??????? 2、改變檔案人員的思想認(rèn)識(shí)
??????? 有效推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展，必須從根本上提高和改變檔案工作者專(zhuān)業(yè)能力、知識(shí)素養(yǎng)，改變錯(cuò)誤的思想認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和必要性。通過(guò)這樣的方式，才能做好管理工作，使檔案信息更好的為人所利用，創(chuàng)造出更大的價(jià)值。因此，檔案管理工作人員必須熟悉檔案，了解和研究利用者的需要，進(jìn)行有效的宣傳，根據(jù)現(xiàn)實(shí)狀況制定可行的建設(shè)計(jì)劃，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平。在工作中要樹(shù)立服務(wù)觀念，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，改變傳統(tǒng)“看攤守點(diǎn)”和“等客上門(mén)”的思想。適應(yīng)新形勢(shì)，敢于向傳統(tǒng)觀念提出挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思慮，解決新問(wèn)題。勇于打破傳統(tǒng)的管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新和突破。
??????? （二）改善檔案管理的方法
??????? 1，加強(qiáng)檔案保密工作
??????? 保管檔案機(jī)密是工作人員的工作基礎(chǔ)，無(wú)論是檔案管理人員還是檔案利用者，必須依照相應(yīng)的規(guī)章制度，在工作范圍內(nèi)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行維護(hù)。如無(wú)權(quán)限人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房、檔案查閱不得在庫(kù)房?jī)?nèi)進(jìn)行、檔案工作人員進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)必須辦理相應(yīng)的交接手續(xù)、檔案資料不得隨意帶出、未經(jīng)許可或工作要求不允許私下復(fù)制檔案材料、不允許對(duì)其他人員泄露檔案內(nèi)容等。
??????? 每個(gè)檔案工作者必須嚴(yán)守黨和國(guó)家機(jī)密，同一切失密、泄密現(xiàn)象作堅(jiān)決的斗爭(zhēng)。在保密的前提下提供利用，在什么情況下提供利用，給誰(shuí)提供利用，以什么方式提供利用，在什么情況下需要保密，范圍多大，什么情況下需要解密等，都要服從黨和國(guó)家的利益。凡是檔案提供利用有利于改革開(kāi)放、促進(jìn)安定團(tuán)結(jié)和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)就積極大膽的提供利用，反之則應(yīng)注意保密。在具體處理提供利用與保密的關(guān)系時(shí)，要深入審查檔案內(nèi)容，根據(jù)時(shí)間的推移、地點(diǎn)和條件的變化、調(diào)整檔案的密級(jí)，逐步擴(kuò)大利用范圍，減少繁瑣的批準(zhǔn)手續(xù)，方便利用者。
??????? 2、增強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)
??????? 當(dāng)今世界信息爆炸式增長(zhǎng)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中廣泛應(yīng)用。對(duì)于在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方面，各單位、組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部應(yīng)該構(gòu)建涵蓋制度、管理、人員、技術(shù)在內(nèi)的計(jì)算機(jī)信息維護(hù)體系。
??????? 第一，使用較為安全的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。在計(jì)算機(jī)使用過(guò)程中可以發(fā)現(xiàn)，要想獲得技術(shù)性較高、可靠的安全系統(tǒng)，不僅僅需要計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性，同時(shí)還需要不斷升級(jí)和完善計(jì)算機(jī)的應(yīng)用程序，進(jìn)行必要的安全升級(jí)設(shè)置，及時(shí)消除計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的安全隱患。
??????? 第二，采取加密技術(shù)。應(yīng)用加密的技術(shù)是目前一種最為普遍的驗(yàn)證方式。加密的目的是讓非法用戶(hù)無(wú)法讀懂信息，其原理就是在參數(shù)的指示和控制下，通過(guò)加密算法將原本可讀懂的明文數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為偽隨機(jī)的亂碼密文。合法用戶(hù)若要讀懂?dāng)?shù)據(jù)，則需要在密匙的指示和控制下，通過(guò)算法將一轉(zhuǎn)化的密文再次還原成明文，才能獲得閱讀，這個(gè)過(guò)程叫做解密。
