文件和記錄管理是食品企業(yè)食品安全管理體系的重要組成部分，企業(yè)采購(gòu)、加工、貯存、檢驗(yàn)、銷(xiāo)售等相關(guān)活動(dòng)都應(yīng)有相應(yīng)的詳細(xì)記錄。文件和記錄應(yīng)按照操作規(guī)程管理，內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、便于追溯。

一、相關(guān)要求如下

1、應(yīng)建立文件、記錄管理制度，對(duì)文件進(jìn)行有效管理，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用的文件均為有效版本。

2、應(yīng)真實(shí)記錄食品原料、食品添加劑和食品包材等食品相關(guān)產(chǎn)品的名稱(chēng)、規(guī)范、數(shù)量、供貨者名稱(chēng)及聯(lián)系方式、進(jìn)貨日期等內(nèi)容。

3、應(yīng)如實(shí)記錄食品加工過(guò)程（包括工藝參數(shù)、環(huán)境監(jiān)測(cè)等）、產(chǎn)品貯存情況及產(chǎn)品的檢驗(yàn)批號(hào)、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)人員、檢驗(yàn)方法、檢驗(yàn)結(jié)果等內(nèi)容。

4、應(yīng)如實(shí)記錄出廠產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)批號(hào)、購(gòu)貨者名稱(chēng)及聯(lián)系方式、檢驗(yàn)合格單、銷(xiāo)售日期等內(nèi)容。

5、應(yīng)如實(shí)記錄發(fā)生召回的食品名稱(chēng)、批次、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)生召回的原因及后續(xù)整改方案等內(nèi)容。

6、食品原料、食品添加劑和食品包材等食品相關(guān)產(chǎn)品進(jìn)貨查驗(yàn)記錄，食品出廠檢驗(yàn)記錄應(yīng)由記錄和審核人員復(fù)合簽名，記錄內(nèi)容應(yīng)完整。保存期限不得少于2年。

7、應(yīng)建立客戶投訴處理機(jī)制。對(duì)客戶提出的書(shū)面或口頭意見(jiàn)、投訴，企業(yè)相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)作記錄并查找原因，妥善處理。

8、鼓勵(lì)采用先進(jìn)技術(shù)手段（如電子計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)），進(jìn)行文件管理。

二、實(shí)施要點(diǎn)

文件管理制度是對(duì)文件的制定、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、培訓(xùn)、使用、更改、標(biāo)識(shí)、回收、作廢、存檔等活動(dòng)進(jìn)行管理的依據(jù)。

文件是信息及其承載媒體，記錄、規(guī)范、程序文件、圖樣、報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)等均可以采用電子計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行管理。文件可以是計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、光盤(pán)、軟件系統(tǒng)或其他電子媒體，或它們的組合。

食品生產(chǎn)企業(yè)實(shí)施食品生產(chǎn)活動(dòng)時(shí)應(yīng)有相應(yīng)的計(jì)劃作為指引，計(jì)劃應(yīng)當(dāng)有書(shū)面文件，執(zhí)行應(yīng)當(dāng)有記錄。記錄是一種特殊的文件，是提供活動(dòng)、產(chǎn)品（或服務(wù)）符合相關(guān)要求、管理體系有效運(yùn)行、能夠進(jìn)行有效追溯的客觀證據(jù)，也是驗(yàn)證、預(yù)防和糾正措施的證據(jù)。

記錄是反映實(shí)際生產(chǎn)活動(dòng)實(shí)施結(jié)果的書(shū)面文件，食品生產(chǎn)的所有環(huán)節(jié)，從采購(gòu)、生產(chǎn)、檢驗(yàn)、倉(cāng)儲(chǔ)、物流到銷(xiāo)售都要有記錄可查證追溯。記錄必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，體現(xiàn)生產(chǎn)過(guò)程中的實(shí)際情況。食品企業(yè)在符合相關(guān)法律法規(guī)要求的前提下，可根據(jù)自身實(shí)際情況作出相應(yīng)的規(guī)定，記錄可以是紙質(zhì)文件或電子記錄。

企業(yè)應(yīng)建立客戶投訴處理機(jī)制，根據(jù)規(guī)定的客戶投訴處理程序，對(duì)客戶提出書(shū)面或口頭意見(jiàn)、投訴做好記錄，通知企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門(mén)查找原因，給出妥善處理意見(jiàn)，對(duì)客戶及時(shí)反饋和答復(fù)，保留相應(yīng)的記錄，包含企業(yè)內(nèi)部糾正措施的記錄。

1、文件管控要求一般包括：

①有制定、審核、修改程序，明確文件發(fā)放部門(mén)；

②當(dāng)客觀情況發(fā)生變化，如組織機(jī)構(gòu)變化、產(chǎn)品變更、相關(guān)法律法規(guī)變化時(shí)，應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行審核，必要時(shí)進(jìn)行修改；

③應(yīng)對(duì)文件修訂狀態(tài)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，即版本號(hào)、修訂狀態(tài)、修訂一覽表等；

④除現(xiàn)行有效版本外，其他版本不得出現(xiàn)在文件應(yīng)用場(chǎng)所，以免混淆，收、發(fā)文登記表、受控文件清單等應(yīng)有詳細(xì)記載；

⑤文件字跡應(yīng)清晰、有編號(hào)，易于識(shí)別；

⑥與產(chǎn)品（或服務(wù)）有關(guān)的外來(lái)文件，如與產(chǎn)品有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等，應(yīng)有單獨(dú)標(biāo)志或單獨(dú)存放，應(yīng)有保管和使用措施等的規(guī)定；

⑦作廢文件要及時(shí)收回，如需保存應(yīng)加注“作廢”字樣，保存期限不得少于2年；

⑧文件的歸檔、查詢、作廢等應(yīng)由專(zhuān)人管理。

2、記錄管控要求一般包括：

①記錄進(jìn)行標(biāo)識(shí)、編號(hào)、登記（記錄清單）；

②記錄需要保存在適宜的場(chǎng)所，以防損壞和丟失；

③規(guī)定記錄的保管、借閱要求；

④記錄應(yīng)易于檢索和查找；

⑤記錄保存期限不得少于2年；

⑥規(guī)定記錄處置和銷(xiāo)毀的要求；

⑦記錄不得隨意更改和更新，因記錄有誤等確有必要更改和更新時(shí)應(yīng)當(dāng)遵循相應(yīng)的規(guī)程操作。