第一章 總則
??? 1.1工程項目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，對工程項目的開展及公司的生產(chǎn)經(jīng)營有著重要作用；為加強工程項目檔案的管理職責，規(guī)范檔案管理，結合施工企業(yè)的實際情況，制定本規(guī)定。
??? 1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設項目的新建、擴建、改建、技術改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。
??? 1.3項目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則，由項目部統(tǒng)一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準確和安全，并便于使用。
??? 1.4項目部根據(jù)工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。
??? 第二章 工程檔案管理機構的職責
??? 2.1項目部是公司項目工程相關檔案的統(tǒng)一管理者，負責組織相關部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關文件；并對工程項目進行統(tǒng)一整理造冊。
??? 2.2現(xiàn)場工作組是項目部的下屬部門，受項目部的直接領導，在項目部的領導下負責收集現(xiàn)場施工、工程預算、工程更改、支付、結算、決算、驗收等環(huán)節(jié)的相關資料的收集、整理；接收、審核施工、監(jiān)理等相關方移交的資料，并對收到的資料進行統(tǒng)一整理。
??? 2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，并加以分類、整理、管理，并負責工程資料的收發(fā)、借閱等工作。
??? 第三章 項目工程檔案管理流程
??? 3.1工程項目檔案是指導工程項目及日后的生產(chǎn)、建設活動的重要依據(jù)，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責任；項目部根據(jù)工程特點，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關人員及職責。
??? 3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負責人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關資料，從項目施工至竣工驗收階段由現(xiàn)場工作組負責檔案的收集。
??? 3.3資料收集人在工程資料收集后根據(jù)項目工程的邏輯性，對工程項目資料進行分類整理，對缺少的資料應及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。
??? 3.4根據(jù)工程項目特性，現(xiàn)場工作人員在適當時候將工程資料移交項目部，由項目部，由項目統(tǒng)一整理、登記、編號、組卷。根據(jù)其邏輯順序，分類保存，保存的資料應做好標識，方便管理查詢。
??? 3.5項目部對移交的資料統(tǒng)一整理后，重要的、日常使用的資料，項目部應及時歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應為原件，項目部自留復印件。
??? 檔案室應做好項目部移交資料的登記，并對移交工程資料單獨歸類存放。
??? 3.6檔案室管理人員應做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱復印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應做好說明，備注原因。
??? 工程項目檔案借閱后，檔案管理人應及時通知借閱人，按期歸還。
??? 第四章 項目工程檔案管理
??? 4.1工程項目文件是在項目工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。
??? 4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監(jiān)理等相關方應主動將相關資料移交現(xiàn)場工作人員；同時檔案收集人應及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項目部，由項目部統(tǒng)一整理、分類，在項目工程每環(huán)節(jié)完成后，根據(jù)項目特點，由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。
??? 4.3檔案收集工作的要求
??? （1）認真貫徹集中統(tǒng)一管理項目檔案的原則；
??? （2）遵循檔案的自然形成規(guī)律；
??? （3）保證項目檔案的齊全、完整、準確；
??? （4）認真審核，未經(jīng)相關機構審批簽字的要求相關人及時補齊；
??? （5）資料移交方和接受方均須做好資料備份。
??? 4.4工程項目資料的收集管理
??? 4.4.1項目部負責收集、積累和整理項目前期文件（施工前）以及設備，工藝和涉外文件；勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，并按規(guī)定向項目部移交有關設計基礎資料和設計文件（見）。
??? 4.4.2項目施工階段，由承包單位負責其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現(xiàn)場工作組；項目監(jiān)理單位負責收集，積累項目監(jiān)理文件，并提交現(xiàn)場工作組。
??? 4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負責項目完工資料的收集、整理，提交現(xiàn)場工作組；現(xiàn)場工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集、整理。