1 總則
1.1為加強(qiáng)貴州電網(wǎng)公司(以下簡稱公司)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化,充分發(fā)揮各類檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)和南方電網(wǎng)公司的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際,制定本辦法。 1.2 檔案管理是公司基礎(chǔ)管理工作的組成部分,是維護(hù)公司合法權(quán)益,記載公司發(fā)展過程的一項(xiàng)重要工作。檔案是公司資產(chǎn)的一部分,受國家法律保護(hù)。各單位有承擔(dān)保護(hù)檔案的義務(wù)。
1.3 公司的檔案不向社會開放,只限于公司工作活動(dòng)中使用。檔案管理部門要嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司的保密規(guī)定,防止檔案的失密、泄密。
1.4 對在工作中不負(fù)責(zé)任,違反本辦法,造成檔案失損、損毀的,依照公司有關(guān)規(guī)定處理;觸犯《檔案法》、《刑法》的依法追究刑事責(zé)任。
2 適用范圍
本辦法適用于公司所屬各單位。
3 定義
3.1 公司檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、工程建設(shè)、科學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成的,具有保存和利用價(jià)值的文件材料、圖表、照片、錄音(像)帶、光盤、電子等不同形式、不同載體的原始記錄。
3.2 特殊載體主要指載體類型為非紙介質(zhì)的檔案。
4????? 管理職責(zé)
4.1 公司檔案管理工作接受南方電網(wǎng)公司的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),實(shí)行以本行業(yè)管理為主,地方檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)為輔的管理體制,實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。
4.2 公司辦公室是公司檔案的歸口管理部門。
4.2.1貫徹執(zhí)行國家檔案局以及上級機(jī)關(guān)頒布的有關(guān)檔案工作的政策、法規(guī)和規(guī)定,制定公司及所屬單位檔案管理工作規(guī)范、制度及實(shí)施辦法。
4.2.2負(fù)責(zé)對公司各部門及所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo),交流和推廣公司檔案工作經(jīng)驗(yàn)。
4.2.3收集、保管本單位各類檔案。
4.2.4進(jìn)行檔案修復(fù),延長檔案壽命,并負(fù)責(zé)組織檔案鑒定和銷毀工作。
4.2.5組織所屬單位檔案管理人員的培訓(xùn)工作。
4.2.6參與本單位系統(tǒng)科研成果、技術(shù)鑒定、工程竣工等項(xiàng)目文件資料的驗(yàn)收工作。
4.2.7做好檔案統(tǒng)計(jì)和檔案資料開發(fā)利用工作,積極提供各類檔案資料信息,為公司發(fā)展服務(wù)。
4.2.8負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化工作,建設(shè)公司數(shù)字檔案館。
5 歸檔
5.1 公司單位(部門)的檔案由形成部門負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔,單位檔案部門負(fù)責(zé)對檔案的收集、整理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo),對接收進(jìn)檔案室的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理并提供利用。
5.2 各單位辦公室應(yīng)加強(qiáng)對法律文書歸檔工作的指導(dǎo)、督促和審查。
5.3 各單位的部門專兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的、應(yīng)歸檔的資料收集齊全,按照歸檔文件整理規(guī)則和檔案分類進(jìn)行整理后在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一向檔案室移交。對不符合歸檔要求的,檔案管理部門有權(quán)提出整改意見、限期整改。
5.4 歸檔范圍包括本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的,已辦理完畢,具有查考利用價(jià)值的文字、圖紙、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、題詞和字畫等。(詳參見《科技檔案歸檔文件指導(dǎo)目錄》及《貴州電網(wǎng)公司本部文書檔案歸檔范圍、時(shí)間及保管期限表》)
5.5 歸檔要求
5.5.1歸檔的文件和材料要求齊全、完整和準(zhǔn)確。各部門應(yīng)注意日常工作中歸檔材料的形成和積累,做好收集整理工作,檔案部門有權(quán)要求歸檔材料形成部門提供相應(yīng)的資料,任何部門和個(gè)人不得以任何借口拒交文件。
5.5.2歸檔部門將歸檔文件按照歸檔規(guī)范在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入,打印移交目錄向檔案室移交。
5.6 歸檔時(shí)間
5.6.1文書檔案(含信訪檔案、合同檔案、審計(jì)檔案、0-5大類照片檔案)每年3月份以前移交上年的檔案。
5.6.2科技檔案在項(xiàng)目竣工(成果鑒定)3個(gè)月之內(nèi)向檔案室移交。
5.6.3會計(jì)檔案每年12月底以前移交在財(cái)務(wù)部門保管了一年的檔案(例如2008年12月底以前移前2006年的檔案)。
5.6.4榮譽(yù)類、紀(jì)念品類實(shí)物檔案在收到后一周內(nèi)移交歸檔;證件類實(shí)物檔案每年
1月份以前移交;印章類實(shí)物檔案在印章作廢一月內(nèi)移交歸檔。