為規(guī)范車(chē)站辦公用品的采購(gòu)、保管、領(lǐng)取和使用,確保辦公所需,倡導(dǎo)勤儉節(jié)約、物盡其用,杜絕鋪張浪費(fèi)、大手大腳。管好用好辦公物品。特制定辦公用品管理制度。
一、 辦公用品的采購(gòu)
1、辦公室所有辦公用品的采購(gòu)工作,統(tǒng)一在車(chē)站領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行。
2、堅(jiān)持實(shí)行集體采購(gòu)制度。急用現(xiàn)買(mǎi)零散性采購(gòu)實(shí)行雙人采購(gòu)制度;大宗、批量、貴重物品由車(chē)站領(lǐng)導(dǎo)在采購(gòu)地點(diǎn)、規(guī)格型號(hào)和質(zhì)量?jī)r(jià)格上予以把關(guān),全程參與采購(gòu)工作;相關(guān)科室也要派人參與采購(gòu)工作;必要時(shí),可邀請(qǐng)有關(guān)專(zhuān)業(yè)人員參與。
3、嚴(yán)格采購(gòu)審批制度。隨用隨買(mǎi)的個(gè)別零散性采購(gòu)。一次性支出在200元以下的。由辦公室后勤人員負(fù)責(zé)購(gòu)買(mǎi);一次性支出在200元以上、1000元以下的,由分管站長(zhǎng)審批,辦公室后勤人員購(gòu)買(mǎi);凡支出在1000元以上的,由站辦會(huì)議審批,分管站長(zhǎng)及辦公室后勤人員一同購(gòu)買(mǎi)。
4、采購(gòu)工作要科學(xué)、合理,增強(qiáng)透明度。采購(gòu)前。應(yīng)做好市場(chǎng)調(diào)查,充分掌握欲購(gòu)物品的性能、價(jià)格及附加優(yōu)惠條件。貨比三家,講價(jià)壓價(jià),努力達(dá)到貨真價(jià)實(shí),物美價(jià)廉。本地有的物品,只有當(dāng)因差價(jià)節(jié)省的錢(qián)超過(guò)交通運(yùn)輸成本時(shí),方可派人派車(chē)到外地采購(gòu)。
5、辦公用品采購(gòu)的一般程序?yàn)椋盒栌冒嘟M向辦公室后勤人員提出購(gòu)物申請(qǐng)→辦公室后勤人員確認(rèn)庫(kù)存無(wú)可用或可替代的物品后按照規(guī)定權(quán)限辦理審批,并報(bào)告車(chē)站領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)成員→在車(chē)站領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督指導(dǎo)下實(shí)施采購(gòu)→所購(gòu)物品采購(gòu)人和驗(yàn)收人各自在發(fā)票上簽字→有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按規(guī)定批準(zhǔn)權(quán)限審簽→財(cái)務(wù)核銷(xiāo)。
二、 辦公用品的保管
1、辦公用品由辦公室后勤人員負(fù)責(zé)保管(辦公自動(dòng)化器材除外)。
2、庫(kù)存辦公用品的種類(lèi)和數(shù)量要科學(xué)確定,合理控制。常用、易耗、便于保管和適于批量采購(gòu)的辦公用品可適量庫(kù)存。要避免不必要的儲(chǔ)存或過(guò)量積壓,確保供應(yīng)好、周轉(zhuǎn)快、消耗低費(fèi)用省。
3、批量購(gòu)入的辦公用品應(yīng)即時(shí)入庫(kù)存儲(chǔ),在(辦公用品登記本)上如實(shí)填寫(xiě)接收物品的名稱(chēng)、規(guī)格、單價(jià)和數(shù)量,并簽字。
4、加強(qiáng)對(duì)辦公舊物的管理。階段性使用和暫時(shí)閑置的物品要妥善保管,隨時(shí)待用;各班組替換下的各類(lèi)辦公設(shè)備交由車(chē)站指定的后勤人員保管,登記造冊(cè),修舊利廢,充分利用。