??????? 第三，安裝防火墻和入侵防御系統(tǒng)。（*）防火墻是一種邏輯裝置，通常處于機(jī)構(gòu)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間，通過(guò)監(jiān)測(cè)、限制、更改跨越防火墻的數(shù)據(jù)流，限制來(lái)自外網(wǎng)的用戶(hù)訪問(wèn)外界的權(quán)限，對(duì)外部網(wǎng)絡(luò)屏蔽有關(guān)被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的安全保護(hù)。另外，還需要在存儲(chǔ)檔案資源的局域網(wǎng)網(wǎng)關(guān)部位安裝具有防御功能的系統(tǒng)。這種系統(tǒng)的應(yīng)用往往能夠發(fā)現(xiàn)和阻止來(lái)自外部的非法入侵或者內(nèi)部用戶(hù)非法授權(quán)行為活動(dòng)。作為防火墻裝置的一個(gè)有效補(bǔ)充，入侵防御系統(tǒng)不僅能夠有效保護(hù)內(nèi)網(wǎng)安全，還可以作為收集黑客入侵的客觀證據(jù)。
??????? 實(shí)踐證明，一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化信息系統(tǒng)要完全避免越權(quán)操作是很困難的，但要做好防御工作并采取補(bǔ)救措施減少損失卻是可以做到的。
??????? （三）加大資金的投入量，優(yōu)化設(shè)備
??????? 我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)蓬勃發(fā)展，組織單位要求檔案室提供大量、系統(tǒng)、廣泛的檔案信息。但是目前檔案館藏內(nèi)容單一，數(shù)量不多，種類(lèi)不盡齊全，時(shí)間跨度短，難以適應(yīng)新形勢(shì)的要求。造成館藏不豐富的原因，主要是因?yàn)殚L(zhǎng)期以來(lái)對(duì)于檔案管理缺乏正確的認(rèn)識(shí)，致使一些檔案館單純注意為政治斗爭(zhēng)服務(wù)，忽視了經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究及其他各項(xiàng)工作領(lǐng)域。
??????? 為了更好地保證檔案工作的進(jìn)行，就必須改變現(xiàn)在的管理局面，確保經(jīng)費(fèi)的投入。社會(huì)需要長(zhǎng)遠(yuǎn)利用檔案，要求盡可能延長(zhǎng)檔案的壽命。為了解決檔案的不斷損毀和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用要求的矛盾，就需要采取各種保護(hù)措施，防止檔案遭受損失，保證檔案的完整與安全，從而把檔案的損壞率降低和控制在最小的范圍內(nèi)。具體措施如下：
??????? 第一，確保經(jīng)費(fèi)的投入。各單位組織應(yīng)該在充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性后，加大對(duì)檔案工作的投入力度。要保障檔案人員的權(quán)益，適當(dāng)提高檔案人員的工資及待遇，特別要對(duì)高層次專(zhuān)業(yè)人才予以重視，避免人才流失。
??????? 第二，強(qiáng)化硬件設(shè)施。科學(xué)的管理離不開(kāi)良好的硬件條件，但總的來(lái)說(shuō)，檔案工作應(yīng)做到四不：不散、不亂、不丟、不壞。根據(jù)載體材料來(lái)劃分，檔案的形式有甲骨、金石、縑帛、簡(jiǎn)冊(cè)、紙質(zhì)、膠磁等。保管技術(shù)有很多，比如，通常所說(shuō)的“八防”，即防火、防水、防塵、防潮、防霉、防鼠、防蟲(chóng)、防光，這些問(wèn)題解決了，就可以有效的防止檔案文件的損壞。其次在于檔案保管的基本物質(zhì)條件，比如，檔案庫(kù)房和儲(chǔ)存條件。首先，檔案庫(kù)房建筑是檔案保管中長(zhǎng)期起作用的因素，因此，建筑應(yīng)遵循適用、經(jīng)濟(jì)、美觀的原則。要有足夠的面積、開(kāi)間大小適當(dāng)、屋頂要絕對(duì)防止雨雪滲漏，具有良好的隔熱性能、庫(kù)房墻壁應(yīng)堅(jiān)固耐久，具有防潮、防潮的性能、地面應(yīng)防水、庫(kù)房門(mén)應(yīng)緊密、牢固、防火，窗戶(hù)應(yīng)該防強(qiáng)風(fēng)、防風(fēng)沙等。據(jù)研究結(jié)果表明，庫(kù)房最為適宜的溫度應(yīng)在14℃-20℃之間；相對(duì)濕度應(yīng)在50%-65%之間。其次，對(duì)于檔案裝具要便于調(diào)閱、取拿方便、整齊劃一、合乎規(guī)范。檔案保管的設(shè)備也要一應(yīng)俱全，如去濕機(jī)、加濕器、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備，溫濕度測(cè)量及控制設(shè)備，防盜、防火報(bào)警器，滅火器，裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)，微縮拍照設(shè)備及微縮品閱讀復(fù)制設(shè)備，通信及閉路電視監(jiān)控設(shè)備，消毒滅菌設(shè)備以及檔案進(jìn)出庫(kù)的運(yùn)送工具，等等。最后，特別注意的是對(duì)于電子檔案的保管，具體要求控制適宜的溫濕度，應(yīng)在溫度15℃-27℃、相對(duì)濕度40%-60%的范圍內(nèi)；防止灰塵；防止外來(lái)磁場(chǎng)，確定磁性載體的記錄不受磁場(chǎng)的破壞；防止機(jī)械震動(dòng)；防止光線(xiàn)和有害氣體的影響；加強(qiáng)日常管理維護(hù)工作等。
??????? 四，結(jié)語(yǔ)
??????? 檔案管理是一項(xiàng)內(nèi)容十分冗雜、繁瑣且難度系數(shù)較大的工作。因此，只有認(rèn)真做好各方面工作，建立健全檔案管理制度，規(guī)范專(zhuān)門(mén)檔案的管理，讓檔案工作有章可循，才能更好的為社會(huì)服務(wù)，真正成為科學(xué)研究和各方面利用檔案史料的中心，擔(dān)負(fù)起維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重任，在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中，發(fā)揮出巨大的作用。
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