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文件管理辦法

　　評論：　更新日期：2017年12月07日

第四章? 文件的編制與審批

第19條 文件格式要求。

1.文件要有名稱、編號、版本、實(shí)施日期、編修/審核/批準(zhǔn)人等。

2.文件的內(nèi)容包括：目的、適用范圍、職責(zé)、程序內(nèi)容、相關(guān)記錄等。

3.文件應(yīng)字跡清楚，標(biāo)示明確。

第20條 管理手冊由管理者代表組織編寫，交企業(yè)管理中心復(fù)核，由行政副總審核，集團(tuán)總裁批準(zhǔn)。

第21條 體系文件由有關(guān)職能部門編寫，部門負(fù)責(zé)人審核，交企業(yè)管理中心復(fù)核，行政副總批準(zhǔn)。

第22條 施工組織設(shè)計(jì)和管理方案的編寫與批準(zhǔn)執(zhí)行參照《施工組織設(shè)計(jì)、方案管理辦法》、《施工組織設(shè)計(jì)編寫與定期評審控制程序》和《管理方案編制及定期評價控制程序》。

第23條 工程管理文件由集團(tuán)工程管理中心負(fù)責(zé)組織編寫，交企業(yè)管理中心復(fù)核，集團(tuán)總裁批準(zhǔn)。

第24條 制度文件由各職能部門編寫，部門負(fù)責(zé)人審核，相關(guān)部門會簽，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第25條 文件的審批人應(yīng)對文件的適宜性和充分性進(jìn)行審批。

第五章? 文件的編號

第26條 公文的編號。公文由行政管理中心按文種統(tǒng)一進(jìn)行編號，編號包括文種類別、順序號和年份等信息，具體編號規(guī)則參見《公文管理辦法》和《公司公文編號規(guī)則》。

第27條 檔案的編號。檔案采用多種方式進(jìn)行編號，具體編號規(guī)則參見《檔案管理辦法》。

第28條 體系文件的編號。主要包括整合程序文件、質(zhì)量管理體系文件、環(huán)境管理體系文件、職業(yè)健康安全管理體系文件、環(huán)境管理體系與職業(yè)健康安全管理體系整合的程序文件等，具體編號規(guī)則參見《文件、法律法規(guī)要求控制程序》。

第29條 制度文件的編號。

1.編號規(guī)則：

WYJS-□□□□-X□□-□□□□

部門代號? 順序號? 發(fā)布年號

2.部門代號：以集團(tuán)部門名稱的前四個字拼音首大寫字母表示。經(jīng)營管理中心、工程管理中心、企業(yè)技術(shù)中心、財(cái)務(wù)管理中心、行政管理中心、人力資源中心、企業(yè)管理中心、監(jiān)督審計(jì)中心的的代號依次為“JYGL”、“GCGL”、“QYJS”、“CWGL”、“XZGL”、“RLZY”、“QYGL”、“JDSJ”。

3.文種代號：X表示文種代號，其中A代表“指令文件”、B代表“管理文件”、C代表“流程文件”、D代表“作業(yè)文件”、E代表“表圖文件”。

4.順序號：以兩位或三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如01,02等，可按邏輯順序排布，也可按時間順序排布。

5.發(fā)布年號：以公元紀(jì)年的四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如2011，視情況可省略。

第六章? 文件的發(fā)放與簽收

第30條 文件發(fā)放前由文件發(fā)放部門提出文件發(fā)放范圍，根據(jù)文件性質(zhì)由相應(yīng)一級負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可發(fā)放，其中管理手冊和程序文件由企業(yè)管理中心擬訂分發(fā)名單，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后分發(fā)，同時做好文件發(fā)放記錄。

第31條 外來行政文件統(tǒng)一由行政管理中心負(fù)責(zé)控制，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批示后進(jìn)行傳閱或轉(zhuǎn)發(fā)。其他外來的管理性文件由行政副總批準(zhǔn)發(fā)放范圍，行政管理中心執(zhí)行發(fā)放，或由行政管理中心把法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等文件的名稱、代號書面或在OA辦公平臺上通知有關(guān)部門、單位，由有關(guān)部門和單位自行購買收集。