5、定期進(jìn)行辦公用品庫(kù)房盤(pán)點(diǎn),確保帳物相符。隨時(shí)掌握庫(kù)存物品的數(shù)量、質(zhì)量和需求情況,適時(shí)增加庫(kù)存,保障供給。
三、辦公用品的領(lǐng)取
1、領(lǐng)取的原則是:工作任務(wù)清楚,使用目的明確,一次一領(lǐng),隨用隨領(lǐng),用多少領(lǐng)多少,專(zhuān)領(lǐng)專(zhuān)用。
2、領(lǐng)取時(shí),領(lǐng)取人須在〈辦公用品領(lǐng)取登記本〉上寫(xiě)明日期、領(lǐng)取物品名稱(chēng)及規(guī)格、數(shù)量、用途等項(xiàng)并簽字。
3、辦公用品管理部門(mén)及人員應(yīng)堅(jiān)持原則,照章辦事,嚴(yán)格控制辦公用品的領(lǐng)取數(shù)量和次數(shù),保證辦公需要。對(duì)于消耗品,可根據(jù)歷史記錄和經(jīng)驗(yàn)法則設(shè)定領(lǐng)取基準(zhǔn)。明顯超出常規(guī)的申領(lǐng),領(lǐng)取人應(yīng)作出解釋?zhuān)駝t保管員有權(quán)拒付。
4、領(lǐng)取的非消耗性辦公用品(如訂書(shū)器、計(jì)算器、剪刀、臺(tái)歷等)應(yīng)列入移交,如重復(fù)申領(lǐng),應(yīng)說(shuō)明原因或憑損毀原物以舊換新,杜絕虛報(bào)冒領(lǐng)。
5、大件物品領(lǐng)取后,應(yīng)列入車(chē)站固定資產(chǎn)管理序列,明確責(zé)任人。辦公用品領(lǐng)取后發(fā)現(xiàn)不適用或未用完部份應(yīng)立即退還給保管員,保管人員根據(jù)情況予以調(diào)換或收回入庫(kù)。
6、為接受民主監(jiān)督,強(qiáng)化節(jié)約意識(shí),每季度通報(bào)1次辦公用品出入庫(kù)數(shù)額和各科室領(lǐng)?。ㄙ?gòu)置)情況。
四、辦公用品的使用
1、使用辦公用品應(yīng)以站為家,牢固樹(shù)立節(jié)約光榮、浪費(fèi)可恥的思想,在日常工作中,處處精打細(xì)算,提倡節(jié)省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢(qián),努力降低辦公成本。
2、辦公用品應(yīng)為辦公所用,不得據(jù)為已有,挪作私用;不得用辦公設(shè)備干私活,謀私利;不許將辦公用品隨意丟棄廢置。
3、精心使用辦公設(shè)備,認(rèn)真遵守操作規(guī)程,及時(shí)關(guān)閉電源。定期維護(hù)保養(yǎng),最大限度的延長(zhǎng)辦公設(shè)備、用品使用壽命。
4、辦公用品使用要物有所值,物盡其用,不要大材小用,貴材賤用。復(fù)印紙應(yīng)用于復(fù)印,不得用做草紙、包裝紙;大頭針、曲別針等要反復(fù)使用;紙張可雙面利用,修改校對(duì)稿可先用廢舊紙張打印等,充分發(fā)揮各種辦公用品的最大使用效率。
5、印制文件材料要有科學(xué)性和計(jì)劃性。要根據(jù)文件材料印制要求及數(shù)量選擇合適的印制方式,既要方便快捷,又要使成本最低。并力求使印制數(shù)與需用數(shù)基本相符,略有余富,避免不必要的浪費(fèi)。
6、對(duì)于高檔耐用辦公用品,科室間應(yīng)盡量協(xié)調(diào)相互借用,一般不得重復(fù)購(gòu)置。使用中辦公設(shè)備出現(xiàn)故障,由原采購(gòu)人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和聯(lián)系退換、保修、維修、配件事宜;因使用不當(dāng),人為造成設(shè)備損壞的,直接責(zé)任人應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任。