1.目的

為了規(guī)范公司內(nèi)、外部信息交流和傳遞方式，確保管理體系運(yùn)行過程中的信息溝通及時(shí)和準(zhǔn)確，特制定本程序。

2.適用范圍

適用于公司內(nèi)外部及相關(guān)方之間的信息溝通和交流。

3.職責(zé)

3.1 安全部負(fù)責(zé)公司職業(yè)健康安全方面有關(guān)信息的內(nèi)外部信息交流；

3.2 環(huán)境部負(fù)責(zé)公司環(huán)保管理方面信息的內(nèi)外部交流；

3.3 經(jīng)營部負(fù)責(zé)顧客和供方信息的收集、傳遞和溝通;

3.4 辦公室負(fù)責(zé)公司內(nèi)外部宣傳報(bào)道；

3.5 其他部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)信息的內(nèi)外部交流。

4.工作程序

4.1 信息的分類

4.1.1 外部信息類別

4.1.1.1 技術(shù)研發(fā)、行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)、項(xiàng)目申報(bào)、安全環(huán)保產(chǎn)業(yè)政策；

4.1.1.2 有關(guān)的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)；

4.1.1.3 顧客和供方、合作伙伴等相關(guān)方的信息及反饋；

4.1.1.4 相關(guān)方參觀、交流、各種迎查通知、會(huì)議。

4.1.2 內(nèi)部信息類別

4.1.2.1 管理體系正常運(yùn)行信息，包括：方針、目標(biāo)和指標(biāo)的制訂、修改文件，運(yùn)行控制過程中的信息，內(nèi)部審核及管理評(píng)審信息等；

4.1.2.2 應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)信息；

4.1.2.3 產(chǎn)品和工藝運(yùn)行信息及分析；

4.1.2.4 有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、節(jié)能等合理化建議。

4.2 信息交流的主要渠道

4.2.1 內(nèi)部交流形式：主要有各種會(huì)議；ERP、OA、釘釘群和微信；文件、電話、宣傳欄、標(biāo)識(shí)牌等。

4.2.2 外部交流形式：企業(yè)郵箱、網(wǎng)站、電話；文件材料、來函及來電回復(fù)； QQ、企業(yè)宣傳冊(cè)、會(huì)議等。

4.3 信息管理

4.3.1 外部信息

4.3.1.1 技術(shù)部及時(shí)更新和外部相關(guān)部門的聯(lián)系方式，并將相關(guān)信息及時(shí)匯報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，如行業(yè)標(biāo)委會(huì)、經(jīng)信委、科技局（協(xié)）等。

4.3.1.2 經(jīng)營部及時(shí)收集、匯總和更新顧客和供方的聯(lián)系方式，保持溝通方式準(zhǔn)確、有效。

4.3.1.3 安全部及時(shí)更新與職業(yè)健康安全相關(guān)的信息收集渠道，保持和政府安監(jiān)局、消防大隊(duì)、交警大隊(duì)等部門的聯(lián)系方式。

4.3.1.4 環(huán)境部及時(shí)更新與環(huán)境、節(jié)能、資源利用等部門的聯(lián)系方式，保持和政府環(huán)保局、節(jié)能辦等部門的聯(lián)系。

4.3.1.5 辦公室及時(shí)保持和更新與人社局、工會(huì)、交警大隊(duì)等部門的聯(lián)系方式，及時(shí)獲取相關(guān)法律、法規(guī)等內(nèi)容。

4.3.1.6其他職能部門收集與本部門相關(guān)的信息，根據(jù)工作需要傳遞到相關(guān)部門。

4.3.1.7 各部門負(fù)責(zé)處理本部門職權(quán)范圍內(nèi)的外部聯(lián)系。

4.3.2 內(nèi)部信息

4.3.2.1 辦公室根據(jù)工作需要及時(shí)對(duì)內(nèi)部個(gè)人和部門聯(lián)系電話進(jìn)行更新，通過OA公告欄和釘釘群進(jìn)行公布，對(duì)公司內(nèi)部會(huì)議和變更及時(shí)公布。

4.3.2.2 信息管理員定期對(duì)公司信息系統(tǒng)（OA/ERP）、釘釘群等進(jìn)行更新，及時(shí)維護(hù)巡查，對(duì)OA登錄界面進(jìn)行規(guī)范分區(qū)管理。

4.3.2.3 信息管理員對(duì)工作流程和節(jié)點(diǎn)人員進(jìn)行及時(shí)更新，保證流程適宜有效。

4.3.2.4 經(jīng)營部對(duì)顧客或供方參觀等事宜制定具體的接待方案，通過OA發(fā)送到相關(guān)部門和人員。

4.3.2.5 安全環(huán)保部、辦公室及時(shí)發(fā)布各級(jí)政府部門、安監(jiān)局、環(huán)保局、節(jié)能辦、各種現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議交流、視察等檢查通知。

4.3.2.6 綜治辦對(duì)有關(guān)內(nèi)外部審核、管理評(píng)審的信息，以文件的形式傳遞到各相關(guān)部門。

4.3.2.7 對(duì)收集、整理分析出的不符合項(xiàng)的信息，按照《不符合與糾正措施控制程序》執(zhí)行；對(duì)于緊急事件和響應(yīng)處置按照《應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)控制程序》執(zhí)行。

5.相關(guān)文件和記錄

5.1 《電腦及信息溝通管理制度》

5.2 《應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)控制程序》