水利水電工程一般具有工程量大、施工項目多、工序交叉、影響因素多的特點,水文、氣候、交通、通訊、供電、地質條件的變化、設計變更、施工方法的不同、監(jiān)理工程師或業(yè)主的不正確決策都會造成合同內容的變化,這些都給合同管理帶來不便。目前,建筑市場的不完全規(guī)范,一些發(fā)包方利用承包商急于攬工程的心理壓低標價,在合同中附加苛刻條件,合同內容的不完善、不合理,合同分工和職責不明確,更加大了合同管理的難度。合同管理的欠缺或不妥都會給企業(yè)造成損失。有關資料表明,合同管理的成敗與否對工程經濟效益的影響可達工程造價的20%之多,可見合同管理對提高企業(yè)效益的重要性。根據本人對幾年的合同管理工作的體會,要做好合同管理工作應注重以下幾點:
1 在思想上要重視合同管理
施工企業(yè)經營的目的在于不斷地創(chuàng)造利潤、提高經濟效益,其重要途徑之一就是加強合同管理,合同的管理執(zhí)行過程就是企業(yè)不斷提高經濟效益的過程。
2合同管理是一個全過程的管理
2.1投標前要認真分析招標工程的具體情況,完整列出全部工程項目和技術要求及其邊界條件,防止因對招標文件的漏項或理解上的差異造成合同運行中的糾紛。
2.2 在編制標書時,一要重視施工組織設計,二要采用合理的報價策略。施工方法的不同、設備配置的差異,計算出的工程單價就不同。因此,仔細研究工程施工條件,對工程施工從時間上、順序上合理安排;對現場平面和空間上進行合理布置;選擇合理的施工方案;選擇配套合理的施工機械;盡可能減少因施工方法改變而引起合同內容有大的變化。報價時,要結合施工組織設計,選取合適的報價策略,這對方便合同管理減少中標后的風險,提高企業(yè)效益有著十分重要的作用。在國內工程中,施工圖設計常對招標設計進行修改,工程量增減情況很難預計,業(yè)主很有可能對合同工程量進行局部調整,如果某些項目的價格偏低,業(yè)主很有可能增加低價格的項目工程量而減少高價格的項目工程量,一般情況下,在總量不變的前提下,單項工程量增減不改變合同價格。這樣,承包商便會受到損失。其解決辦法為:確信業(yè)主要增加的項目,單價可以高一些,其余項目的單價可以低一些,以保持總標價不變;在同一標段中,同種類型的項目如各種不同級別的巖石開挖;不同級配、標號的混凝土填筑;不同級配的土石料填筑;不同標號的磚、塊石、條石砌體單價不宜相差太大,以減少中標后的風險。
2.3在簽訂合同中,要嚴格執(zhí)行國家工商局和建設部聯合頒發(fā)的《關于發(fā)布建設工程施工合同示范文本的通知》及兩個附件,附件一:《建設工程施工合同(SF?—91—0201)》:附件二:《建設工程施工合同條件》和《建設工程施工合同協(xié)議條款》。以保證工程建設合同訂立的全面性、準確性和完整性。合同內容應簡明扼要,用詞準確,合同條款應力求商務上的嚴密性和技術上的可操作性。標外工程的計費、工程價差調整、索賠條件、開工日期確定、有關工期順廷條件等都應寫清楚,為今后的合同正常履行打下基礎。
2.4合同管理的成敗與否關鍵在于履約階段,許多損失和索賠都是由于施工合同管理的不當而引起的,所以,施工過程中應正確地進行合同管理,其主要有以下幾個方面:
(1)在合同實施前,從簽訂到履行應層層交底,使各級合同管理人員都熟悉合同。在實施過程中,合同內容的變動要及時從下到上進行反饋。
(2)做好招標文件、來往信函、施工文件、施工大事記等資料的保管工作。
(3)審查業(yè)主和監(jiān)理工程師簽發(fā)的施工圖、文件、技術要求等,并與招標文件相比較,有無重大變動,是否超出合同范圍。
(4)收集雨情資料、洪水資料,并與招標水文氣象條件比較,是否有超標情況。
(5)開挖施工中,看地質情況與招標條件是否相符。
(6)審查業(yè)主制定的主材消耗指標,看是否與招標文件、施工實際情況相符。
(7)合同管理人員要掌握施工動態(tài),熟悉施工現場,做好現場記錄,特別是施工條件變化,工程量增減等方面的原始記錄和資料的收集、整理、分析,為正常結算或索賠工作提供依據。
(8)認真分析逐月工程量簽認與實際情況是否相符合,工程結算款是否及時支付。單項工程完工后,及時校對工程量的增減情況。
(9)不斷研究合同的執(zhí)行情況,及時并適當地糾正不符合合同規(guī)定的事項,并按合同原意提出修正辦法,實事求是、合情合理地向業(yè)主和監(jiān)理工程師交涉。
(10)加強對不可預見因素的分析和應付準備。
(11)加強對施工中新增項目的管理。對新增項目要講究時效原則,要及時督促監(jiān)理工程師和業(yè)主審批施工方案和報價,以便于及時進行工程款結算。
(12)對因非承包商的責任而引起的損失要及時、合理地進行索賠,索賠過程實際上就是合同的執(zhí)行管理工作過程。要敢于索賠、善于索賠、正確運用索賠來維護企業(yè)利益。
(13)加強技術文件的管理
技術文件是合同文件的一部分,技術文件一經簽發(fā)便產生合同效力,企業(yè)經營的目的在于取得效益,技術文件的制定必須結合企業(yè)的效益來考慮。部分技術干部市場經濟觀念不強,或受專業(yè)的限制,使一些技術文件考慮施工方法可行性多,而對它產生的經濟效果考慮少。因此,重要技術文件經合同管理部門做經濟核算后再上報業(yè)主和監(jiān)理工程師是很有必要的。
3 用復合型人才進行合同管理,努力提高合同管理水平
3.1合同管理人員應德才兼?zhèn)洌枷胨刭|好。
3.2合同管理人員應有一定的建筑專業(yè)知識,有一定的施工經驗,懂概預算原理,懂工程經濟,有一定的法律知識(特別是經濟合同法、稅法)及公關能力,工作勤奮、善于思考,才能正確理解合同條款,不斷地研究合同的邊界條件。找出合同中“開口”的地方,及時發(fā)現并合理地解決合同管理中出現的問題。在工作中善于同業(yè)主及監(jiān)理工程師打交道,對有爭議的問題,既堅持原則,盡力爭取,又保持清醒的頭腦,防止矛盾激化,促成爭議及時合解。
3.3合同管理人員應參與招投標設計,了解招投標的全過程,熟悉報價策略,明確報價的組成,這對于今后的合同管理有著積極的作用,在合同履行期間,合同管理人員應相對固定,合同未履行完不宜作人員調動,特殊情況先要做好工作交接,合同管理人員要參與索賠資料的收集、索賠文件的編寫和索賠談判。工程完工以后,對合同的執(zhí)行情況寫出總結報告,這對于提高合同管理人員的素質和管理水平會起到積極的作用。
3.4合同管理人員應會使用計算機,利用先進技術,提高工作效率,規(guī)范合同管理工作,使合同登錄、查詢、統(tǒng)計全部電算化。
3.5合同管理人員要持證上崗,定期培訓,不斷學習新的理論、政策、法規(guī)。合同管理人員之間要相互學習,多交流經驗,不斷提高管理水平。