1、編制目的
本工作指導(dǎo)書規(guī)定項(xiàng)目資料管理員工作職責(zé)、內(nèi)容,涉及的體系文件、表格,應(yīng)保存的資料和應(yīng)熟悉的法律、法規(guī)和制度。
2、工作職責(zé)
(1) 嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)工程檔案管理的方針、政策、法律、法規(guī)、規(guī)范和規(guī)程。
(2)負(fù)責(zé)工程技術(shù)資料收發(fā)、保管、整理、歸檔,完善借閱手續(xù)。
(3)資料的收集、整理與工程同步,做到及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、齊全。
(4)按規(guī)定對(duì)資料進(jìn)行分類,建立健全各項(xiàng)資料管理臺(tái)帳。
(5)建立“國標(biāo)”、“部標(biāo)”、“地標(biāo)”等臺(tái)帳,做到“標(biāo)準(zhǔn)”使用的有效性,及時(shí)對(duì)作廢標(biāo)準(zhǔn)做出標(biāo)識(shí),以防錯(cuò)誤使用標(biāo)準(zhǔn)。
(6)做好資料的保密工作。
3、工作內(nèi)容
(1)根據(jù)工程需要,對(duì)規(guī)范、規(guī)程、工法、標(biāo)準(zhǔn)、工程竣工資料相關(guān)表格的購買、保管和發(fā)放進(jìn)行管理,保證文件、資料的有效性,對(duì)廢止文件、資料加以標(biāo)識(shí)。
(2)竣工資料的編制人員分工:
○1綜合文件、竣工圖由項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)編制;
○2施工質(zhì)量驗(yàn)收文件由項(xiàng)目質(zhì)量檢查員負(fù)責(zé)編制;
○3材料及設(shè)備質(zhì)量證明、檢驗(yàn)報(bào)告由材料員、試驗(yàn)員、設(shè)備部門提供;
○4施工記錄、隱蔽記錄由專業(yè)施工員負(fù)責(zé)編制;
○5 竣工資料的收集、分類、匯總、整理、裝訂由項(xiàng)目資料管理員負(fù)責(zé);
○6其他資料按相應(yīng)職責(zé)進(jìn)行分工。
(3)相關(guān)人員將完成的資料統(tǒng)一歸檔到項(xiàng)目資料管理員處,資料管理員應(yīng)定期對(duì)資料進(jìn)行收集、整理,并對(duì)收到的資料進(jìn)行檢查,保證資料及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、齊全,與工程同步。
(4)按規(guī)定對(duì)資料進(jìn)行分類,建立健全各項(xiàng)資料管理臺(tái)帳。
(5)對(duì)分包單位的資料管理:資料的收集、整理實(shí)行各分包單位歸口管理,工程未完工前,暫由各分包單位整理,定期交總包單位保存,檔案驗(yàn)收時(shí)分承包單位協(xié)助總承包單位收集、匯總,并及時(shí)向建設(shè)單位移交。
(6)工程旌工過程中,項(xiàng)目資料管理員應(yīng)請(qǐng)城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程文件的編制、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。
(7)工程竣工后,應(yīng)及時(shí)將竣工資料進(jìn)行整理匯總,按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》裝訂成冊(cè)。在組織工程竣工驗(yàn)收前,應(yīng)提請(qǐng)當(dāng)?shù)氐某墙n案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收,未取得工程檔案認(rèn)可文件,不得組織工程竣工驗(yàn)收。
(8)竣工資料共形成三套,在工程竣工驗(yàn)收3個(gè)月內(nèi),將合格的工程竣工資料移交兩套給建設(shè)單位,一套由建設(shè)單位保存,另一套由建設(shè)單位給移交給城建檔案館,施工單位自存一套。
(9)完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)。
4、與本崗位關(guān)聯(lián)的QEHS體系文件
(1)CCF.CX.01-2004《文件管理程序》。按要求做好文件和資料的受控范圍、發(fā)放、標(biāo)識(shí)等管理控制工作。
(2) CCF.CX.02-2004《記錄管理程序》。按要求做好記錄的分類、填寫、收集、貯存和防護(hù)等控制管理。
(3)CCF.CX.08-2004《信息傳遞與溝通管理程序》。按要求做好內(nèi)外部信息的傳遞與溝通。
(4)CCF.CX.16-2004《環(huán)境運(yùn)行控制程序》。按要求對(duì)生產(chǎn)、生活、辦公區(qū)域的環(huán)境運(yùn)行實(shí)施監(jiān)督和管理。
(5)CCF.CX.17-2004《職業(yè)健康安全運(yùn)行控制程序》。按要求對(duì)生產(chǎn)、生活、辦公區(qū)域的職業(yè)健康安全運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)督和管理。
(6) CCF.CX.19-2004《突發(fā)性事故或事件應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序》。按要求做好應(yīng)急救援預(yù)案和應(yīng)急演練。
(7)CCF.CX.21-2004《環(huán)境污染與破壞事故報(bào)告、調(diào)查及處理程序》。按要求對(duì)環(huán)境污染與破壞事故進(jìn)行原因分析和調(diào)查處理,并制定有效的糾正預(yù)防措施,防止事故的再次發(fā)生。CCF.CX.22-2004《職業(yè)健康與安全事故報(bào)告、調(diào)查及處理程序》。按要求對(duì)職業(yè)健康與安全事故進(jìn)行原因分析和調(diào)查處理,并制定有效的糾正預(yù)防措施,防止事故的再次發(fā)生。
(8)CCF.CX.24-2004《數(shù)據(jù)收集與分析管理程序》。按要求收集、統(tǒng)計(jì)和分析相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。
5、職責(zé)、體系中涉及的表格
(1)收發(fā)文記錄
(2)文件資料借閱臺(tái)帳
(3)工程資料用表領(lǐng)用臺(tái)帳
(4)工程資料目錄
(5)外來有效標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范目錄
(6)會(huì)議記錄
(7)其他相關(guān)資料
6、需保存的資料
(1)工程竣工技術(shù)文件
(2)國家(地方、企業(yè))標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程
(3)收發(fā)文記錄
(4)文件資料借閱臺(tái)帳
(5)工程資料用表領(lǐng)用臺(tái)帳
(6)工程資料目錄
(7)外來有效標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范目錄
(8)會(huì)議記錄
(9)其他相關(guān)資料
7、本崗位應(yīng)熟悉以下法律、法規(guī)和制度
(1)《中華人民共和國檔案法》
(2)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范GB/T50328-2001》
(3)工程合同
(4)工程所在地地方政府法規(guī)和要求