1、監(jiān)理檔案是駐地監(jiān)理組，對項目實施監(jiān)理過程中直接形成的、具有保存價值的、各種形式的原始資料。項目監(jiān)理組從駐地之日起，所有監(jiān)理人員要明確分工，負責(zé)積累有關(guān)資料，妥善分類管理，確保工程竣工驗收后，有完整的檔案資料。

2、監(jiān)理檔案資料管理工作實行總監(jiān)負責(zé)制，借閱監(jiān)理檔案資料，必須經(jīng)總監(jiān)批準(zhǔn)。辦公室設(shè)監(jiān)理檔案室，配置管理人員。檔案管理人員負責(zé)信息傳遞、收發(fā)文件和信息、文件、資料的歸檔管理工作。

3、駐地監(jiān)理的監(jiān)理檔案資料管理工作，實行駐地總監(jiān)代表負責(zé)制，設(shè)專人負責(zé)信息、收發(fā)文件、資料和管理工作。在項目實施過程中，駐地資料管理員要及時將監(jiān)理資料分類、歸納、建檔。

4、駐地監(jiān)理歸檔的監(jiān)理資料有：監(jiān)理合同；監(jiān)理規(guī)劃；監(jiān)理指令；監(jiān)理日志；監(jiān)理月報；會議紀(jì)要；審核簽認(rèn)文件；工程質(zhì)量認(rèn)證書；工程款支付證明；工程驗收紀(jì)錄；質(zhì)量事故調(diào)查及處理報告；各種監(jiān)理內(nèi)業(yè)臺帳；監(jiān)理工作總結(jié)。

5、監(jiān)理檔案按單位工程和施工時間的先后順序整理分類立卷裝訂，每頁要有編號，每卷要有目錄。

6、每個單位工程的監(jiān)理檔案封面在注明工程名稱、合同號、建設(shè)單位、施工單位、開工日期、竣工日期和駐地總監(jiān)代表審核簽字。

7、在工程竣工驗收后一個月內(nèi)，由駐地資料管理員將監(jiān)理資料整理裝訂后，移交公司檔案室，并辦理交接手續(xù)。

8、一般工程監(jiān)理檔案在保修期滯后應(yīng)保存一年，重要的工程監(jiān)理檔案保存期可延長三年。保存期間需要查閱時，辦理借閱和歸還手續(xù)。

9、超過保存期限的監(jiān)理檔案，公司檔案管理人員應(yīng)清點核對，登記造冊，經(jīng)公司批準(zhǔn)后，妥善銷毀。

10、監(jiān)理檔案的書寫，字跡要清楚，簽字要齊全，內(nèi)容要真實可靠，不得弄虛造假，也不得擅自涂改原始記錄違者按有關(guān)規(guī)定查處。

11、監(jiān)理檔案要妥善放在防火防盜的鐵皮柜內(nèi)，要精心管理，完整保存，采取適當(dāng)措施，注意通風(fēng)、防潮、避免蟲蛀損壞。