? 一、管理信息系統(tǒng)的概念??
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?? 所謂系統(tǒng)就是指由若干互相聯(lián)系、互相影響、互相制約的各個(gè)部分為了一定目標(biāo)而組合在一起所形成的一個(gè)整體。構(gòu)成整體的各個(gè)組成部分,稱(chēng)為子系統(tǒng)。假若以一個(gè)經(jīng)濟(jì)組織的會(huì)計(jì)作為一個(gè)系統(tǒng),而有關(guān)結(jié)算中心、會(huì)計(jì)報(bào)表、成本核算、資產(chǎn)臺(tái)帳和貨幣資金等則是它的子系統(tǒng)。至于有關(guān)供銷(xiāo)、生產(chǎn)、人事等方面的信息則屬于會(huì)計(jì)系統(tǒng)以外的環(huán)境系統(tǒng)。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)見(jiàn)圖10-2。
(2)這些活動(dòng)必須是整體的組成部分;
(3)這些活動(dòng)必須由一個(gè)集中、獨(dú)立的信息中心加以處理。
這樣就能把企業(yè)看作一個(gè)整體,使一個(gè)數(shù)據(jù)多用,提高效率和更有效地使用信息,成本也可隨之降低。
???? 二、綜合管理信息系統(tǒng)的建立??
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?? 設(shè)計(jì)一個(gè)新的或改進(jìn)一個(gè)現(xiàn)有的管理信息系統(tǒng),是一項(xiàng)既復(fù)雜又繁重的工作。首先要用系統(tǒng)分析的方法,對(duì)系統(tǒng)(包括子系統(tǒng))的本身范圍及其周?chē)h(huán)境的關(guān)系進(jìn)行分析,提出若干設(shè)計(jì)方案,決定不同類(lèi)型,不同管理層次的系統(tǒng),進(jìn)行技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的論證,層層提高設(shè)計(jì)質(zhì)量,消除不必要的重復(fù)勞動(dòng),然后加以評(píng)估比較,最后從中決定統(tǒng)一的綜合信息管理標(biāo)準(zhǔn),包括經(jīng)濟(jì)信息分類(lèi)、編碼和文件統(tǒng)一化工作。經(jīng)過(guò)試驗(yàn)證明切實(shí)可行后,再應(yīng)用到實(shí)際工作中去。其中要注意以下幾方面:
1.明確信息的需求
?? 即對(duì)輸出的要求,要通過(guò)充分的調(diào)查研究,特別是管理中現(xiàn)有的信息種類(lèi),它們流轉(zhuǎn)的來(lái)龍去脈,由哪里產(chǎn)生,由誰(shuí)傳遞,傳到何處,經(jīng)過(guò)怎樣處理,以什么形式輸出,供誰(shuí)使用,是否可以“一數(shù)多用”,是否有別的來(lái)源替代,是否要保存等等。所以在建立過(guò)程中,專(zhuān)業(yè)人員與使用人員之間要經(jīng)常交換意見(jiàn),使提供的各項(xiàng)信息都能滿足使用者的要求。
2.信息的收集和處理
這項(xiàng)工作的目的就是要改善信息總的質(zhì)量,一般包括五項(xiàng)內(nèi)容:
(1)檢核。要確定各項(xiàng)信息的可靠性的程度,包括來(lái)源的可靠性,數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性等。
(2)整理。將輸入的信息和數(shù)據(jù)加以提煉整理,以符合規(guī)定的要求。
(3)編制索引。按規(guī)定編制索引,以供日后儲(chǔ)存和檢索。
(4)傳輸。將正確的信息及時(shí)提供給各級(jí)主管人員。
(5)存儲(chǔ)。要保存必需的數(shù)據(jù)資料和文件檔案,準(zhǔn)備日后再次使用。