整合型體系審核的有關(guān)問題探討

作者：馬驊　　評論：　更新日期：2009年09月15日

　為了提高企業(yè)在市場上的綜合競爭能力，樹立良好的形象，越來越多的企業(yè)都在積極建立綜合型管理體系。尋求“整合體系”認證，給認證機構(gòu)帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。如何有效地實施整合型體系審核，目前，尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，將是我們亟待研討和解決的問題。

1 整合型體系建立的必要性和可行性

1．1 什么是整合型體系
　　ISO9000：2000標(biāo)準(zhǔn)將管理體系定義為：建立方針和目標(biāo)并實現(xiàn)這些目標(biāo)的體系。
　　質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系和職業(yè)安全健康管理體系都是管理體系的組成部分，故整合型體系可以理解為：組織按質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系和職業(yè)安全健康管理體系等標(biāo)準(zhǔn)要求建立方針、目標(biāo)，并實現(xiàn)這些目標(biāo)的統(tǒng)一的管理體系。
1．2 建立整合型體系的方式
　　組織可以按照兩個或更多個標(biāo)準(zhǔn)要求建立整合型體系，例如QMS+EMS／QMS十EMS十OSHMS……
1．3 建立整合型體系的必要性和可行性
　　ISO9001、ISO14001和OSHMS審核規(guī)范3個標(biāo)準(zhǔn)研究的對象和要達到的目的雖然不同，但3個標(biāo)準(zhǔn)又有許多要求是相似或相容的。這些要求的相似性使體系的整合變得可能，概括起來有以下幾方面：
　　(1)都遵循自愿采用的原則，不是強制性標(biāo)準(zhǔn)；
　　(2)都是采用過程方法建立體系，標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)相似；
　　(3)組織所確定的質(zhì)量方針、環(huán)境方針、職業(yè)安全健康方針均與組織的經(jīng)營宗旨相適應(yīng)，都應(yīng)體現(xiàn)遵守法律、法規(guī)承諾；
　　(4)都是按照PDCA循環(huán)的過程，達到使體系不斷改進和完善的目的；
　　(5)都要求建立文件化管理體系；
　　(6)都要求明確職責(zé)分工、形成文件，并在組織內(nèi)溝通、傳達；
　　(7)都提出遵守法律、法規(guī)的要求；
　　(8)都要求任命管理者代表，由其負責(zé)體系的建立、實施和保持；
　　(9)都要求制定目標(biāo)，并且其實現(xiàn)情況可測量；
　　(10)都要求為體系的運行配置充分的資源；
　　(11)都有能力、意識、培訓(xùn)的要求；
　　(12)都有文件和記錄控制的要求；
　　(13)都強調(diào)信息的溝通和交流；
　　(14)都有3級監(jiān)控機制的要求；
　　(15)都體現(xiàn)預(yù)防為主的思想等。
　　組織建立整合型體系，可以充分滿足顧客、員工、社會等所有相關(guān)方的需要和要求，提高綜合競爭能力，符合企業(yè)的意愿。相對于建立多個單一體系而言，整合型體系的建立可以減少企業(yè)工作量、提高效率、減少許多重復(fù)的勞動，避免體系文件之間、職責(zé)之間不協(xié)調(diào)、不一致、自相矛盾的問題。另外，還可以降低工作成本和審核成本，已發(fā)布的ISO19001：2002標(biāo)準(zhǔn)也為整合審核提供了指南。綜上所述，體系整合不僅可能，而且是必要的。

2 整合型體系審核重點關(guān)注的幾個問題

2．1 審核員在深刻理解標(biāo)準(zhǔn)要求的前提下，應(yīng)抓住三個標(biāo)準(zhǔn)的主要差異
　　審核員在理解標(biāo)準(zhǔn)時，應(yīng)特別注意3個標(biāo)準(zhǔn)的差異之處。只有找到差異，才能找好審核的切入點。主要差異有以下幾點：
