責(zé)對(duì)檢查表進(jìn)行審查，以保證審核的完整性。
??? （6）在現(xiàn)場審核中，根據(jù)實(shí)際情況可以對(duì)檢查表的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整和補(bǔ)充。
??? （7）檢查表是審核員的工作文件，應(yīng)妥善保管，不應(yīng)提交給受審核方。
??? （8）靈活運(yùn)用檢查表，不要逐條照本宣科，變成生硬的你問我答式的檢查過程。