(1)對(duì)現(xiàn)行文件的收集和分析

收集企業(yè)現(xiàn)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)定等文件，其中很多具有“程序”的性質(zhì)，但也有其不足之處，應(yīng)該以職業(yè)安全健康管理體系有效運(yùn)行體系為前提，以程序文件的要求為尺度，對(duì)這些文件進(jìn)行一次清理和分析，摘其有用、刪除無(wú)關(guān)，按程序文件內(nèi)容及格式要求進(jìn)行改寫(xiě)。

企業(yè)如果已建立ISO9000質(zhì)量管理體系或ISO14000環(huán)境管理體系，就應(yīng)該使職業(yè)安全健康管理體系與這兩個(gè)體系充分融合，特別是培訓(xùn)、文件控制、記錄管理、內(nèi)部審核和管理評(píng)審等，其管理方式類(lèi)似，這些程序最好在原ISO9000程序或14000程序的基礎(chǔ)上補(bǔ)充為好。

(2)人員培訓(xùn)。

對(duì)挑選出的參加程序文件編寫(xiě)的人員必須進(jìn)行必要的培訓(xùn)，以保證編寫(xiě)的質(zhì)量。這些培訓(xùn)包括：《職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范》的培訓(xùn)、《指導(dǎo)意見(jiàn)》的培訓(xùn)、有關(guān)程序文件的編寫(xiě)方法的培訓(xùn)以及其它有關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)。

(3)編制程序文件明細(xì)表

一個(gè)企業(yè)的職業(yè)安全健康管理體系程序文件的多少，每個(gè)程序的詳簡(jiǎn)、篇幅和內(nèi)容都沒(méi)有硬性規(guī)定，但在能夠控制的前提下，程序文件個(gè)數(shù)和每一個(gè)程序的篇幅越少越好；各個(gè)程序之間，要有必要的銜接，也要避免相同的內(nèi)容在不同的程序之間有較大的重復(fù)。根據(jù)企業(yè)的職業(yè)安全健康管理體系總體設(shè)計(jì)方案，按體系要素逐級(jí)展開(kāi)，制定程序文件明細(xì)表，明確程序主管部門(mén)及相關(guān)部門(mén)的職責(zé)，對(duì)照已有的各種文件，明確需新編改造和完善的程序文件，制定計(jì)劃逐步完成。

(4)制定編寫(xiě)守則。制定程序文件的編寫(xiě)守則，是保證未來(lái)程序文件格式和風(fēng)格統(tǒng)一的有效手段。編寫(xiě)守則是對(duì)整個(gè)企業(yè)程序文件的風(fēng)格、格式、編號(hào)規(guī)則以及各部分內(nèi)容要求等方面做出明確、統(tǒng)一的規(guī)定。

(5)確定編寫(xiě)方法。編寫(xiě)方法一般分為集中編寫(xiě)和分散編寫(xiě)兩種。集中編寫(xiě)就是將所有程序文件集中讓幾個(gè)人或幾個(gè)部門(mén)（如體系主管部門(mén)）統(tǒng)一編寫(xiě)。采用這種方法時(shí)，編寫(xiě)人員必須提前征求體系要素各主管部門(mén)負(fù)責(zé)人的意見(jiàn)并了解掌握各有關(guān)部門(mén)職業(yè)安全健康活動(dòng)的特點(diǎn)。

分散編寫(xiě)就是按所描速的職業(yè)安全健康活動(dòng)的內(nèi)容及職責(zé)，將程序文件分給職業(yè)安全健康活動(dòng)的業(yè)務(wù)主管部門(mén)編寫(xiě)。從理論上講，最有資格編制程序文件的，應(yīng)該是直接從事該項(xiàng)活動(dòng)的那些人，但對(duì)這部分人員必須進(jìn)行必要的培訓(xùn)，才能保證程序文件的編制質(zhì)量。

(6)擬定編制計(jì)劃

職業(yè)安全健康管理體系辦公室工作人員應(yīng)對(duì)全部準(zhǔn)備編寫(xiě)的職業(yè)安全健康管理體系程序文件擬定一份計(jì)劃，包括各程序文件的依據(jù)要素、文件名稱、主管部門(mén)、配合部門(mén)（參見(jiàn)表4—1），并加上各完成時(shí)間、編寫(xiě)人協(xié)調(diào)人等內(nèi)容。