現(xiàn)場審核后的處理

1．分析整理與中間會

對現(xiàn)場審核獲取的客觀證據(jù)，審核員應及時進行分析、整理，確定哪些可作為不符合項而寫成報告；哪些還缺少足夠的事實，有待于進一步證實或舍棄；哪些是“人為錯誤”造成的個別缺陷；哪些是審核過程中已經(jīng)糾正的缺陷，等等。這些工作應在每天審核結(jié)束前的中間會上進行。參加中間會的人員應有審核人員、陪同人員或管理者代表。會上首先由審核組介紹一天的審核進展情況和發(fā)現(xiàn)的問題，而后與受審核方進行交流，征求其對審核工作的意見。對不符合項報告應要求對方簽字確認。若受審核方對報告內(nèi)容有不同意見，則把不同意見寫在報告上或撤銷事實不充分的不符合項。

2．審核組內(nèi)部會議

在全部現(xiàn)場審核完成之后，審核組要召開內(nèi)部會議。

(1)審核不符合項報告

在內(nèi)部會上，審核員輪流讀出自己所寫的不符合項報告，審核組集體討論和確定最終的不符合項報告。在討論、審核過程中應注意以下幾點：①不符合項的證據(jù)是否充分? ②不符合項內(nèi)容是否詳略得當，簡明扼要，且易于理解? ③違反的規(guī)定要求是否確切?④ 判定是“嚴重不符合”項的證據(jù)是否充足?⑤ 是否便于工作糾正?

對于缺少必要內(nèi)容的，要予以補充；證據(jù)不確切的，寧可不寫；對作為“嚴重不符合”項信心不足的，寧可作為“一般不符合”項。報告中引用的規(guī)定、要求應針對真正原因或便于用人單位采取糾正措施。

(2)判定體系的有效性

審核組內(nèi)部會議要做的另外一項重要工作是判定體系的有效性?，F(xiàn)多采用綜合判定法。

綜合判定法是依照以下三方面工作內(nèi)容來綜合判定體系的有效性。將全部不符合項按以下類別進行分類匯總：a．“嚴重不符合”項的數(shù)目；b．體系不符合的數(shù)目，即缺少必要的程序和作業(yè)指導書；c．在實施過程中不符合項的數(shù)目；d．不符合規(guī)定要求的不符合項的數(shù)目；e．各部門、場所不符合項的數(shù)目。

通過對不符合項進行分類匯總，得出受審核方體系的總貌。

(3)制作不符合項分布表。

(4)判定體系是否體現(xiàn)出持續(xù)改進的指導思想。

判斷體現(xiàn)的持續(xù)改進性，可從以下幾方面來分析：①有無按規(guī)定定期進行內(nèi)部審核和管理評審；②對內(nèi)外部審核及管理評審提出的問題有無及時進行糾正，糾正后效果如何；③用人單位的精神風貌。干部關(guān)心員工、員工對干部信任、員工關(guān)心企業(yè)、員工間團結(jié)和睦等等。

若受審核方有一個良好的精神面貌；能根據(jù)體現(xiàn)運作情況和內(nèi)部客觀條件變更，及時進行內(nèi)部體系審核和管理評審；對審核發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行有效的糾正；那么則可判定該用人單位的管理體系是一個能實現(xiàn)持續(xù)改進的管理體系。

3．審核記錄與報告

(1)審核記錄

審核記錄是職業(yè)安全健康管理體系審核結(jié)果的客觀證據(jù)，是審核組據(jù)以寫出不符合項報告、審核報告等文件的憑據(jù)。

審核記錄通常包括以下幾方面：①首次會議記錄；②中間會議記錄；③審核組內(nèi)部會議記錄；④末次會議記錄；⑤現(xiàn)場審核記錄；⑥審核檢查表；⑦審核筆記。

審核記錄應盡可能全面、具體，應包括全部審核內(nèi)容，并能據(jù)此追溯到所記錄的客觀事實。會議記錄最好使用專門記錄紙，指定專人負責記錄。

審核檢查要附在審核報告上歸檔，一般可直接在上面記錄審核結(jié)果。

審核筆記是審核員個人所作的審核工作記錄，一般記錄有各自的全部審核活動和結(jié)果，這是對審核員的基本要求。審核筆記應盡可能詳細、具體，最好使用統(tǒng)一的專用審核記錄格式。審核筆記除可記錄客觀事實外，還可記錄一些主觀的判斷、疑問和個人打算，以引導下一步的審核。

審核記錄應字跡清楚，容易辨認，易于查閱、保存。審核記錄是審核檔案的一部分，除規(guī)定作為審核報告的附件交認證機構(gòu)歸檔的審核檢查表之外，其它應按規(guī)定要求保存一定期限。

(2)審核報告

審核報告是審核組結(jié)束審核工作后必須編制的一份文件。它是由審核組長起草，認證機構(gòu)審批打印，最后由認證機構(gòu)正式分發(fā)給受審核方。通常，從末次會議到審核報告的正式分發(fā)，一般不超過45天；也有的認證機構(gòu)的審核組在審核現(xiàn)場當場提交審核報告，作法不一。