對(duì)不符合糾正措施的制定與實(shí)施

1．糾正措施的重要性

在體系審核尤其是內(nèi)部審核中，糾正措施有特別重要的意義，這是由于審核的目的所決定的。審核的目的主要是發(fā)現(xiàn)體系運(yùn)行中的問(wèn)題，查出原因，采取糾正措施加以消除，使體系得到持續(xù)改進(jìn)。因此，在不少培訓(xùn)教程中，把內(nèi)審用的“不符合項(xiàng)報(bào)告”改稱為“糾正措施要求表”。這點(diǎn)與外審以評(píng)價(jià)為重點(diǎn)并決定是否通過(guò)認(rèn)證為目的有明顯區(qū)別。

內(nèi)部體系審核既然如此重視糾正措施，那么內(nèi)部審核在完成現(xiàn)場(chǎng)審核和審核報(bào)告后，審核組和管理者代表就應(yīng)花足夠精力促使糾正措施計(jì)劃的有效實(shí)施。

2．糾正措施要求的提出

審核組在現(xiàn)場(chǎng)審核中發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)時(shí)，除要求受審核部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)不符合事實(shí)外，還要求他們調(diào)查分析造成不符合的原因，有的放矢地提出糾正措施的意見(jiàn)，其中包括完成糾正措施的期限。如果受審核部門堅(jiān)持不同意對(duì)不符合項(xiàng)的判定，也應(yīng)中肯地提出糾正措施建議，而將爭(zhēng)執(zhí)提交管理者代表仲裁。

內(nèi)部體系審核與外部體系審核不同的一點(diǎn)是關(guān)于審核員能否對(duì)糾正措施提出建議的問(wèn)題。外部審核員對(duì)糾正措施是不可提供任何建議的，否則就有咨詢之嫌；但內(nèi)審員卻不同。內(nèi)審員與被審部門負(fù)責(zé)人都是同一單位的，如果連商量的余地都沒(méi)有是不近人情的。所以當(dāng)審核員提出不符合項(xiàng)報(bào)告時(shí)，受審部門的負(fù)責(zé)人首先要對(duì)事實(shí)加以確認(rèn)，其次對(duì)不符合的那個(gè)條款要與審核員討論以便決定糾正的方向。這時(shí)內(nèi)審員就糾正措施的方向提出建議是可以的，有的單位甚至認(rèn)為內(nèi)審員應(yīng)積極參加糾正措施建議的討論，但不能代替受審部門具體制定糾正措施，更不能承擔(dān)糾正措施實(shí)施后果不良的責(zé)任。有的內(nèi)審員提出幾個(gè)方向性建議供受審核部門領(lǐng)導(dǎo)人參考選擇，這種做法也可以采用。

3．糾正措施建議的認(rèn)可與批準(zhǔn)，

受審核部門負(fù)責(zé)人提出的糾正措施的建議首先要經(jīng)過(guò)審核組的認(rèn)可。認(rèn)可的目的主要在于審查該建議是否針對(duì)不符合的原因采取了措施以及糾正措施的可行性和有效性。

例如，某一生產(chǎn)車間使用高壓氣瓶時(shí)，在搬運(yùn)中直接用叉車鏟運(yùn)，存在嚴(yán)重的危險(xiǎn)隱患，審核員判定為搬運(yùn)工具及運(yùn)送方法不能保證安全。如果車間主任提出的糾正措施建議是“召開(kāi)大會(huì)、小組提保證、個(gè)人些保證書(shū)”之類的糾正措施，審核員就不應(yīng)加以認(rèn)可，因?yàn)檫@種糾正措施不是針對(duì)造成不符合的原因加以改進(jìn)，而只是在表面上作文件，是不可能生效的。如果車間主任提出的糾正措施是“改建廠房，增設(shè)一套懸掛式輸送機(jī)系統(tǒng)”，則這樣的措施也是不現(xiàn)實(shí)的，不僅投資大，建設(shè)時(shí)間長(zhǎng)，而且可行性也不好。審核員對(duì)這種建議也不能認(rèn)可。內(nèi)審員的這種認(rèn)可實(shí)際上可以在參與討論糾正措施建議時(shí)進(jìn)行。

經(jīng)過(guò)審核員認(rèn)可的糾正措施還要經(jīng)過(guò)管理者代表的批準(zhǔn)。尤其是用人單位全面性的糾正措施或是牽涉到幾個(gè)部門的糾正措施，管理者代表可能還要加以協(xié)調(diào)甚至還要請(qǐng)示最高管理層決定，所以批準(zhǔn)的手續(xù)是必要的。經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，該措施計(jì)劃正式成立，即糾正措施建議變?yōu)檎降募m正措施計(jì)劃，有關(guān)部門就應(yīng)組織落實(shí)實(shí)施。

4．糾正措施的實(shí)施

糾正措施分為短期和長(zhǎng)期兩種。短期的糾正措施是在發(fā)現(xiàn)不符合后，針對(duì)直接原因，立即采取糾正措施。而長(zhǎng)期糾正措施則是針對(duì)潛在原因采取預(yù)防措施，防止類似不符合項(xiàng)的發(fā)生。糾正措施的實(shí)施應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)完成，對(duì)需要長(zhǎng)期才能完成的，還應(yīng)就每一階段要達(dá)到的目標(biāo)作出規(guī)定。

在不符合項(xiàng)報(bào)告的糾正措施計(jì)劃中，一般只包括短期糾正措施，也可能兩種措施都有，但實(shí)施的次序是先完成短期糾正措施計(jì)劃，然后完成措施的。對(duì)于短期糾正措施的實(shí)施期限一般規(guī)定為15天，也有的單位規(guī)定期限為30天，這就視各單位具體情況而定。

對(duì)糾正措施實(shí)施情況所進(jìn)行的跟蹤審核，一般是指短期糾正措施的實(shí)施，但在下一次內(nèi)審時(shí)，會(huì)重新評(píng)價(jià)措施實(shí)施的有效性，這時(shí)將涉及長(zhǎng)期糾正措施計(jì)劃是否己實(shí)施的問(wèn)題。

在糾正措施的實(shí)施過(guò)程中，有些不符合項(xiàng)并非一個(gè)部門所能辦到的，往往需要幾個(gè)部門共同努力，甚至需要一定的財(cái)力、物力的支持。在這種情況下，實(shí)施部門應(yīng)向管理者代表提出，并由管理者代表組織各有關(guān)部門協(xié)調(diào)解決，必要時(shí)，請(qǐng)最高管理者解決。

糾正措施中，若導(dǎo)致體系文件的更改，則應(yīng)按有關(guān)程序規(guī)定進(jìn)行。所有糾正措施實(shí)施活動(dòng)都應(yīng)做好記錄并加以保存。