??????? （5）防寫(xiě)措施。利用一些軟件可以將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，在這種狀態(tài)下，用戶只能從計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改。在計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中，只讀光盤（CD-ROM）只能供使用者讀出信息而不能追加或擦除信息，一次寫(xiě)入式光盤（WORM）可供使用者一次寫(xiě)入多次讀出，可以追加記錄但不能擦除原來(lái)的信息。這種不可逆式記錄介質(zhì)可以有效地防止用戶更改電子檔案內(nèi)容，保持其原始性和真實(shí)性。此外，要充分保證電子檔案的信息安全，還應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)各類安全技術(shù)的發(fā)展，注重做好對(duì)數(shù)據(jù)系統(tǒng)的備份工作，提高對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的防范能力，防止對(duì)系統(tǒng)的攻擊或?qū)π畔⒌膼阂庑薷摹?br /> ??????? 2、應(yīng)建立完善的安全管理制度
??????? 電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都有信息更改、丟失的可能性，而這種更改、丟失并不像紙質(zhì)檔案那么容易發(fā)現(xiàn)。因此，檔案工作部門應(yīng)建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)格的管理制度，對(duì)每份電子檔案的生命周期實(shí)行“全過(guò)程管理”，從每一個(gè)環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。
??????? （1）電子文件的制作過(guò)程要責(zé)任分明。制作人員應(yīng)該對(duì)其制作的文件負(fù)全責(zé)，單位、部門應(yīng)設(shè)專人統(tǒng)一管理。需要參考與利用時(shí)，可以允許用只讀形式調(diào)閱。以防由于誤操作、友誼刪改等原因造成文件信息的改變。
??????? （2）電子文件形成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行積累，以防在松散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動(dòng)。機(jī)關(guān)辦公活動(dòng)中形成的公文性電子文件一經(jīng)簽發(fā)就不得進(jìn)行隨意修改，確需更改的，要經(jīng)過(guò)必要的批準(zhǔn)手續(xù)。收集積累過(guò)程中的一切變更都應(yīng)記錄在案，對(duì)收集積累起來(lái)的電子文件要有備份。
??????? （3）建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度。歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真地檢查。在內(nèi)容方面檢查歸檔的電子文件是否齊全完整，真實(shí)可靠；相應(yīng)的機(jī)讀目錄、伺服軟件、其它說(shuō)明是否一同歸檔；歸檔的電子文件是否最終稿本；電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體文件的內(nèi)容是否一致；軟件產(chǎn)品的源程序與文本是否一致等。在技術(shù)方面應(yīng)檢查歸檔電子文件載體的物理狀態(tài)，有無(wú)病毒，讀出信息的準(zhǔn)確性等。
??????? （4）建立和執(zhí)行嚴(yán)格的保管制度。歸檔電子文件應(yīng)使用只讀光盤（CD-ROM）或一次寫(xiě)入式光盤（WORM）作為存儲(chǔ)介質(zhì)，對(duì)所有歸檔的電子文件應(yīng)作寫(xiě)保護(hù)處理，使之置于只讀狀態(tài)。在對(duì)電子文件進(jìn)行整理和因軟件平臺(tái)發(fā)生改變而對(duì)電子文件實(shí)行格式轉(zhuǎn)換時(shí)，要特別注意防止轉(zhuǎn)換過(guò)程中的信息失真。對(duì)電子文件要定期進(jìn)行安全性、有效性檢查，發(fā)現(xiàn)載體或信息有損傷時(shí)，及時(shí)采取維護(hù)措施進(jìn)行修復(fù)或拷貝。
??????? （5）加強(qiáng)對(duì)電子檔案利用活動(dòng)的管理。根據(jù)國(guó)家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》的規(guī)定，本單位檔案進(jìn)行分類、整理后，應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管、一套提供利用。電子檔案入庫(kù)載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用；要注意加強(qiáng)對(duì)保密類電子檔案的管理，對(duì)電子檔案的利用者實(shí)行權(quán)限控制，防止無(wú)關(guān)人員對(duì)系統(tǒng)的非法訪問(wèn)；防止在利用過(guò)程中出現(xiàn)泄密和損傷信息等情況發(fā)生。
??????? （6）保證檔案信息化的安全仍應(yīng)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的管理。由于數(shù)字記錄方式的特殊性，電子檔案的安全性受多種條件制約，而紙質(zhì)檔案在合適的物理?xiàng)l件下就可以保存較長(zhǎng)時(shí)間，而且其不易修改，可靠的原始記錄功能在信息安全方面也有自己獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。因此，還不能以電子檔案完全取代紙質(zhì)檔案。一些發(fā)達(dá)國(guó)家的現(xiàn)行檔案管理模式是既重視加快檔案的信息化發(fā)展，同時(shí)又不放松對(duì)紙質(zhì)載體檔案的管理。紙質(zhì)檔案?jìng)?cè)重于檔案的最基本、最可靠的原始記錄與保存功能，而電子檔案則主要發(fā)揮檔案的信息化利用功能。
??????? 三、結(jié)語(yǔ)
??????? 檔案管理的安全管理是全國(guó)檔案事業(yè)正在建設(shè)和發(fā)展的一項(xiàng)重要工程，檔案管理工作應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的坐守庫(kù)房的觀念，利用信息技術(shù)提高檔案工作效率，保證信息安全是檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，也是檔案工作者面臨的一個(gè)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。
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