公司內(nèi)部設(shè)立營銷部為信用(合同)管理機構(gòu),公司副總為信用(合同)管理機構(gòu)的分管領(lǐng)導(dǎo),有專職(或兼職)的信用(合同)管理工作人員。
一、信用(合同)管理機構(gòu)職能:
1、組織宣傳、貫徹合同法律法規(guī)條例,培訓(xùn)信用(合同)管理人員和業(yè)務(wù)人員,依法保護本企業(yè)的合法權(quán)益。
2、制定、修訂本公司信用政策、信用管理制度、辦法,組織實施信用管理工作的考核。
3、對客戶進行資信調(diào)查,建立客戶信用檔案,并進行動態(tài)化管理。
4、客戶授信管理:進行客戶信用審批,跟蹤客戶,定期對客戶的信用狀況統(tǒng)計分析。
5、應(yīng)收賬款管理:控制應(yīng)收賬款平均持有水平,日常監(jiān)督應(yīng)收賬款的賬齡,隨時將潛在的不良賬款及時采取措施,防范逾期應(yīng)收賬款的發(fā)生。
6、商賬處理:建立標(biāo)準(zhǔn)的催賬程序和一支工作高效的追賬隊伍,及時制定對逾期應(yīng)收賬款處理的方案,并組織有效的追賬。
7、利用征信數(shù)據(jù)庫資源,幫助銷售部門開拓市場。
二、崗位責(zé)任制度:
1、法定代表人的主要職責(zé):
1.1加強信用管理工作,支持信用(合同)管理機構(gòu)開展工作,解決信用管理工作中的重大問題;
1.2授權(quán)委托合同承辦人員對外簽訂合同;
1.3對本公司合同承辦人員進行考核、獎懲;
1.4定期了解合同的簽訂、履行情況。
2信用(合同)管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人的主要職責(zé):
2.1組織合同法律法規(guī)的宣傳、培訓(xùn),組織信用管理研討會、案例評析會;
2.2制定、修訂本公司信用政策、信用管理制度、辦法,組織實施信用管理工作的考核;
2.3統(tǒng)一辦理授權(quán)委托書,嚴(yán)格管理本公司合同專用章的使用;
2.4制止公司或個人利用合同進行違法活動;
2.5日常監(jiān)督、分析應(yīng)收賬款的賬齡,防范逾期應(yīng)收賬款的發(fā)生;
2.6建立標(biāo)準(zhǔn)的催賬程序;
2.7匯總、分析客戶信用數(shù)據(jù),向有關(guān)部門提供咨詢服務(wù);
2.8協(xié)調(diào)與供銷、財務(wù)、技術(shù)等部門的關(guān)系。
3、信用(合同)管理員的主要職責(zé):
3.1協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同,參與重大合同的談判與簽訂。
3.2審查合同,防止不完善或不合法的合同出現(xiàn),保管好合同專用章。
3.3檢查合同履行情況,協(xié)助合同承辦人員處理合同執(zhí)行中的問題和糾紛。
3.4登記合同臺帳,做好合同統(tǒng)計、歸檔工作,匯總合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況。
3.5發(fā)現(xiàn)不符合法律規(guī)定的合同行為,及時向信用(合同)管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人或公司副總經(jīng)理報告。
3.6參加對合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。
3.7定期向信用(合同)管理負(fù)責(zé)人匯報信用管理情況。
3.8負(fù)責(zé)客戶檔案管理與服務(wù)。
3.9參與商賬追收。
3.10配合有關(guān)部門共同搞好信用管理工作。
4、供銷部門的主要職責(zé)
4.1依法簽訂、變更、解除本部門的合同。
4.2嚴(yán)格審查本部門所簽訂的合同,重大合同提交有關(guān)方面會審。
4.3對所簽合同,認(rèn)真執(zhí)行,并定期自查合同履行情況。
4.4在合同履行過程中,加強與其它各有關(guān)部門聯(lián)系,發(fā)生問題及時向信用(合同)管理機構(gòu)信用(合同)管理員通報。
4.5本部門合同的登記、統(tǒng)計、歸檔工作。
4.6參加本部門合同糾紛的處理。
4.7配合企業(yè)信用(合同)管理機構(gòu)做好信用(合同)管理工作。
5、財務(wù)、技術(shù)部門的主要職責(zé)
5.1加強與供銷等有關(guān)部門的聯(lián)系,及時通報合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況。
5.2做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項的統(tǒng)計、分析,提出處理建議。
5.3解決合同履行中有關(guān)技術(shù)方面的問題。
5.4依法簽訂、變更、解決技術(shù)合同。
5.5本部門合同的登記、統(tǒng)計和歸檔工作。
5.6配合企業(yè)信用(合同)管理機構(gòu)做好信用(合同)管理工作。
三、信用(合同)管理員考核與獎勵
1、考核范圍:本公司專職或兼職信用(合同)管理員。
2、考評時間
公司每年年終組織一次考核評審活動,在對各有關(guān)部門信用(合同)管理工作檢查基礎(chǔ)上進行考核。
3、考核內(nèi)容
序號
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考核內(nèi)容
