一、公文處理辦法
公文是貫徹黨和國家方針、政策、傳達上級指示,請示、批復(fù)問題,部署
工作,組織生產(chǎn)經(jīng)營和完成各項工作的重要工具。為做到準確、迅速、提高公文處理工作的效率和質(zhì)量特制定本辦法:
(一)公司負責文書管理工作的部門是辦公室,分別負責對局機關(guān)、集團等上級黨政公文的統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、立卷和存檔。
(二)來文處理
1、收文
凡發(fā)來公司的一切文件、函電、均由辦公室收發(fā)員接收,其中,人事檔案,掛號信函,在接受時,必須檢查封志是否完整,發(fā)現(xiàn)密封受損應(yīng)拒絕接收。
外出開會人員帶回的文件資料,凡屬發(fā)給公司的或需公司有關(guān)部門貫徹落
實的,應(yīng)立即交收發(fā)員按正常收文手續(xù)辦理,不得自行保存,處理或傳遞。
各部門直接從上級機關(guān)取回的文件,必須進行登記后按收文程序處理。
2、開啟
文件由辦公室人元負責開拆,人事檔案交經(jīng)營部檔案負責人開拆,開啟機密文件時,應(yīng)檢查封志是否完整。
3、登記
凡上級下發(fā)的正式公文及有關(guān)部門抄送的文件,由辦公室逐一編號、逐一登記,并附“文件呈批單”。其它一般通知和函電有臨時存查必要的,可另行登記,不編號。
文件必須隨到、隨拆、隨登、隨送。辦公室收到的文件必須當天登記。收文時應(yīng)先檢查有無急件,急件必須馬上處理。
4、分轉(zhuǎn)
文件登記完畢后,應(yīng)立即移送辦公室主任,依照職責分工簽注分辦意見,其中急件應(yīng)及時送領(lǐng)導或有關(guān)部門閱批。呈送領(lǐng)導傳閱的文件必須有明確記錄,傳閱卷要一人一卷,并設(shè)急件卷。
不編號登記的一般函件,由收發(fā)員依照職責范圍直接分轉(zhuǎn)。
5、處理
公文處理必須嚴肅認真、注意質(zhì)量和效率,并遵守下列時限:
傳閱文件:每人(單位)一般不得超過一天,閱畢簽字后退還收發(fā)員。承辦文件屬于按明確規(guī)定履行手續(xù)或簡單易辦的,應(yīng)隨到隨辦,最多不超過二天處理完畢 (施工期除外),文件中有明確規(guī)定完成時限的必須按要求時間最少提前一天完成,一般問題最多不超過一周處理完畢,個別情況復(fù)雜,工作量大或沒有時限要求的文件,如一周處理不完,必須向辦公室通報。公文處理完畢,主管負責人簽注承辦結(jié)果后,退回經(jīng)營部存檔。
6、催辦
公文處理超過規(guī)定的時限,由辦公室人員負責催辦,發(fā)現(xiàn)因疏忽大意,拖拉影響公文處理的,應(yīng)向領(lǐng)導提出報告,酌情處理。
7、存檔
上級業(yè)務(wù)部門所發(fā)的業(yè)務(wù)文件,需要辦公室長期保存執(zhí)行的,要把復(fù)印件留存科室保存,原件交回辦公室,其余文件處理完畢后全部交回辦公室,每月進行檢查,清點,年底交到集團辦公室存檔。
(三)發(fā)文處理
1、擬稿
需要通過公文處理的事項,按照職責分工,由有關(guān)部門擬稿。初稿形成后由主管領(lǐng)導和部門負責人負責,特別是向上級呈報的重要請示、報告、單位發(fā)的重要決定、指令、主管經(jīng)理要親自核稿,并在核稿欄內(nèi)簽字。核稿后需要會簽的,由擬辦部門主動與有關(guān)部門協(xié)商會簽、然后交辦公室。
2、審稿
公文的審稿工作,由辦公室主任負責。審稿人可以建議擬辦單位撤消、補
充或修改文稿,擬辦和審稿人意見不能統(tǒng)一時,由審稿人報請主管領(lǐng)導決定。
3、簽發(fā)
以公司名義發(fā)出的公文,黨政重要文件,分別由總經(jīng)埋、書記簽發(fā),一般
文件由主管副經(jīng)理簽發(fā)。
4、打印
領(lǐng)導簽發(fā)的公文,由辦公室登記、編號、確定發(fā)文單位和份數(shù)后送交印刷。印刷必須注意質(zhì)量和節(jié)約,做到版面端正、字跡清晰、數(shù)量準確。裝訂公文一律在左右側(cè)裝訂,毛天齊地,毛左齊右,用訂兩枚。裝訂后下發(fā)的文件連同底稿一同交經(jīng)營部寄發(fā)處理。
5、發(fā)出
凡公司發(fā)出的文件,必須用發(fā)文簿逐一登記,由辦公室統(tǒng)一封發(fā),以掛號或機要發(fā)出的文件、信函、要嚴格履行規(guī)定手續(xù),并要妥善保管發(fā)文憑據(jù),以備查;直接送交的文件、信函,要有接收人簽字。
二、請示批辦制度
各部門向公司請示的問題,須先送辦公室登記后,送主管領(lǐng)導批辦,主管領(lǐng)導決定不了的,提交辦公會議研究,決定后由辦公室批復(fù)有關(guān)部門。
各主管領(lǐng)導對請示問題的簽注意見,要提出具體明確的批示意見,并有簽
字。
公司向董事會或上級其他部門請示的問題除公司領(lǐng)導直接交辦的事項外,
一律送公司辦公室,按文件報送審批程序辦理,未經(jīng)辦公室批轉(zhuǎn)的文件,均為無效文件。