第32條 國家、行業(yè)發(fā)布的有關(guān)建筑業(yè)法律法規(guī)、技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集，由集團(tuán)企業(yè)技術(shù)中心把標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集的名稱、代號書面或在OA辦公平臺上通知有關(guān)部門、單位，由有關(guān)部門和單位自行購買。地方發(fā)布的有關(guān)建筑業(yè)法規(guī)、技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集等由區(qū)域公司收集，報企業(yè)技術(shù)中心備案。

第33條 施工圖、施工圖會審紀(jì)要、工程變更設(shè)計(jì)聯(lián)系單，由區(qū)域公司技術(shù)部負(fù)責(zé)管理。

第34條 新文件的發(fā)放如涉及到原有文件的作廢，應(yīng)在新文件發(fā)放后立即廢止，且廢止日期須按廢止的相關(guān)程序予以保管或銷毀。

第35條 集團(tuán)發(fā)放的文件必須辦理簽收手續(xù)。由行政管理中心提供《文件發(fā)放登記表》（見附件1）和《文件回收登記表》（見附件2），交相關(guān)收文人簽收。

第七章? 文件的保存

第36條 文件的保存形式。文件可以以書面形式或電子版形式保存，以電子版形式保存應(yīng)有備份。

第37條 文件的原件由行政管理中心負(fù)責(zé)保存，副本由各部門負(fù)責(zé)保存。

第38條 文件要分類保存，便于閱覽。查閱和借閱文件程序參見《檔案管理辦法》。

第39條 當(dāng)文件被毀壞、污染、脫色時，應(yīng)重新領(lǐng)取新文件，同時交還原文件。文件丟失時，向文件發(fā)放部門重新申請領(lǐng)取新文件。

第八章? 文件的更改

第40條 文件需要更改時，應(yīng)由更改提出人或更改提出部門負(fù)責(zé)人填寫《文件更改申請表》（見附件3），說明更改原因，對重要的更改還應(yīng)附有充分的證據(jù)。

第41條 文件更改的審批，應(yīng)由原審批部門審批，當(dāng)原審批人不在職時，可由接替其崗位的人員審批。

第42條 文件更改批準(zhǔn)后，由文件歸口部門實(shí)施更改。

第43條 外來文件的更改應(yīng)直接由相關(guān)文件的歸口管理部門，根據(jù)文件的有效性及時通知文件使用部門。

第44條 文件的更改/修訂方式。

1.劃改：當(dāng)更改內(nèi)容不多時，由更改部門下達(dá)更改通知單，寫明更改內(nèi)容，由文件使用部門(人)在相應(yīng)位置上劃改。

2.換頁：當(dāng)修改內(nèi)容較多時，由文件發(fā)放部門對相應(yīng)頁重新打印后，與所有在用文件的相應(yīng)頁進(jìn)行撤換，收回舊頁。

3.換版：當(dāng)文件需多處更改時，并經(jīng)多次更改，影響使用時，由發(fā)放部門重印新版，進(jìn)行更換。

4.文件更改次數(shù)以換頁為準(zhǔn)，局部劃改可不作統(tǒng)計(jì)。換版則指文件整體換版，程序文件可以在特殊情況下進(jìn)行單個文件換版。管理手冊換版時，所有程序文件應(yīng)隨之換版。

第45條 文件版本修訂狀態(tài)。對于需要修訂的體系文件、制度文件等，應(yīng)在文件標(biāo)頭欄，按ISO9000標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)明文件的版本/修改狀態(tài)，例如初版未修改文件的“版本/修改狀態(tài)”為“A/0”，第4次修改后的“版本/修改狀態(tài)”為“A/4”，第5次修改則需換版，“版本/修改狀態(tài)”變?yōu)椤癇/0”。