本單位實行檔案集中統(tǒng)一管理的原則，按檔案法的有關規(guī)定，由各部門科室收集齊全，并進行整理、立卷，定期移交檔案室。由檔案人員負責審查把關，分類排列，編制檢索工具，妥善保管。任何部門、個人不得將檔案材料據(jù)為己有長期存放或拒絕歸檔。資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀必須遵循以下規(guī)定。
一、歸檔
凡屬本單位職能活動中形成的具有查考利用價值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實物、電子等各種門類、各種載體的文件材料都應列入歸檔范圍。
1、歸檔時間：各科室要按時收集、整理各類文件材料。各業(yè)務科室在工作中形成的具有保存、利用價值的文字材料和聲像資料，由兼職檔案員收集好，統(tǒng)一歸檔。文書檔案應歸檔文件材料在每年底前收集齊全，整理歸檔完畢?？蒲袡n案實行由項目主持人負責立卷提供資料，由相關科室業(yè)務人員歸檔的責任制。設備檔案、聲像檔案和實物檔案隨時歸檔。
2、歸檔要求：檔案工作人員要認真做好檔案的收集、整理、分類、鑒定工作，做到文件材料齊全、完整，并注意字跡材料是否符合歸檔要求。卷內(nèi)文件排列遵循正本在前定稿在后、結(jié)論在前調(diào)查材料在后、文字在前圖紙在后的原則有序排列。一般要求歸檔原件，會計憑證、賬本、報表必須是原件。同時做到字跡清晰、內(nèi)容項目齊全、簽章手續(xù)完備、保管期限準確。歸檔的照片要附簡要說明，錄像帶要附內(nèi)容提要。
3、歸檔份數(shù)：本單位發(fā)文一般歸檔兩份，其中一份歸入相應門類檔案，另一份編制“本單位發(fā)文匯編”。基建檔案本單位必須保存一套原件。
4、歸檔手續(xù)：各科室整理歸檔后按規(guī)定移交檔案中心，并履行交接手續(xù)、填寫交接清單，交接雙方在清單上簽字，以備查考。
二、保管
1、資料檔案質(zhì)量符合完整、準確、系統(tǒng)的要求，分類編號保管；
2、資料檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內(nèi)懸掛相關檔案資料管理規(guī)章和制度。
3、借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應隨即放回原處。
4、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責任。
5、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。
6、做好檔案室溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
7、每半年對檔案室進行全面檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
三、借閱
1、嚴格按玉華煤礦資料檔案借閱有關管理規(guī)定執(zhí)行。
2、查閱資料檔案，必須嚴格履行登記手續(xù)，由借閱人寫書面申請并經(jīng)分管領導批準方可準予借閱。
3、申請單上必須寫明借閱目的、借閱時間及借閱人，同時有分管領導的同意簽字。
4、所借閱資料檔案必須由借閱簽字人負責保管，不得隨意借與他人，文檔在使用時需愛護，不得有破損、缺頁。
5、資料檔案使用完畢應及時歸還，統(tǒng)一交回檔案室，由檔案室核銷該員工借閱記錄，如未能完整回收者，將按礦有關制度予以處罰。
四、保密
1、資料管理工作人員和借閱人不得以任何理由和方式對外泄露資料檔案中的機密，對造成泄密事故者，應追究其責任。
2、未經(jīng)領導批準，不得擅自復印檔案。
3、認真執(zhí)行《保密法》，嚴格遵守《保密守則》的規(guī)定，做好檔案保密工作。
五、登記
申請人借閱資料必須在資料本上登記，注明借閱、歸還時間及借閱人。同時，檔案管理員必須借閱情況做好記錄。
六、銷毀
1、資料的鑒定銷毀工作，必須由檔案鑒定小組負責。檔案鑒定小組要嚴格按照有關規(guī)定，對期滿資料檔案，認真進行鑒定。
2、銷毀檔案，必須編制清冊，并經(jīng)檔案鑒定小組負責人審查批準。
3、銷毀檔案時，必須派專人（兩人以上）監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字。
七、資料管理員崗位責任制
1、監(jiān)督指導本機關各科室有關資料檔案業(yè)務工作，貫徹執(zhí)行有關檔案工作的方針、政策，制定本機關檔案工作計劃和各項規(guī)章制度。
2、管理好檔案，定期或不定期檢查檔案保管情況，作好記錄。
3、熟悉檔案業(yè)務，工作認真負責，積極熱情地為本機關領導和各科室服務。
4、嚴格遵守保密制度，不得泄密。
5、認真履行工作職責，嚴格執(zhí)行資料檔案管理工作制度，確保資料檔案安全。如因工作失誤造成損失，視其情節(jié)論處。