1、編制目的
本工作指導(dǎo)書規(guī)定項目資料管理員工作職責(zé)、內(nèi)容,涉及的體系文件、表格,應(yīng)保存的資料和應(yīng)熟悉的法律、法規(guī)和制度。
2、工作職責(zé)
(1) 嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)工程檔案管理的方針、政策、法律、法規(guī)、規(guī)范和規(guī)程。
(2)負(fù)責(zé)工程技術(shù)資料收發(fā)、保管、整理、歸檔,完善借閱手續(xù)。
(3)資料的收集、整理與工程同步,做到及時、準(zhǔn)確、規(guī)范、齊全。
(4)按規(guī)定對資料進行分類,建立健全各項資料管理臺帳。
(5)建立“國標(biāo)”、“部標(biāo)”、“地標(biāo)”等臺帳,做到“標(biāo)準(zhǔn)”使用的有效性,及時對作廢標(biāo)準(zhǔn)做出標(biāo)識,以防錯誤使用標(biāo)準(zhǔn)。
(6)做好資料的保密工作。
3、工作內(nèi)容
(1)根據(jù)工程需要,對規(guī)范、規(guī)程、工法、標(biāo)準(zhǔn)、工程竣工資料相關(guān)表格的購買、保管和發(fā)放進行管理,保證文件、資料的有效性,對廢止文件、資料加以標(biāo)識。
(2)竣工資料的編制人員分工:
○1綜合文件、竣工圖由項目技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)編制;
○2施工質(zhì)量驗收文件由項目質(zhì)量檢查員負(fù)責(zé)編制;
○3材料及設(shè)備質(zhì)量證明、檢驗報告由材料員、試驗員、設(shè)備部門提供;
○4施工記錄、隱蔽記錄由專業(yè)施工員負(fù)責(zé)編制;
○5 竣工資料的收集、分類、匯總、整理、裝訂由項目資料管理員負(fù)責(zé);
○6其他資料按相應(yīng)職責(zé)進行分工。
(3)相關(guān)人員將完成的資料統(tǒng)一歸檔到項目資料管理員處,資料管理員應(yīng)定期對資料進行收集、整理,并對收到的資料進行檢查,保證資料及時、準(zhǔn)確、規(guī)范、齊全,與工程同步。
(4)按規(guī)定對資料進行分類,建立健全各項資料管理臺帳。
(5)對分包單位的資料管理:資料的收集、整理實行各分包單位歸口管理,工程未完工前,暫由各分包單位整理,定期交總包單位保存,檔案驗收時分承包單位協(xié)助總承包單位收集、匯總,并及時向建設(shè)單位移交。
(6)工程旌工過程中,項目資料管理員應(yīng)請城建檔案管理機構(gòu)對工程文件的編制、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。
(7)工程竣工后,應(yīng)及時將竣工資料進行整理匯總,按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》裝訂成冊。在組織工程竣工驗收前,應(yīng)提請當(dāng)?shù)氐某墙n案管理機構(gòu)對工程檔案進行預(yù)驗收,未取得工程檔案認(rèn)可文件,不得組織工程竣工驗收。
(8)竣工資料共形成三套,在工程竣工驗收3個月內(nèi),將合格的工程竣工資料移交兩套給建設(shè)單位,一套由建設(shè)單位保存,另一套由建設(shè)單位給移交給城建檔案館,施工單位自存一套。
(9)完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)。
4、與本崗位關(guān)聯(lián)的QEHS體系文件
(1)CCF.CX.01-2004《文件管理程序》。按要求做好文件和資料的受控范圍、發(fā)放、標(biāo)識等管理控制工作。
(2) CCF.CX.02-2004《記錄管理程序》。按要求做好記錄的分類、填寫、收集、貯存和防護等控制管理。
(3)CCF.CX.08-2004《信息傳遞與溝通管理程序》。按要求做好內(nèi)外部信息的傳遞與溝通。
(4)CCF.CX.16-2004《環(huán)境運行控制程序》。按要求對生產(chǎn)、生活、辦公區(qū)域的環(huán)境運行實施監(jiān)督和管理。
(5)CCF.CX.17-2004《職業(yè)健康安全運行控制程序》。按要求對生產(chǎn)、生活、辦公區(qū)域的職業(yè)健康安全運行進行監(jiān)督和管理。
(6) CCF.CX.19-2004《突發(fā)性事故或事件應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序》。按要求做好應(yīng)急救援預(yù)案和應(yīng)急演練。
(7)CCF.CX.21-2004《環(huán)境污染與破壞事故報告、調(diào)查及處理程序》。按要求對環(huán)境污染與破壞事故進行原因分析和調(diào)查處理,并制定有效的糾正預(yù)防措施,防止事故的再次發(fā)生。CCF.CX.22-2004《職業(yè)健康與安全事故報告、調(diào)查及處理程序》。按要求對職業(yè)健康與安全事故進行原因分析和調(diào)查處理,并制定有效的糾正預(yù)防措施,防止事故的再次發(fā)生。
(8)CCF.CX.24-2004《數(shù)據(jù)收集與分析管理程序》。按要求收集、統(tǒng)計和分析相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。
5、職責(zé)、體系中涉及的表格
(1)收發(fā)文記錄
(2)文件資料借閱臺帳
(3)工程資料用表領(lǐng)用臺帳
(4)工程資料目錄
(5)外來有效標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范目錄
(6)會議記錄
(7)其他相關(guān)資料
6、需保存的資料
(1)工程竣工技術(shù)文件
(2)國家(地方、企業(yè))標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程
(3)收發(fā)文記錄
(4)文件資料借閱臺帳
(5)工程資料用表領(lǐng)用臺帳
(6)工程資料目錄
(7)外來有效標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范目錄
(8)會議記錄
(9)其他相關(guān)資料
7、本崗位應(yīng)熟悉以下法律、法規(guī)和制度
(1)《中華人民共和國檔案法》
(2)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范GB/T50328-2001》
(3)工程合同
(4)工程所在地地方政府法規(guī)和要求