??????? 近些年來，社會(huì)體制改革不斷深入，檔案工作對(duì)外活動(dòng)變得更加的頻繁，致使檔案的數(shù)量與日俱增。一個(gè)中等機(jī)關(guān)，一年可以形成幾百卷檔案材料；一個(gè)大機(jī)關(guān)，每年可以形成上千卷材料。日月積累下去，如果全部都保存下來，將會(huì)給安全保管帶來許多難以克服的困難。再加上新檔案不斷的形成，數(shù)量增長(zhǎng)過快，使檔案的內(nèi)容變得越來越復(fù)雜。因此，在對(duì)檔案的管理上，難度在逐漸加大，一系列安全問題也隨之涌現(xiàn)。
??????? 一、加強(qiáng)檔案管理工作安全的必然性
??????? 檔案是一種社會(huì)現(xiàn)象，它以一定的物質(zhì)形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，為子孫后代造福。從整體來說，檔案是黨和國(guó)家活動(dòng)的原始記錄，是寶貴的文化財(cái)富；具體來看，檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中保存起來以備查考的文字、圖表、音像和其他各種方式的載體的歷史記錄。然而，隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)間的推移，一方面檔案的數(shù)量和形式不斷增加和豐富，另一方面，檔案的損失和毀壞現(xiàn)象也頻頻發(fā)生。
??????? 無論是針對(duì)工作中日益增多的形式內(nèi)容，還是保管過程中不斷損毀的檔案，都存在著巨大的困難來確保其完整和價(jià)值。因此，檔案管理工作的安全性問題迫在眉睫。
??????? 二、檔案管理工作中存在的問題
??????? （一）檔案管理人員的素質(zhì)不高
??????? 1、專業(yè)能力、鑒別能力不足
??????? 檔案管理是對(duì)信息進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)?，F(xiàn)今，在各企事業(yè)單位中，一部分工作人員文化水平參差不齊、業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低、專業(yè)性不高，以其他部門轉(zhuǎn)崗人員和兼職人員居多，精通檔案管理并熟悉管理操作流程的人員嚴(yán)重缺乏。因此，在對(duì)檔案信息的鑒定與識(shí)別方面存在很大的問題，有的檔案價(jià)值大一些，有的小一些，甚至有一些檔案價(jià)值具有潛在性，只有等待某一時(shí)機(jī)才能由潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)價(jià)值。如果管理人員不能透過現(xiàn)象抓住本質(zhì)，深入分析檔案的隱含價(jià)值，那么極有可能導(dǎo)致一部分有價(jià)值的檔案流失。
??????? 2、錯(cuò)誤的思想認(rèn)識(shí)
??????? 在實(shí)際工作中，檔案管理人員對(duì)于檔案管理的重視度不夠，不能有效適應(yīng)信息時(shí)代檔案的需求標(biāo)準(zhǔn)。在過去的檔案工作中，曾經(jīng)有過重政治、輕業(yè)務(wù)、重宏觀、輕微觀以及某些盲目現(xiàn)象，致使一些檔案館利用率很低，不能滿足社會(huì)需求。其次，檔案管理人員普遍待遇偏低、發(fā)展空間較窄，管理人員的工資福利沒有與其專業(yè)貢獻(xiàn)直接掛鉤，這也導(dǎo)致其工作中凝聚力不強(qiáng)，協(xié)作力不夠，對(duì)檔案的安全性缺乏準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)。甚至在有些人看來，檔案管理工作就是整理資料、看管資料庫(kù)的雜活，既沒有技術(shù)性，也不需要投入過多精力，只要不出錯(cuò)就夠了。這種錯(cuò)誤的意識(shí)嚴(yán)重影響著檔案工作的進(jìn)行。
??????? （二）檔案管理安全措施不完善
??????? 1、保密工作不完善
??????? 信息全球化程度還在不斷加深，檔案的種類、形式也越來越多。保存檔案的目的是為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)，提供檔案給各方面使用，充分發(fā)揮檔案的作用。檔案是為了利用，如果只是所在保險(xiǎn)柜里，長(zhǎng)期禁錮起來不允許使用，那么檔案就失去了意義。但是，檔案不僅是可以供各項(xiàng)工作利用的重要材料，而且有一部分是屬于黨和國(guó)家以及各單位的機(jī)密。因此，保護(hù)重要機(jī)密又成為檔案管理的重中之重。如果安全措施不盡完善，隨之而來的就是信息的偷盜失竊、轉(zhuǎn)手買賣等問題，檔案信息的完整性、保密性、安全性將受到嚴(yán)重的威脅，管理工作也會(huì)陷入空前嚴(yán)峻的狀態(tài)。因此，保密是手工條件下檔案安全保護(hù)工作的主要任務(wù)。
??????? 2，網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)不成熟