　　(1)標(biāo)準(zhǔn)關(guān)注的對象和要達到的目的不同。ISO9001標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)注對象是顧客，強調(diào)對顧客的質(zhì)量承諾，達到滿足顧客要求和增進顧客滿意的目的；ISO14001標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)注對象是相關(guān)方(特別是周邊社區(qū)居民、政府及社會等)，通過體系的有效運行，最終要達到不斷改善組織的環(huán)境績效，使相關(guān)方滿意的目的；OSHMS《審核規(guī)范》關(guān)注的對象是企業(yè)員工，強調(diào)對員工的職業(yè)安全健康承諾。通過體系的有效運行，不斷改善組織的安全生產(chǎn)條件和員工的職業(yè)健康狀況，達到使員工滿意的目的。
　　(2)審核中依據(jù)的主要法律、法規(guī)雖然有聯(lián)系，但也有明顯的區(qū)別。QMS—與產(chǎn)品質(zhì)量形成有關(guān)的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)；EMS—與環(huán)境資源保護、防止污染相關(guān)的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)；OSHMS—與安全生產(chǎn)管理、職業(yè)健康有關(guān)的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)。
　　(3)審核思路有明顯不同。質(zhì)量管理體系審核是以產(chǎn)品實現(xiàn)過程為主線展開，附加管理過程和支持過程審核；環(huán)境管理體系審核是以環(huán)境因素識別為主線展開審核；職業(yè)安全健康管理體系審核是以危險源辨識和控制為主線展開審核。
　　(4)職責(zé)分配不同。組織在進行職責(zé)分配時，應(yīng)兼顧3個體系涉及的活動。
　　(5)資源配置側(cè)重點不同。質(zhì)量管理體系資源分配應(yīng)側(cè)重使產(chǎn)品質(zhì)量符合要求；環(huán)境管理體系在資源配置上應(yīng)考慮污染物能得到有效控制并達標(biāo)排放，具有節(jié)能降耗的作用；職業(yè)安全健康管理體系資源配置應(yīng)考慮安全生產(chǎn)條件滿足國家的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)要求，并能保證員工安全作業(yè)和職業(yè)健康。
　　(6)監(jiān)測、測量內(nèi)涵不同。
　　(7)管理評審輸入、輸出內(nèi)容不同等。
2．2 做好充分的審核策劃和準(zhǔn)備
　　整合型體系審核不是在審核內(nèi)容和人員上的簡單疊加，審核策劃準(zhǔn)備工作非常重要，要防止顧此失彼，使審核走過場。
2．2．1 選擇合適的審核組長，配置充分的審核資源
　　審核組長的最佳人選應(yīng)是熟悉3個體系標(biāo)準(zhǔn)并具備組長條件的人員擔(dān)任，如果條件不具備可以選擇2～3名組長。組長在安排任務(wù)時，應(yīng)考慮工作分配的合理性，協(xié)調(diào)統(tǒng)一，避免一個部門或人員多次接受審核，重復(fù)“串門”，組長之間要加強溝通。
　　審核組人員的配置要充分兼顧懂產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)保和安全知識的人員。所謂懂產(chǎn)品生產(chǎn)技術(shù)，指有能力判定影響組織產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵活動、特殊過程，并清楚如何控制；懂環(huán)保知識，指能清楚了解該組織產(chǎn)品生命周期及相關(guān)活動中可能會產(chǎn)生環(huán)境影響的重要環(huán)境因素，并清楚如何減少、控制污染；懂職業(yè)安全健康知識，指能識別組織產(chǎn)品、生產(chǎn)和相關(guān)活動中可能產(chǎn)生的危險，并懂得如何控制，以減少和消除危險。任何人的知識都是有限的，在配置人力資源時，要注意各方力量均衡選擇，用人時應(yīng)用其所長。
2．2．2 做好整合型體系文件的審查
