?1安全評價過程控制體系文件的構(gòu)成及層次關系

??? 安全評價過程控制體系是安全評價機構(gòu)為保障安全評價工作的質(zhì)量而形成的文件化的體系，是安全評價機構(gòu)實現(xiàn)其質(zhì)量管理方針、目標和進行科學管理的依據(jù)。

??? 安全評價過程控制體系文件一般分為三個層次：管理手冊(一級)、程序文件(二級)、作業(yè)文件(三級)，其層次關系和內(nèi)容如圖1-l和圖1-2所示。

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圖1-l安全評價過程控制體系文件的層次關系

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圖1-2安全評價過程控制體系文件的內(nèi)容

??? 過程控制管理手冊是評價機構(gòu)根據(jù)安全評價過程控制的方針、目標全面地描述安全評價過程控制體系的文件，主要供機構(gòu)中、高層管理人員和客戶以及第三方審核機構(gòu)時使用。管理手冊應表述本機構(gòu)的安全評價質(zhì)量保證能力。管理手冊涉及以下內(nèi)容：方針目標、職責權(quán)限、人員培訓和安全評價過程控制的有關要求；關于程序文件的說明和查詢途徑；關于手冊的評審、修改和控制規(guī)定。

??? 程序文件是機構(gòu)根據(jù)安全評價過程控制體系的要求，為達到既定的安全評價過程控制方針、目標所需要的程序和對策，描述實施安全評價涉及的各個職能部門活動的文件，供各職能部門使用。程序文件處于安全評價過程控制體系文件的第二層，因此，程序文件起到一種承上啟下的作用：對上，它是管理手冊的展開和具體化，使得管理手冊中原則性和綱領性的要求得到展開和落實；對下，它應引出相應的支持性文件，包括作業(yè)指導書和記錄表格等。

??? 作業(yè)文件是圍繞管理手冊和程序文件的要求，描述具體的工作崗位和工作現(xiàn)場如何完成某項工作任務的具體做法，是一個詳細的操作性工作文件。作業(yè)文件是第三層文件，包括作業(yè)指導書、記錄表格等。

??? (1)作業(yè)指導書通常包括三方面內(nèi)容：干什么、如何干和出了問題怎么辦。根據(jù)安全評價機構(gòu)申請的資質(zhì)類型及業(yè)務范圍的不同，需要編制的作業(yè)指導書種類也有所不同。按評價類型的不同，作業(yè)指導書分為安全預評價作業(yè)指導書、安全驗收評價作業(yè)指導書、安全現(xiàn)狀評價作業(yè)指導書、專項安全評價作業(yè)指導書等。

??? (2)記錄是體系文件的組成部分，是安全評價職能活動的反映和載體；是驗證安全評價過程控制體系的運行結(jié)果是否達到預期目標的主要證據(jù)，是過程控制有效性的證明文件，具有可追溯性；為采取預防和糾正措施提供依據(jù)。在編寫程序文件和作業(yè)文件的同時，應分別制定與各程序相適應的記錄表格，附在程序文件和作業(yè)文件的后面。

??? 需要指出的是：安全評價過程控制體系文件應相互協(xié)調(diào)一致。各評價機構(gòu)可以根據(jù)自身的規(guī)模大小和實際情況來劃分體系文件的層次等級。

??? 2安全評價過程控制體系文件的編制

??? 2．1安全評價過程控制管理手冊的編寫

??? 安全評價過程控制管理手冊的編寫要有系統(tǒng)性，避免面面俱到、冗長重復。管理手冊不可能像具體工作標準或管理制度那樣詳盡，對各重要環(huán)節(jié)和控制要求只需概括地做出原則規(guī)定。在編寫時，要求文字準確、語言精練、結(jié)構(gòu)嚴謹，還要通俗易懂，以便評價機構(gòu)全體員工能理解和掌握。編寫手冊時一般應遵循下列原則：

??? 1)指令性原則

??? 安全評價過程控制管理手冊應由機構(gòu)最高管理者批準簽發(fā)。手冊的各項規(guī)定是機構(gòu)全體員工(包括最高管理者)都必須遵守的內(nèi)部法規(guī)，它能夠保證安全評價過程控制體系管理的連續(xù)性和有效性。因此，手冊各項規(guī)定具有指令性。

