企業(yè)貫徹ISO9001/ISO14001標(biāo)準(zhǔn),就是建立和完善管理體系并被確認(rèn)的過程,這是一項系統(tǒng)、嚴(yán)密、扎實而又艱巨的的工作,必須有通盤的策劃和計劃。
一、管理體系建立的組織策劃
在管理者或受益者的推動下,企業(yè)有建立和實施管理體系的想法,管理體系建立前期的工作包括:1. 領(lǐng)導(dǎo)決策,統(tǒng)一思想,形成共識;2. 組織落實,成立領(lǐng)導(dǎo)小組和精干的工作班子;3. 擬定貫標(biāo)工作計劃;4. 進(jìn)行質(zhì)量意識和標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)。
以上工作中,企業(yè)管理層的認(rèn)識與投入是管理體系建立與實施的關(guān)鍵,組織和計劃是保證,教育和培訓(xùn)是基礎(chǔ)。
二、管理體系的總體設(shè)計
這一階段的工作包括:1. 管理體系現(xiàn)狀的調(diào)查與評價;2. 質(zhì)量環(huán)境一體化管理模式選擇;3. 確定管理方針和管理目標(biāo);4. 確定管理者代表;5. 確定組織結(jié)構(gòu),明確與管理有關(guān)人員的職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系;6. 配備資源;7. 確定管理體系結(jié)構(gòu)和選擇管理體系要素。
管理體系由組織結(jié)構(gòu)、程序、過程和資源構(gòu)成。在管理體系總體設(shè)計過程中,選擇和確定質(zhì)量環(huán)境一體化管理模式和管理體系要素,制定適合本身特點的方針和目標(biāo),構(gòu)建適合自身實際情況的體系結(jié)構(gòu)是保證管理體系有效運行的必要條件。在管理體系的設(shè)計過程中,組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計是是本階段工作的重點和難點。很多企業(yè)在認(rèn)證后仍然出現(xiàn)權(quán)責(zé)不清、多頭管理、效率低下的現(xiàn)象,皆同企業(yè)組織結(jié)構(gòu)維持原狀,設(shè)計不科學(xué)、不合理有關(guān)。組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置應(yīng)堅持精簡、效率原則,職能完備且各部門之間無重疊、重復(fù)或抵觸現(xiàn)象存在。
三、管理體系文件的編制
編制適合企業(yè)自身特點、并具有可操作性的管理體系文件是管理體系建立過程中的中心任務(wù)。這項工作包括:1. 管理體系文件結(jié)構(gòu)的策劃;2. 體系文件編寫培訓(xùn);3. 體系文件的編制(包括質(zhì)量手冊、程序文件、質(zhì)量計劃、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄的編制);4. 文件審核、批準(zhǔn)和發(fā)放。
??牴芾硎植崾敲枋齬芾硤逑檔母倭煨暈?zāi)件,茲∴写要抢泟x握?ISO10013《質(zhì)量手冊編制指南》;程序文件是描述為實施管理體系要素所涉及的各職能部門的活動,是管理體系有效運行的主要依據(jù)。程序文件應(yīng)具有系統(tǒng)性、先進(jìn)性、可行性以及協(xié)調(diào)性;質(zhì)量計劃是針對特定產(chǎn)品或項目所規(guī)定的措施和活動順序的文件;作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄屬詳細(xì)的作業(yè)文件,企業(yè)可根據(jù)需要增加或減少。質(zhì)量手冊、程序文件的編制順序可依企業(yè)情況而定。文件發(fā)放前,要由授權(quán)人審批,發(fā)放時應(yīng)做好記錄,以便修改、收回。
四、管理體系的實施、運行和保持
管理體系文件是否可行有效,要在運行中檢查,這一階段的工作包括:1. 管理體系實施的教育培訓(xùn);2. 管理體系的實施運行;3. 內(nèi)審計劃的編制與審批;4. 內(nèi)部管理體系審核;5. 糾正措施跟蹤;6. 管理評審。
評價管理體系,首先看文件化的管理體系是否建立,然后看是否按文件要求貫徹實施,并且在提供預(yù)期的結(jié)果方面是否有效,以上三個問題的回答,決定了對管理體系的評價結(jié)果。內(nèi)審與管理評審是企業(yè)內(nèi)部對管理體系評審、檢查、評價的方法,在體系文件中,對開展此項工作的目的、要求、時間間隔等均應(yīng)有所規(guī)定。在管理體系實施、運行過程中,企業(yè)應(yīng)逐步建立起一種長期有效的信息反饋系統(tǒng),對審核中發(fā)現(xiàn)的問題,應(yīng)及時采取糾正措施,建立起一種自我改進(jìn)和完善的機制。
五、管理體系的合格評定
在以上工作全部完成后,企業(yè)可根據(jù)需要申請第三方認(rèn)證,這項工作包括:1. 選擇認(rèn)證機構(gòu);2. 提出認(rèn)證申請;3. 認(rèn)證日程表確定;4. 認(rèn)證時的準(zhǔn)備;5. 認(rèn)證后糾正措施的跟蹤。
選擇合適的認(rèn)證機構(gòu)對企業(yè)進(jìn)入市場、提高信譽非常重要。很多企業(yè)過于迷信國外的認(rèn)證機構(gòu),他們不了解認(rèn)證機構(gòu)無等級之分,只有信譽之別。認(rèn)證機構(gòu)的選擇同樣要以市場為導(dǎo)向、以顧客需求為導(dǎo)向。
貫徹ISO9001/ISO14001標(biāo)準(zhǔn),建立與實施管理體系是一項涉及方方面面、系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工作。很多企業(yè)在建立管理體系之前,對ISO9001/ISO14001沒有接觸,靠企業(yè)本身來完成這項工作有一定的難度,因此,聘請外部的專家或顧問師指導(dǎo)、協(xié)助企業(yè)建立健全科學(xué)有效的管理體系,是多數(shù)企業(yè)的習(xí)慣做法。
企業(yè)建立與實施管理體系,無論采用何種途徑,關(guān)鍵要樹立正確的觀念,堅持從頭做起,從領(lǐng)導(dǎo)做起,樹立第一次就把事情做好的良好習(xí)慣,以此為起點,做到凡事有章可循,凡事有人負(fù)責(zé),凡事有據(jù)可查,凡事有準(zhǔn)控制,企業(yè)就會少走彎路,達(dá)到事半功倍的效果。