4.4.5文件控制

　　(一)標(biāo)準(zhǔn)要求

　　 組織應(yīng)建立并保持一套程序，以控制本標(biāo)準(zhǔn)所要求的所有文件，從而確保：

　　1)文件便于查找；

　　2)對(duì)文件進(jìn)行定期評(píng)審，必要時(shí)予以修訂并由授權(quán)人員確認(rèn)其適宜性；

　　3)凡對(duì)環(huán)境管理體系的有效運(yùn)行具有關(guān)鍵作用的崗位，都可能得到有關(guān)文件 的現(xiàn)行版本；

　　4)迅速將失效文件從所有發(fā)放和使用場(chǎng)所撤回，或采取其他措施防止誤用；

　　5)對(duì)出于法律和（或）保留信息的需要而留存的失效文件予以標(biāo)識(shí)。

　　所有文件均須字跡清楚，注明日期（包括修訂日期），標(biāo)識(shí)明確，妥善保管，并在規(guī)定期間內(nèi)予以留存。應(yīng)規(guī)定并保持有關(guān)建立和修改各種類(lèi)型文件的程序與職責(zé)。

　　(二)理解要點(diǎn)

　　文件控制的目的是要確保組織對(duì)文件的建立和保持能夠充分適應(yīng)實(shí)施環(huán)境管理體系的需要，但組織應(yīng)將主要注意力放在對(duì)環(huán)境管理體系的有效實(shí)施及其環(huán)境表現(xiàn)上。

　　所有文件都應(yīng)字跡清楚，注明批準(zhǔn)頒布日期，文件修改后應(yīng)注明修訂日期，文件的標(biāo)識(shí)應(yīng)明確，易于查找。文件要妥善保管，應(yīng)根據(jù)文件的重要程度及其類(lèi)型，規(guī)定制定和修訂文件的程序和職責(zé)；對(duì)于電子文件，應(yīng)注意備份。

　　法律要求有些文件失效后還應(yīng)繼續(xù)保留 ，以備必要時(shí)提供法律所需信息，或者出于保留知識(shí)或信息的要求不能將其銷(xiāo)毀，對(duì)這些文件應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)標(biāo)識(shí)，并和有效文件明顯區(qū)分。

　　4．4．6運(yùn)行控制

　　(一)標(biāo)準(zhǔn)要求

　　組織應(yīng)根據(jù)基本方針、目標(biāo)和指標(biāo)，確定與所標(biāo)識(shí)的重要環(huán)境因素有關(guān)的運(yùn)行與活動(dòng)。應(yīng)針對(duì)這些活動(dòng)（包括維護(hù)工作）制定計(jì)劃，確保它們?cè)诔绦蛞?guī)定的條件下進(jìn)行。程序的建立應(yīng)符合下述要求：

　　a)對(duì)于缺乏程序指導(dǎo)可能導(dǎo)致偏離環(huán)境方針和目標(biāo)與指標(biāo)的運(yùn)行，應(yīng)建立 并保持一套以文件支持的程序；

　　b)在程序中對(duì)運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)予以規(guī)定；

　　c)對(duì)于組織所使用的產(chǎn)品和服務(wù)中可標(biāo)識(shí)的重要環(huán)境因素，應(yīng)建立并保持一套管理程序，并將有關(guān)的程序與要求通報(bào)供方和承包方。

　　(二)理解要點(diǎn)

　　運(yùn)行控制是環(huán)境管理實(shí)施中的關(guān)鍵活動(dòng)，針對(duì)運(yùn)行中有關(guān)環(huán)境因素的活動(dòng)加以控制、采取措施以減少它們對(duì)環(huán)境的不良影響，是實(shí)施的重要環(huán)節(jié)。