??? 2)目的性原則

??? 手冊應圍繞質(zhì)量方針、目標，對為實現(xiàn)安全評價質(zhì)量方針、目標所要開展的各項活動做出規(guī)定。

??? 3)符合性原則

??? 手冊應符合國家有關法規(guī)、條例、標準，同時還要與外部環(huán)境條件相適應。

??? 4)系統(tǒng)性原則

??? 手冊所闡述的安全評價質(zhì)量保障體系，應當具有整體性和層次性。手冊應就安全評價全程中影響安全評價的技術(shù)、管理和人員的各環(huán)節(jié)進行控制。手冊所闡述的安全評價過程控制體系，應當結(jié)構(gòu)合理、接口明確、層次清楚，各項活動有序而且連續(xù)，要從整體出發(fā)，對安全評價機構(gòu)運行的重要環(huán)節(jié)進行闡述，做出明確規(guī)定。

??? 5)協(xié)調(diào)性原則

??? 手冊中各項規(guī)定之間，手冊與機構(gòu)其他安全評價文件之間，必須協(xié)調(diào)一致。首先，手冊中各項規(guī)定要協(xié)調(diào)；其次，手冊與機構(gòu)其他文件(管理程序、標準、制度)之間要協(xié)調(diào)。無論是在手冊編寫階段，還是在體系運行階段，都應該及時記錄、處理手冊中的規(guī)定與目前管理制度中不一致的部分。

??? 6)可行性原則

??? 手冊中的規(guī)定，應從機構(gòu)運行的實際情況出發(fā)，能夠做到或經(jīng)過努力可以達到。某些規(guī)定，盡管內(nèi)容先進，如果組織不具備實施條件，可暫不列入手冊中。

??? 7)先進性原則

??? 手冊的各項規(guī)定，應當在總結(jié)機構(gòu)安全評價管理實踐經(jīng)驗的基礎上，盡可能采用國內(nèi)外的先進標準、技術(shù)和方法，加以科學化、規(guī)范化。

??? 8)可檢查性原則

??? 手冊的各項規(guī)定不但要明確，而且要有定量的考核要求，便于實施監(jiān)督和審核，使編寫出來的手冊有可檢查性。也只有具有可檢查性與可考核的手冊，方能真正被認真實施。手冊內(nèi)容要簡練，重點要突出。

??? 手冊應當按照評價機構(gòu)安全評價工作分析的結(jié)果，對體系的構(gòu)成，涉及的內(nèi)容及其相互之間的聯(lián)系做出系統(tǒng)、明確和原則的規(guī)定。手冊編寫程序如圖2-1所示

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圖2-1過程控制管理手冊編寫流程圖

??? 安全評價過程控制管理手冊一般應包括如下內(nèi)容：

??? (1)安全評價過程控制方針目標；

??? (2)組織結(jié)構(gòu)及安全評價管理工作的職責和權(quán)限；

??? (3)描述安全評價機構(gòu)運行中涉及的重要環(huán)節(jié)；

??? (4)安全評價過程控制管理手冊的審批、管理和修改的規(guī)定。

??? 2．2程序文件的編寫

??? 程序是為實施某項活動而規(guī)定的方法，安全評價過程控制體系程序文件是指為進行某項活動所規(guī)定的途徑。由于程序文件是管理手冊的支持性文件，是手冊中原則性要求的進步展開和落實，因此，編制程序文件必須以安全評價管理手冊為依據(jù)，符合安全評價管理手冊的有關規(guī)定和要求，并從評價機構(gòu)的實際出發(fā)，進行系統(tǒng)編制。

??? 程序文件的編寫要求如下：

??? (1)程序文件至少應包括體系重要控制環(huán)節(jié)的程序。

??? (2)每一個程序文件在邏輯上都應是獨立的，程序文件的數(shù)量、內(nèi)容和格式由機構(gòu)自行確定。程序文件一般不涉及純技術(shù)的細節(jié)，細節(jié)通常在工作指令或指導書中規(guī)定。

??? (3)程序文件應結(jié)合評價機構(gòu)的業(yè)務范圍和實際情況具體闡述。

??? (4)程序文件應有可操作性和可檢查性。

??? 機構(gòu)程序文件的多少，每個程序的詳略、篇幅和內(nèi)容，在滿足安全評價過程控制的前提下，應做到越少越好。每個程序之間應有必要的銜接，但要避免相同的內(nèi)容在不同的程序之間重復。

??? 在編寫程序文件時，應明確每個環(huán)節(jié)包括的內(nèi)容，規(guī)定由誰干，干什么，干到什么程度，達到什么要求，如何控制，形成什么樣的記錄和報告等；同時，應針對可能出現(xiàn)的同題，采取相應的預防措施，以及一旦發(fā)生問題應采取的糾正措施。

