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文件控制管理程序

　　評(píng)論：　更新日期：2024年06月04日

1? 目的

為規(guī)范環(huán)境管理體系有關(guān)文件和資料的編制、發(fā)放、更改、處理和回收，確保對(duì)體系有效運(yùn)行具有關(guān)鍵作用的各崗位都能得到有關(guān)文件的現(xiàn)行有效版本，特制定本程序。

2? 范圍

適用于公司環(huán)境管理體系文件和資料的管理。

3? 定義

3.1 ??公司級(jí)作業(yè)文件：公司有關(guān)職能部門制定的在全公司通用的作業(yè)文件。

3.2?? 廠部級(jí)作業(yè)文件：公司各單位制定的，用于其內(nèi)部管理或崗位作業(yè)的文件。

3.3 ??資料：國家和地方的法律法規(guī)、行業(yè)協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)交流材料等外來的與環(huán)境有關(guān)的有一定保存價(jià)值的文字材料。國家和地方法律法規(guī)的控制與管理由《法律、法規(guī)及其他要求管理程序》具體說明，本程序針對(duì)除此以外的資料進(jìn)行控制和管理。

4? 職責(zé)

4.1? 手冊(cè)由最高管理者批準(zhǔn)；程序文件和A類作業(yè)文件由環(huán)境管理者代表批準(zhǔn)實(shí)施；B類作業(yè)文件由各單位行政第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)實(shí)施。

4.2? 環(huán)?？曝?fù)責(zé)組織環(huán)境管理體系管理手冊(cè)、程序文件的編寫，負(fù)責(zé)管理手冊(cè)、程序文件的發(fā)放、保管、回收等管理工作，并監(jiān)督指導(dǎo)各單位體系文件的管理。

4.3? 各職能部門具體負(fù)責(zé)相關(guān)程序文件和A類作業(yè)文件的編寫、修訂、評(píng)審；負(fù)責(zé)A類作業(yè)文件和相關(guān)公司通用資料的發(fā)放、保管、回收等管理工作。

4.4? 各單位負(fù)責(zé)編寫、評(píng)審、修改本單位B類作業(yè)文件，設(shè)專人（專職或兼職）管理環(huán)境管理文件和資料。

5? 工作程序

5.1? 文件的分類：

5.1.1? 環(huán)境管理體系文件分為手冊(cè)、程序文件和作業(yè)文件（包括A類作業(yè)文件、B類作業(yè)文件）三類。

5.1.2? 體系中記錄的控制與管理由《記錄管理程序》做具體規(guī)定。

5.2? 環(huán)境管理體系文件的編碼：

5.2.1? 環(huán)境管理手冊(cè)的編碼規(guī)定：編號(hào)為? ??/EMS -101。

5.2.2? 程序文件的編碼規(guī)定：編號(hào)從? ??/EMS/CX -201開始，依次類推。

5.2.3? 公司級(jí)作業(yè)文件的編碼規(guī)定：編號(hào)從? ??/ EMS/ZY-301開始，依次類推。

5.2.4?? 廠處級(jí)作業(yè)文件的編碼規(guī)定：編號(hào)以? 單位簡(jiǎn)寫/ EMS /ZY-301開頭，其后具體編號(hào)由各單位自行制定。

5.2.5?? 資料的編碼規(guī)定：公司通用資料的編號(hào)自??/EMS -資-001開始，依次類推；各單位自存資料的編號(hào)自單位簡(jiǎn)寫/EMS /資-001開始，依次類推。

5.2.6?? 文件版次從A開始，以后換版為B、C、D??????修改號(hào)從0開始，0表示未做修改，以后修改依次為1、2、3??????如：A/0表示第A版本，尚未做修改。

5.2.7?? 文件編碼的含義：

??? /?? EMS? /ZY（作業(yè)文件）-編號(hào)

CX（程序文件）-編號(hào)

環(huán)境管理體系英文縮寫

??（）漢語拼音縮寫

5.3? ?文件的生效：

5.3.1? 未特別注明時(shí)，文件自批準(zhǔn)之日起生效。

5.3.2? 文件注明生效日期的，按其注明日期生效。

5.4? 文件的發(fā)放、收回：

5.4.1? 手冊(cè)、程序文件新版的發(fā)放，失效文件的收回由環(huán)?？曝?fù)責(zé)；作業(yè)文件的發(fā)放、收回由各單位負(fù)責(zé)，以確保相關(guān)單位使用的文件是現(xiàn)行有效版本。

