為了規(guī)范公司財(cái)務(wù)管理,杜絕帳目混亂的現(xiàn)象,結(jié)合近來進(jìn)出倉管理中發(fā)現(xiàn)的問題。特制定本制度:
1、液化氣:
●運(yùn)行工卸車時(shí)除做好卸車記錄外,還應(yīng)做好液化氣的進(jìn)銷存帳目。
●入庫:入庫應(yīng)及時(shí)(以卸車為標(biāo)準(zhǔn),何時(shí)卸車,何時(shí)入庫)杜絕“補(bǔ)入”現(xiàn)象,以防止經(jīng)常出現(xiàn)的因入庫順序不對(duì)引起帳物不對(duì)的情況。對(duì)沒有馬上卸車的槽車,駕駛員應(yīng)在車輛進(jìn)站時(shí)及時(shí)將過磅單(提貨)交給運(yùn)行工。運(yùn)行工保存好過磅單,待卸車時(shí)再入庫(注:卸車時(shí)因空車未進(jìn)行檢驗(yàn)過磅后,再根據(jù)檢驗(yàn)過磅單將入庫單上的實(shí)際入庫數(shù)量填齊)。
對(duì)外運(yùn)液化氣的入庫:運(yùn)行工應(yīng)根據(jù)駕駛員拿來的收銀員開據(jù)的出倉單數(shù)量開入庫單(該入庫單不存在實(shí)際入庫數(shù)量)。運(yùn)行工收回該出倉單,并將其附于入庫單存根上。(注:入庫單必須有駕駛員簽字及液化氣來源等)
特別強(qiáng)調(diào):為搞好及時(shí)入庫工作,槽車駕駛員必須密切配合。槽車駕駛員回站后,不論是否有卸車,都必須先將提貨過磅單交給運(yùn)行工保管。接到外運(yùn)任務(wù)后再向運(yùn)行工要回過磅單。外運(yùn)回站,立即到開單室開出倉單,并持出倉單到運(yùn)行工處做入庫手續(xù)。駕駛員不得以任何理由拖延入庫時(shí)間和正常的簽字。公司財(cái)務(wù)將以運(yùn)行工的入庫單為標(biāo)準(zhǔn)核算駕駛員工資。
●出倉和庫存:運(yùn)行工每日17時(shí)必須到開單室查詢當(dāng)日的液化氣出倉量(該項(xiàng)開單員必須無條件配合,掌握好時(shí)間,以便與財(cái)務(wù)配合),并將其登入帳本,結(jié)合入庫數(shù)量,核算當(dāng)天的庫存量,并與實(shí)物對(duì)比,發(fā)現(xiàn)異常,及時(shí)匯報(bào)。運(yùn)行工于每日約22時(shí)估算儲(chǔ)制度的實(shí)際庫存量,并報(bào)知經(jīng)理。
盤點(diǎn):鑒于公司每月月底為結(jié)算日,運(yùn)行工必須在每月月底前二日間安排一次儲(chǔ)罐的盤清,以便液化氣的實(shí)際盤盈虧統(tǒng)計(jì)。
2、站臺(tái)倉庫管理:
除按正常做好及時(shí)入庫、按單提貨工作外,應(yīng)注意如下問題:
●每日必須整理好當(dāng)日入庫單,并在統(tǒng)計(jì)員索要時(shí)及時(shí)交給統(tǒng)計(jì)員,以便統(tǒng)計(jì)員及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作。(注:入庫單應(yīng)注明供貨單位)。
●做好充裝臺(tái)液化氣的計(jì)量檢驗(yàn)工作。
●對(duì)用戶寄存及各換氣點(diǎn)的寄存或拖欠鋼瓶問題:應(yīng)對(duì)此設(shè)立流水臺(tái)帳,及時(shí)做好記錄(寫明用戶)。每個(gè)記錄應(yīng)都有二人簽字:對(duì)各換氣點(diǎn)的寄存和拖欠由倉管員和駕駛員共同簽字;對(duì)用戶的寄存由倉管員和當(dāng)班的充裝臺(tái)負(fù)責(zé)人簽字;遇倉管員休息的,先由頂班人員簽字,第二天倉管中須及時(shí)補(bǔ)簽。寄存物品交還用戶后,應(yīng)及時(shí)銷帳。當(dāng)月盤點(diǎn)時(shí)的寄存數(shù)以該臺(tái)帳為準(zhǔn)。嚴(yán)禁以口為憑的現(xiàn)象。(公司強(qiáng)烈建議倉管員對(duì)寄存物品開收據(jù),客戶憑收據(jù)取回寄存貨物)。
特別提示:對(duì)任何記錄都應(yīng)及時(shí),倉管員應(yīng)起帶頭作用,當(dāng)班的充裝臺(tái)負(fù)責(zé)人和駕駛員應(yīng)無條件積極配合,不得以任何借口故意拖延正常簽字。