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應(yīng)得分
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一
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1. 掌握合同的有關(guān)法律、法規(guī)的應(yīng)知應(yīng)會基礎(chǔ)知識。
2. 認(rèn)真參加部門或公司舉辦的業(yè)務(wù)和有關(guān)法律法規(guī)學(xué)習(xí)。
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3
5
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二
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1. 檢查所簽訂合同符合“三性”(合法性、真實性、可行性)。
2. 檢查所簽訂合同符合“五審查”(對方主體是否合格,授權(quán)代理是否合法,資信是否有保證,經(jīng)營范圍是否超出,合同結(jié)算方法和法定程序是否符合規(guī)定)。
3. 檢查除即時清結(jié)外,是否簽訂了書面合同。
4. 檢查使用各類合同文本的正確性和合同內(nèi)容合法、條款齊全、手續(xù)完備。
5. 檢查簽訂合同人員的有效代理范圍和權(quán)限。
6. 檢查杜絕無效合同的出現(xiàn)。
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3
3
3
6
4
4
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三
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1. 檢查有關(guān)合同審查表的辦理和送審,內(nèi)容是否齊全,手續(xù)是否完備。
2. 定期或不定期與業(yè)務(wù)員對帳。
3. 經(jīng)常督促合同的履約行為。
4. 全面了解本部門的合同履行情況。
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5
6
5
6
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四
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1. 檢查本部門的合同變更、解除手續(xù)的及時辦理和手續(xù)齊全。
2. 協(xié)助做好信息反饋和信訪工作。
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6
4
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五
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1. 建立合同臺帳。
2. 檢查合同臺帳的登記質(zhì)量(臺帳登記及時、正確、全面)。
3. 檢查合同章的使用和保管。
4. 做好有關(guān)資料的保管和歸檔工作。
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6
10
5
6
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六
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1. 在信用(合同)管理上有創(chuàng)新的典型事例(包括運用計算機管理等事項)。
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10
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合計
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100
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4、考核部門:
信用(合同)管理機構(gòu)為公司信用(合同)管理員的考核評審工作的管理機構(gòu)。
獲獎名單由考核部門根據(jù)考核內(nèi)容進行考核評審后報法定代表人批準(zhǔn)。取消資格的審批程序由考核部門將名單及考核依據(jù)報法定代表人批準(zhǔn)。
5、獎懲方法
信用(合同)管理員的獎勵等級設(shè)三等:即先進、優(yōu)勝和表揚;獲獎?wù)咭跃窆膭顬橹鳎⒎謩e給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)鼓勵。
5.1獲先進名單從考核總分在95分以上者中產(chǎn)生;
5.2獲優(yōu)勝名單從考核總分在90~95分者中產(chǎn)生;
5.3獲表揚名單從考核總分在80~90分者中產(chǎn)生;
信用(合同)管理員的懲處方法:
5.4凡考核總分首次達不到60分者,由部門分別給予教育、幫助和扣發(fā)獎金;
5.5凡考核總分兩次達不到60分者,取消信用(合同)管理員資格;
5.6凡利用合同從事違法違紀(jì)活動者,取消信用(合同)管理員資格并按情節(jié)輕重,追究其行政或法律責(zé)任。