　　常見的文件編寫方式，即一本管理手冊、一套程序。文審中，特別注意企業(yè)文件在滿足QMS標(biāo)準(zhǔn)要求上“嫁接”另外兩個體系標(biāo)準(zhǔn)要求，文件脈絡(luò)不清、對應(yīng)關(guān)系混亂、缺乏系統(tǒng)性，甚至是錯誤的理解，出現(xiàn)體系“畸形”現(xiàn)象。
　　較好的文件編制方式，是在一本手冊中能整合的要求整合，不能整合的要求分段描述。
　　文件的質(zhì)量管理部分，在滿足GB／T19001：2000標(biāo)準(zhǔn)要求的同時，注意相關(guān)文件的審閱，如工藝流程圖、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)法規(guī)。文件的環(huán)境管理部分，審核其與GB／T24001：1996標(biāo)準(zhǔn)符合性的同時，還應(yīng)審核：重要環(huán)境因素清單、目標(biāo)、管理方案、工藝流程圖、廠區(qū)平面圖(了解區(qū)域、相關(guān)活動)，重要法律、法規(guī)，特別是水、氣、聲廢排放標(biāo)準(zhǔn)及達標(biāo)情況，化學(xué)危險品管理等，充分利用環(huán)評結(jié)果。職業(yè)安全健康管理部分的文件審核，在滿足《審核規(guī)范》的符合性時，還應(yīng)審閱：重要危險源清單、目標(biāo)、管理方案、工藝流程圖、相關(guān)輔助活動、重要安全法規(guī)等，充分利用安評結(jié)果。
2．2．3 審核計劃的編制
　　EMS、OSHMS一般分兩個階段實施審核，QMS與EMS、OSHMS在二階段整合為宜。整合型體系審核，盡可能編制一份審核計劃，在每一個部門的審核兼顧ISO9001、ISO14001、OSHMS《審核規(guī)范》要求的內(nèi)容，人員分工應(yīng)合理，兼顧各方力量。一般情況下，對最高管理者、供應(yīng)、銷售、貫標(biāo)、財務(wù)等部門，可以安排具備多證資格審核員進行整合審核，車間、現(xiàn)場、鍋爐房、危險品庫房等專業(yè)性強的場所，安排審核員時應(yīng)各有側(cè)重。
2．2．4 檢查表的編制
　　可以整合有共同或相似要求的要素，盡量整合編制檢查表，審核時既要考慮要求的共性，也要考慮不同標(biāo)準(zhǔn)要求的區(qū)別。審核內(nèi)容應(yīng)覆蓋相關(guān)要素的全部要求。
　　對于區(qū)別較大的要素或獨立部分，一般應(yīng)分別編制檢查表，注意審核思路和問題切入點，突出專業(yè)特點。
2．2．5 加強審核前的培訓(xùn)
　　組長認真組織審核前的專業(yè)培訓(xùn)，對提高審核的有效性至關(guān)重要。培訓(xùn)重點放在了解組織產(chǎn)品特性、重點控制環(huán)節(jié)、檢測項目以及組織產(chǎn)品、活動和輔助活動中產(chǎn)生的重要環(huán)境因素、重大危險源、具體控制方法、監(jiān)測方式、遵守的法律、法規(guī)等。審核員應(yīng)充分利用專業(yè)審核指導(dǎo)書和與審核相關(guān)的法律、法規(guī)，充分發(fā)揮技術(shù)專家、專業(yè)審核員的作用。
2．3 提高現(xiàn)場審核的有效性
2．3．1 搞清EMS、OSHMS第一、二階段審核的區(qū)別
　　EMS、OSHMS審核一般分兩個階段進行，第一階段的審核重點放在管理體系策劃的情況，涉及審核面廣，應(yīng)包括：
　　● 進一步進行文審，并通過現(xiàn)場觀察組織環(huán)境因素或危險源識別的充分性，評定重要環(huán)境因素或重大危險源評價方法的合理性，重要環(huán)境因素或重大危險源界定的準(zhǔn)確性，有無遺漏。
　　● 目標(biāo)、指標(biāo)的確定是否考慮了重要環(huán)境因素或重大危險源，相關(guān)方的一些要求，組織自身可選的技術(shù)方案，法律、法規(guī)要求，以往違法情況、事故、事件等。指標(biāo)應(yīng)可測量。
　　● 管理方案是為實現(xiàn)目標(biāo)、指標(biāo)而制定的，應(yīng)有可操作性，包括資源投入、時間、職責(zé)分配的合理性。審核應(yīng)特別注意搞清楚重大環(huán)境因素或重大危險源與目標(biāo)、指標(biāo)、管理方案運行控制之間的內(nèi)在關(guān)系。