另:入庫單應(yīng)及時(shí)交給統(tǒng)計(jì)員。
3、車輛材料庫進(jìn)出倉手續(xù):由站長負(fù)責(zé)。站長應(yīng)對(duì)材料入、出庫作帳。
開單室:
1、禁止(特別是自行車、摩托車)兩、三個(gè)人開在一張單的情況。應(yīng)每部車(含自行車、摩托車)開一張單。
2、對(duì)特殊情況,需對(duì)15kg鋼瓶進(jìn)行除底的,應(yīng)按如下方法開單:首先應(yīng)取得站長或經(jīng)理的批準(zhǔn),先按應(yīng)充總量開,后在旁邊備注除底的公斤數(shù)為免費(fèi),并注上“除底”字樣,和批準(zhǔn)人名稱。(原則上不除底)
3、禁止一次性開單分散提貨或本日開單次日提貨。
4、用戶單開錯(cuò),應(yīng)及時(shí)給予補(bǔ)單、退單。
門衛(wèi):
1、應(yīng)做好勸導(dǎo)工作,禁止自行車、摩托車進(jìn)入生產(chǎn)區(qū)。
2、應(yīng)監(jiān)督進(jìn)入儲(chǔ)配站的人員關(guān)閉隨身攜帶的手機(jī)。
3、不得在客戶開單后即繳出門條。應(yīng)在客戶充裝出門時(shí)收取出門條,對(duì)照清點(diǎn)出門貨物。
4、收取出門條時(shí)應(yīng)負(fù)責(zé)檢查鋼瓶數(shù)量是否正確。有疑問的應(yīng)攔下,并與相關(guān)人員核對(duì)無誤后,才能放行。
充裝臺(tái):
1、收單員、檢驗(yàn)員:
a)車輛進(jìn)、出都要點(diǎn)好鋼瓶數(shù)量,否則引起糾紛由其負(fù)責(zé);
b)充氣時(shí),應(yīng)告知并檢查充裝工所充重量、瓶數(shù),同時(shí)將出倉單放在充裝稱上,便于充裝工核對(duì)。
c)用戶單開錯(cuò),應(yīng)及時(shí)補(bǔ)單或退單,堅(jiān)決杜絕液化氣的寄存、賒欠。否則,以貪污論處;
d)對(duì)50kg鋼瓶的除底,在空瓶退回時(shí)應(yīng)及時(shí)重新給予檢驗(yàn),發(fā)現(xiàn)出入,應(yīng)立即匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)處理;
e)充裝臺(tái)收單只能是收單員,其他人無權(quán)收單。但收單員應(yīng)無條件接受其它員工的監(jiān)督;
f)經(jīng)常檢驗(yàn)空瓶重量和重瓶重量,并做好記錄。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。
g)嚴(yán)禁收單員、檢驗(yàn)員一人在臺(tái)上收單并充氣;(特別注意時(shí)段為吃飯時(shí)間)
2、充裝工
a)見單充氣。嚴(yán)格憑單充氣,杜絕充“人情氣”。不能有正偏差(多),但負(fù)偏差(少)控制在0.2kg范圍內(nèi)。經(jīng)常不達(dá)標(biāo)的,公司將取消其充裝資格 。公司員工不親自帶親戚朋友到充裝臺(tái)充氣。
b)充裝工在每次充裝前,應(yīng)作例行檢查:一、檢查充氣閥、充氣管、充氣槍是否合格,有否漏氣;二、用標(biāo)準(zhǔn)砝碼對(duì)灌裝稱進(jìn)行校驗(yàn)。充裝前幾個(gè)最好進(jìn)行自檢。
c)對(duì)年檢瓶以16.5kg除底,特別輕的鋼瓶以實(shí)際重量除底。對(duì)小瓶,也應(yīng)根據(jù)不同瓶重區(qū)別對(duì)待。不得不負(fù)責(zé)任都按標(biāo)準(zhǔn)除底。若有發(fā)現(xiàn),公司視情節(jié)給予罰款直到取消充氣工資格。屢教不改的,公司將予以辭退。
d)充裝工不得私自收單、充氣。(特別注意時(shí)段為吃飯時(shí)間)
3、站長每星期定時(shí)召集開一次例會(huì)(公司領(lǐng)導(dǎo)可參加),以便員工及時(shí)公開得闡述對(duì)公司各項(xiàng)管理的看法(不論好處壞處),每個(gè)員工必須發(fā)言,做好記錄,上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo) 。公司將其作為考核員工綜合素質(zhì)一項(xiàng)指標(biāo)。