5.4.2? 文件發(fā)放前，發(fā)文單位應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，文號(hào)向環(huán)?？扑魅。◤S處級(jí)作業(yè)文件和各單位自存資料除外），并填寫《受控文件發(fā)文登記簿》。

5.4.3? 文件和資料接收單位應(yīng)設(shè)立文件和資料接收記錄，接收到文件或資料時(shí)應(yīng)及時(shí)填寫相應(yīng)的文件和資料接收記錄。

5.4.4? 手冊(cè)和程序文件失效時(shí)，環(huán)保科應(yīng)及時(shí)從所有發(fā)放和使用場(chǎng)所收回；作業(yè)文件和資料失效時(shí)，由原發(fā)放部門及時(shí)從所有發(fā)放和使用場(chǎng)所收回或明確作廢。

5.4.5? 失效文件收回后，應(yīng)加蓋紅色“作廢”字樣的圖章，收回單位應(yīng)登記《文件收回登記簿》。

5.5? 文件的修訂和更改：

5.5.1? 文件的修訂、更改權(quán)歸原制定部門。有關(guān)部門對(duì)文件有修改意見時(shí)，以《文件修改信息交流單》的形式傳遞到原制定部門。原制定部門決定是否對(duì)文件進(jìn)行修改，拿出具體處理意見。

5.5.2? 文件修改時(shí)，直接在文件上劃改，文件某頁更改達(dá)1/3須換頁，某版總頁數(shù)更改達(dá)1/3須換版。

5.5.3? 文件修改后，修改部門由專人填寫《文件修改登記單》（將《文件修改登記單》附在所修改的文件前面）。

5.5.4? 重新修訂或更改的文件中涉及多個(gè)單位職責(zé)的，相關(guān)單位要進(jìn)行會(huì)簽確認(rèn)。

5.5.5? 文件修改確認(rèn)后，修改部門及時(shí)通知有關(guān)單位對(duì)其持有的相關(guān)文件進(jìn)行修改，以保證現(xiàn)行文件的有效性。

5.5.6? 文件重新發(fā)布時(shí)，要標(biāo)明版次和實(shí)施時(shí)間。

5.6? 文件的管理：

5.6.1? 手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件和相關(guān)資料等文件用于對(duì)外宣傳和交流時(shí)，均屬非受控文件，須加蓋紅色“非受控文件”字樣的圖章，不作跟蹤管理；用于內(nèi)部適用時(shí)，均屬受控文件，須加蓋紅色“受控文件”字樣的圖章，列入受控范圍，要妥善管理，定點(diǎn)存放，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借，不得隨意涂改、損壞。用于對(duì)外宣傳和交流的文件和資料，須經(jīng)本單位行政第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可送出。

5.6.2? 文件和資料一經(jīng)批準(zhǔn)下發(fā)后，原件由發(fā)放單位存檔保管。

5.6.3? 文件持有單位必須根據(jù)公司《檔案管理制度》中有關(guān)保密管理的要求，做好文件和資料的保密工作。

5.6.4? 現(xiàn)行文件與作廢文件應(yīng)分開放置。

5.6.5? 作廢需留存的文件，應(yīng)加蓋“作廢保留”字樣的圖章，同類文件保存2套，保存期為1年，保存期過后由文件保存部門負(fù)責(zé)銷毀。

5.6.6? 文件銷毀時(shí)，應(yīng)填寫《文件銷毀登記簿》。

5.6.7? 文件丟失時(shí)，丟失人應(yīng)向文件發(fā)放部門申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)，發(fā)放部門同意補(bǔ)發(fā)后，應(yīng)在原《發(fā)文登記簿》“備注”欄中注明丟失文件。

5.7? 文件的評(píng)審：

5.7.1? 文件評(píng)審的對(duì)象是手冊(cè)、程序文件、公司級(jí)作業(yè)文件、廠處級(jí)作業(yè)文件等。

5.7.2? 文件評(píng)審每年進(jìn)行一次，與管理評(píng)審?fù)瑫r(shí)進(jìn)行，由文件的起草單位負(fù)責(zé)組織進(jìn)行，必要時(shí)應(yīng)予以修訂，以保證文件的適宜性。

5.7.3? 文件評(píng)審的內(nèi)容包括：與相應(yīng)管理體系標(biāo)準(zhǔn)的符合性；文件的充分性、邏輯性、可操作性及管理的有效性；文件之間的相容性。

5.7.4? 文件評(píng)審要形成文件評(píng)審報(bào)告。

5.7.5? 對(duì)手冊(cè)的評(píng)審需經(jīng)最高管理者確認(rèn)。