??? 程序文件的結(jié)構(gòu)和格式由機構(gòu)自行確定，文件編排應與安全評價過程控制管理手冊和作業(yè)指導書以及機構(gòu)的其他文件形成一個完整的整體。

??? 程序文件編寫的工作程序如圖2-2所示

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圖2-2程序文件編寫流程圖

??? 2．3作業(yè)文件的編寫

??? 作業(yè)文件是程序文件的支持性文件。為了使各項活動具有可操作性，一個程序文件可能涉及幾個作業(yè)文件。能在程序文件中交代清楚的活動，不用再編制作業(yè)文件。作業(yè)文件應與程序文件相對應，是對程序文件的補充和細化。

??? 評價機構(gòu)現(xiàn)行的許多制度、規(guī)定、辦法等文件，很多具有與作業(yè)文件相同的功能。在編寫作業(yè)文件時，可按作業(yè)文件的格式和要求進行改寫。到目前為止，國家已經(jīng)陸續(xù)頒發(fā)了安全評價通則，安全預評價導則，安全現(xiàn)狀評價導則，安全驗收評價導則，非煤礦山安全評價導則，危險化學品經(jīng)營單位安全評價導則(試行)，陸上及石油天然氣安全評價導則，民用爆破器材安全評價導則以及危險化學品生產(chǎn)企業(yè)安全評價導則(試行)等，用于指導安全評價工作。評價機構(gòu)在建立評價過程控制體系過程中，應將導則的要求與評價工作密切結(jié)合，編制具有指導意義的安全評價作業(yè)指導書。

??? 2.4記錄的編寫

??? 記錄是為已完成的活動或達到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件，它是重要的信息資料，為證實可追溯性以及采取預防措施和糾正措施提供依據(jù)。安全評價機構(gòu)所產(chǎn)生的記錄覆蓋于過程控制的各個環(huán)節(jié)。記錄具有如下功能：

??? (1)是安全評價過程控制體系文件的組成部分，是安全評價職能活動的反映和載體。

??? (2)是驗證評價過程控制體系運行結(jié)果是否達到預期目標的主要證據(jù)，具有可追溯性。記錄可以是書面形式，也可以是其他形式，如電子格式等。

??? (3)安全評價質(zhì)量管理記錄為采取預防和糾正措施提供了依據(jù)。

??? 記錄的設計應與編制程序文件和作業(yè)文件同步進行，應使記錄與程序文件和作業(yè)文件協(xié)調(diào)一致、接口清楚。

??? 根據(jù)管理手冊和程序文件的要求，應對安全評價過程控制所需記錄進行統(tǒng)一規(guī)劃，同時對表格的標記、編目、表式、表名、審批程序等做出統(tǒng)一規(guī)定。記錄可附在程序文件和作業(yè)文件的后面。將所有的記錄表格統(tǒng)一編號，匯編成冊發(fā)布執(zhí)行。必要時，對某些較復雜的記錄表格要規(guī)定填寫說明。記錄編制要求如下：

??? (1)應建立并保持有關評價過程控制記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管、收集和處理的文件化程序。

??? (2)記錄應在適宜的環(huán)境中貯存，以減少編制或損壞并防止丟失，且便于查詢。

??? (3)應明確記錄所采用的方式。

??? (4)按規(guī)定表格填寫或輸入記錄，做到記錄內(nèi)容準確、真實。

??? (5)應根據(jù)需要規(guī)定記錄的保存期限。一般應遵循的原則是，需要永久保存的記錄應整理成檔案，長期保管。

??? (6)應規(guī)定對過期或作廢記錄的處理方法。

??? 記錄的內(nèi)容一般應包括以下幾個方面：

??? (1)記錄名稱：簡短反映記錄的對象；

??? (2)記錄編碼：編碼是每種記錄的識別標記，每種記錄只有一個編碼；

??? (3)記錄順序號：順序號是某種記錄中每張記錄的識別標記，如記錄為成冊票據(jù)，印有流水序號，可視為記錄順序號；

??? (4)記錄內(nèi)容：按記錄對象要求，確定編寫內(nèi)容；

??? (5)記錄人員：記錄填寫人、審批人等；

??? (6)記錄時間：按活動時間填寫，一般應寫清年月日；

??? (7)記錄單位名稱；

??? (8)保存期限和保存部門。

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