一、為加強(qiáng)本公司資料、檔案工作,特制定本制度。
二、公司辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理公司的資料、檔案工作。
三、公司各部門應(yīng)指定專(兼)職人員負(fù)責(zé)管理,收集本部門的文件、資料,并保持相對(duì)穩(wěn)定,專(兼)職人員工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
四、資料歸檔范圍
1、上級(jí)部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
2、本公司正式發(fā)文及與有關(guān)部門來往的文書。
3、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)部門的批復(fù)。
4、反映本公司主要活動(dòng)的各種計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)道。
5、本公司與外單位簽訂的各種合同,協(xié)議等文件資料。
6、本公司所完成的工程任務(wù)的招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同書、責(zé)任狀、工程設(shè)計(jì)、工程量清單、變更請(qǐng)示及批復(fù)、質(zhì)檢驗(yàn)收及竣工報(bào)告、驗(yàn)收鑒定書等,以及工程有關(guān)剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
7、本公司所購機(jī)械設(shè)備、財(cái)產(chǎn)清單、說明書、履歷等。
8、本公司關(guān)于管理者任免文件及員工獎(jiǎng)勵(lì)處分材料。
9、本公司員工勞務(wù)合同、考勤管理、工資、福利等方面的材料。
10、本公司股東會(huì)、董事會(huì)有關(guān)決議及會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄。
五、各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度,對(duì)處理完畢或批復(fù)的文件材料,統(tǒng)一交由專 (兼)職經(jīng)辦人員集中保管。
六、各部門除應(yīng)平時(shí)及時(shí)將文件、資料交公司辦公室外,最遲于每年三月底前將上年的所有文件、資料、移交公司辦公室。
七、公司辦公室與各部門的文件、資料、移送、接交應(yīng)辦理有關(guān)手續(xù),明確責(zé)任。
八、公司檔案室應(yīng)按有關(guān)統(tǒng)一立卷歸檔規(guī)范要求,按年、部門、內(nèi)容分類進(jìn)行整理歸檔,保持文件、材料的齊全完整和隨時(shí)可查性。
九、公司檔案室的文件、材料要注意安全和保密,未經(jīng)公司董事長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不準(zhǔn)翻看、抄錄、復(fù)印、帶走,確因工作需要,經(jīng)過批準(zhǔn)的要有詳細(xì)登記,并辦理有關(guān)手續(xù)。
十、多余重復(fù)過時(shí)和無保存價(jià)值的文件、材料,檔案室要定期(按年)清理
造冊(cè),并經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后,在公司經(jīng)營(yíng)部最少二人的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。