5.6.5錄音文件的歸檔時(shí)間為錄制完成一周之內(nèi)移交歸檔。

??? 6.1 文書檔案采取檔案管理部門與檔案形成部門結(jié)合立卷的方式，即各部門兼職檔案員按照檔案室安排的時(shí)間，在檔案室的指導(dǎo)下對本部門的帳外文件進(jìn)行補(bǔ)充錄入，對本部門的檔案進(jìn)行整理、編號，檔案室裝盒入庫上架。

6.2 科技檔案由歸檔部門兼職檔案員在專職檔案員的指導(dǎo)下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入歸檔案卷及文件，對文件進(jìn)行整理并立卷，打印文件移交目錄，檔案室對案卷進(jìn)行編目并入庫上架。

6.3 會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門兼職檔案員在專職檔案員的指導(dǎo)下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入會計(jì)檔案，對會計(jì)憑證、工資冊、對帳單、帳簿、報(bào)表進(jìn)行整理、裝訂，打印移交目錄，檔案室對案卷進(jìn)行編目并入庫上架。

6.4 照片檔案由各拍攝者在專業(yè)檔案員的指導(dǎo)下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入照片檔案并對一組關(guān)聯(lián)照片進(jìn)行組合，打印照片移交目錄，檔案室對照片檔案進(jìn)行整理、裝冊并入庫上架。

6.5 錄音文件檔案由錄音者在專業(yè)檔案員的指導(dǎo)下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入錄音文件，打印錄音文件移交目錄，檔案室對錄音文件進(jìn)行整理入庫。

6.6 實(shí)物檔案由各部門兼職檔案員在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入實(shí)物檔案，打印移交目錄，檔案室拍攝實(shí)物檔案照片并與目錄掛接，對實(shí)物檔案進(jìn)行編號并入庫。

6.7 光盤檔案由歸檔部門將電子數(shù)據(jù)按照年度或項(xiàng)目刻錄光盤，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入光盤檔案，打印移交目錄，檔案室對光盤檔案進(jìn)行編號并入庫。

6.8 各類檔案的歸檔方式和流程嚴(yán)格按照《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》（以下簡稱“規(guī)范”）中的相關(guān)要求執(zhí)行。

6.9 歸檔流程所涉及的部門有責(zé)任按時(shí)完成在歸檔過程中所承擔(dān)的工作，保障檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、及時(shí)和高效。

7.1 各類檔案的整理和編目工作要遵循《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》中的整理規(guī)則、著錄信息和目錄格式規(guī)范。

7.2 公司的檔案分類、編碼設(shè)置與實(shí)際工作密切結(jié)合，根據(jù)國家檔案局對企業(yè)檔案分類管理和南方電網(wǎng)公司對分類表的統(tǒng)一要求，以公司全部檔案為對象，遵循檔案形成的規(guī)律，依據(jù)公司職能，本著便于保管和利用的原則進(jìn)行分類。

7.3 公司檔案共設(shè)置五大門類14個(gè)檔案類型。

7.3.1文書檔案。包括：0黨群工作，1行政管理，2經(jīng)營管理，3生產(chǎn)技術(shù)管理，4財(cái)務(wù)審計(jì)和5人事勞資，六個(gè)一級類目。

7.3.2會計(jì)檔案。會計(jì)帳務(wù)類檔案屬于4大類財(cái)務(wù)審計(jì)類目下，但由于其管理方式與文書檔案不同，因此單獨(dú)設(shè)為一個(gè)門類。各單位可結(jié)合自身實(shí)際，根據(jù)其形成特點(diǎn)，增設(shè)類型分別編目、排架。

7.3.3科技檔案。包括：電力系統(tǒng)生產(chǎn)調(diào)度（6大類），科學(xué)技術(shù)研究（7大類），基本建設(shè)（8大類），設(shè)備儀器（9大類）。

7.3.4特殊載體檔案。其在傳統(tǒng)的10個(gè)一級類目的管理范疇，在內(nèi)容和分類上屬于上述0－9大類類目，但由于存載體形式的不同，其保管方式也不同，因此在實(shí)際管理時(shí)設(shè)立單獨(dú)的門類進(jìn)行管理，包括：照片檔案、磁性載體檔案、錄音文件、實(shí)物檔案和電子文件光盤。其分類代字如下：

?

7.3.5電子類文件（ED）。

8.1 根據(jù)《檔案法》第十三條規(guī)定，為便于檔案的管理和利用，檔案室應(yīng)建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，并制定嚴(yán)格的考核和獎(jiǎng)懲辦法。檔案管理制度主要有《庫房管理制度》、《電子檔案保管制度》、《保密工作制度》、《統(tǒng)計(jì)制度》、《鑒定、銷毀制度》等。

8.2 檔案室要設(shè)置規(guī)范的檔案專用庫房及檔案柜架。必須做到“三室分設(shè)”，即檔案室（庫）、工作室、閱覽室。檔案庫必須堅(jiān)固、嚴(yán)密，做到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防磁。

8.3 檔案室須配備溫（濕）度控制設(shè)備、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、激光掃描儀、打印機(jī)及影像設(shè)備等。

8.4 各種載體的檔案進(jìn)入庫房前必須進(jìn)行檢查和必要的技術(shù)處理，定期進(jìn)行庫藏檔案的清理和核對工作，發(fā)現(xiàn)情況，立即采取搶救措施。

8.5 公司部門要定期對檔案的接收、移出、保管數(shù)量和狀況及利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

9.1 開發(fā)利用檔案信息是檔案工作的重要任務(wù)。檔案部門要積極開展檔案信息開發(fā)、利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案開發(fā)利用的相關(guān)制度和規(guī)范，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案的開發(fā)利用制度和規(guī)范主要有《檔案借閱制度》、《檔案編研工作規(guī)范》

9.2 檔案部門要積極主動(dòng)配合檔案利用者，并為其提供方便。公司檔案室可根據(jù)檔案特點(diǎn)及工作需要，重點(diǎn)編寫具有參考價(jià)值的資料。如：全宗介紹、年鑒、專題介紹、科研項(xiàng)目及成果簡介等。

9.3 檔案的開發(fā)與利用必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度。若有違反者，按國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。

10.1 本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

10.2 本辦法自印發(fā)之日起實(shí)行。

10.3 《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司檔案管理工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)管理規(guī)范》《檔案目錄格式、標(biāo)準(zhǔn)表單》是本辦法的具體管理規(guī)范，與本檔案管理辦法具有相同的效力。