??????? 20世紀(jì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的成功融合和廣泛應(yīng)用，從根本上改變了信息產(chǎn)生、處理、傳輸、存儲(chǔ)的方式，并以這種改變推動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)方式以及人們生活方式和工作方式的徹底變革。在檔案管理過程中，創(chuàng)建了很多數(shù)字信息檔案，計(jì)算機(jī)運(yùn)作的范圍包括信息檢索、自動(dòng)編目、自動(dòng)轉(zhuǎn)檔等。但隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的安全性問題也逐漸顯露。首先，是網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸過程中的安全問題。由于電子文檔使用互聯(lián)網(wǎng)傳輸數(shù)據(jù)，再加上網(wǎng)絡(luò)對(duì)公眾開放，如果有不法分子企圖通過非法手段竊取資料、篡改或者偽造數(shù)據(jù)，那么損失是不可估量的。其次，由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的不完善，一系列安全隱患層出不窮，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)遭非法訪問、黑客入侵、惡意病毒攻擊以及內(nèi)部用戶非法授權(quán)行為，這都在一定程度上嚴(yán)重影響著電子檔案的管理水平。
??????? （三）資金不足，保管設(shè)備落后
??????? 在檔案管理工作中，先進(jìn)的技術(shù)、配套的設(shè)備、專業(yè)的知識(shí)、熟練的操作缺一不可。但大多數(shù)單位都因資金投入力度不夠而不能盡數(shù)完備。一方面是由于對(duì)檔案管理的安全意識(shí)不夠，沒有認(rèn)識(shí)到其重要性。另一方面是由于檔案作為歷史記錄歷來不受關(guān)注與重視。目前在檔案管理工作當(dāng)中有著許多亟待解決的問題。由于自然和社會(huì)的各種原因，檔案一直處于漸進(jìn)性的自毀過程中，或者可能遭受到突發(fā)性的破壞。比如紙張老化、字跡模糊褪色，有相當(dāng)數(shù)量的檔案紙張變黃發(fā)脆，有的已成粉片，到了不能再用的程度；檔案蟲害也十分猖獗，不僅在檔案較集中的檔案管，而且現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案生蟲處也不少；檔案保管處所條件得不到改善，庫(kù)房建筑不合檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，需要復(fù)制的檔案數(shù)量大，復(fù)制檔案的手段也比較落后。
??????? 三、提高檔案管理的安全性措施
??????? （一）增強(qiáng)檔案工作者的工作水平
??????? 1.培養(yǎng)檔案人員的工作能力
??????? 新時(shí)期，檔案工作和檔案功能的發(fā)揮最終都落實(shí)在高素質(zhì)的檔案人員這個(gè)重要因素上。人是管理活動(dòng)中最積極、最活躍的因素，人才是編研成功與可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。這就要求檔案工作在抓專業(yè)知識(shí)業(yè)務(wù)的同時(shí)要重點(diǎn)提高自身能力，建立一批高效的檔案管理隊(duì)伍。首先，要引進(jìn)和培養(yǎng)信息技術(shù)和研發(fā)型人才，利用各種方式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行高效的培訓(xùn)工作，提高檔案人員的學(xué)歷水平和知識(shí)結(jié)構(gòu)。第二，檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法。一個(gè)檔案工作者應(yīng)有較高的文化素質(zhì)，較強(qiáng)的研究能力，才能對(duì)素材正確理解，綜合分析，系統(tǒng)整理，做出準(zhǔn)確的價(jià)值鑒定，生產(chǎn)出精品。第三，檔案人員要不斷拓寬視野、豐富知識(shí)。在社會(huì)生活和經(jīng)濟(jì)處于快速發(fā)展時(shí)期，對(duì)檔案的業(yè)務(wù)管理與服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的發(fā)展和挑戰(zhàn)。因此檔案人員要努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)。運(yùn)用檔案學(xué)科新理念、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。最后，在對(duì)檔案人員的招聘方面，必須充分了解應(yīng)聘者的計(jì)算機(jī)水平和檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，要求檔案管理人員具備很強(qiáng)的專業(yè)檔案管理能力，能做到精確分析歸類，注重電子檔案的接收、保管等方法的學(xué)習(xí)，從而在根本上提高工作人員的工作水平。