　　● 法律、法規(guī)識別的充分性。
　　● 職責(zé)權(quán)限是否明確，分配合理。
　　● 結(jié)合重要環(huán)境因素、重大危險源相應(yīng)的運行控制程序的充分性。
　　● 監(jiān)測、測量策劃情況，包括完整性、頻次、方法，特別注意守法情況監(jiān)測。
　　● 組織自我完善機制的建立情況。
　　第二階段審核應(yīng)把握審核深度，從重要環(huán)境因素或重大危險源入手，按過程展開，對某一過程審核應(yīng)注意3個標(biāo)準(zhǔn)符合性證據(jù)收集的區(qū)別。
　　以噴涂過程審核為例，
　　QMS重點審核：
　　● 特殊過程的確認(人、機、料、法、環(huán))；
　　● 人員是否經(jīng)過培訓(xùn)，掌握噴涂技術(shù)。
　　● 噴涂設(shè)備、烘烤設(shè)備的定期保養(yǎng)情況，噴槍不應(yīng)阻塞，保證滿足工藝要求，設(shè)備能力的適宜性。
　　● 涂料是否過期。
　　● 噴涂控制、烘烤溫度、時間等的控制。
　　● 環(huán)境——不能有大量灰塵，防止噴涂后表面不平整。
　　EMS重點審核：
　　● 所使用的油漆是否為環(huán)保型(例如涂料用溶劑一般是苯系物)、貯存條件、防火措施。
　　● 在前處理過程中產(chǎn)生污水如何處理，是否有沉淀或其它處理方法以及沉淀物處理。
　　● 噴涂必須在固定封閉的噴涂間進行，有回收殘漆的裝置；回收廢漆的處理，作為有毒、有害物質(zhì)是否100％能得到控制。
　　● 氣霧排入大氣，是否達標(biāo)排放，煙囪高度是否符合要求。
　　OSHMS重點審核：
　　● 噴涂車間的安全衛(wèi)生條件是否符合要求，與其它車間應(yīng)有隔墻，噴涂操作距明火操作地點要求10m以外。
　　● 涂漆車間門向外開，為防火型材料，車間內(nèi)通道寬度在1．2m以上。
　　● 涂漆工藝和設(shè)備盡可能機械化、自動化，加強密閉。
　　● 涂漆區(qū)域如有電氣設(shè)備，考慮整體防爆。
　　● 噴涂室為封閉或半密閉。
　　● 涂料管理：產(chǎn)品包裝應(yīng)完好、標(biāo)識清楚、有專用配漆室。
　　● 人員是否有個體防護措施等。
　　由此看出，QMS、EMS、OSHMS審核思路上是有明顯區(qū)別的。
2．3．2 充分利用法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等
　　QMS、EMS、OSHMS標(biāo)準(zhǔn)都提出組織做出遵守法律、法規(guī)的承諾，組織如不能遵守基本的法律、法規(guī)就難以通過認證。
　　在這里，特別提出OSHMS審核，每個行業(yè)相關(guān)安全法規(guī)很多，《安全生產(chǎn)法》第十六條指出：“生產(chǎn)經(jīng)營單位應(yīng)具備本法和有關(guān)法律、行政法規(guī)和國家標(biāo)準(zhǔn)或者行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的安全生產(chǎn)條件；不具備安全生產(chǎn)條件的，不得從事生產(chǎn)經(jīng)營活動。”這也充分說明了法律、法規(guī)在組織中的權(quán)威性。
　　審核員在審核中應(yīng)特別重視法律、法規(guī)符合性的審核。要做好守法的審核，審核員自身必須要學(xué)好并用好法律、法規(guī)。
2．3．3 重視現(xiàn)場觀察、收集證據(jù)
　　無論是產(chǎn)品質(zhì)量控制情況，重要環(huán)境因素、重大危險源能否得到有效控制，都需要審核員花大量時間進入現(xiàn)場觀察，與現(xiàn)場人員交談，應(yīng)徹底走出單純在辦公室找記錄的誤區(qū)。
2．4 重視體系有效性評價
　　審核后應(yīng)客觀、全面地對體系的有效性進行評價，包括文件化體系建立的符合性、適宜性，運行的有效性和薄弱環(huán)節(jié)，實現(xiàn)方針、目標(biāo)的能力，領(lǐng)導(dǎo)意識、資源配置充分性，遵守法律與法規(guī)情況，相關(guān)方滿意程度，自我完善機制的建立情況等。
　　總之，整合型體系審核尚處在嘗試階段，望大家能共同探討，尋求更有效的做法。