1目的

為加強(qiáng)公司文件檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，更好地為企業(yè)建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

2適用范圍

適用于公司各部門(mén)及崗位。

3職責(zé)

3.1辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

3.2辦公室負(fù)責(zé)公司文件檔案的歸檔管理，為各部門(mén)提供檔案服務(wù)，負(fù)責(zé)公司檔案的歸口管理。

3.3檔案管理員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)對(duì)所保管檔案進(jìn)行全面核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤，由分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行監(jiān)交，辦理檔案移交手續(xù)。

4內(nèi)容

4.1公司文件材料的形成與標(biāo)識(shí)

4.1.1凡是反映企業(yè)工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文書(shū)材料，應(yīng)由各部門(mén)按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理，及時(shí)送交辦公室；

4.1.2公司檔案是指在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理等活動(dòng)中形成具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子及其他載體的文件材料，包括文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、電子檔案、聲像檔案等；

4.1.3辦公室負(fù)責(zé)接收外來(lái)文件和各部門(mén)遞交的文件材料，按時(shí)間順序在材料上標(biāo)明序號(hào)，易于查找；

4.1.4公司檔案設(shè)置十二個(gè)一級(jí)類目（附表），并根據(jù)檔案特點(diǎn)和保管要求，劃分永久、長(zhǎng)期、短期三類歸檔存放；

4.1.50—3類歸檔的文件材料，由相關(guān)人員收集、整理、預(yù)立卷，次年六月底前移交檔案室；

4.1.65—7類（4產(chǎn)品類空缺）設(shè)備檔案要求在重大設(shè)備開(kāi)箱時(shí)，技術(shù)檔案人員必須參加，并對(duì)隨機(jī)技術(shù)資料進(jìn)行核對(duì)整理歸檔?；?xiàng)目檔案從建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)開(kāi)始，檔案部門(mén)應(yīng)跟蹤收集，參與項(xiàng)目的初步驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收，在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)交辦公室檔案室。凡歸檔的資料不完整或不正確的工程，不得驗(yàn)收合格；

4.1.7會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后由財(cái)務(wù)金融部按照歸檔要求整理立卷、裝訂成冊(cè)，形成會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案移交目錄移交檔案室統(tǒng)一管理。會(huì)計(jì)檔案交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在移交清冊(cè)上簽名或蓋章；

4.1.8聲像、實(shí)物等專門(mén)檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或年底向檔案室移交。

4.1.9重要文件舉例：

（1）上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；

（2）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料；

（3）公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來(lái)往信件、合同、協(xié)議；

（4）會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決定等；

（5）公司制定的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；

（6）公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件；

（7）公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；

（8）公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)電子盤(pán)片等）、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料；

（9）公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；

（10）公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電話記錄，以及公司對(duì)外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等；

（11）公司基本建設(shè)工程施工竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；

（12）公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；

（13）公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

（14）公司制定的章程、制度等文件材料；

（15）公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；

（16）公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；

（17）公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)；

（18）公司重大活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等；

（19）公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件。

4.2文件材料的歸檔

4.2.1文書(shū)檔案按年度立卷歸檔，各部門(mén)在工作中形成的文書(shū)材料在次年二月底前全部移交至辦公室統(tǒng)一管理，對(duì)重要的檔案資料，拷貝后送交檔案室保管；

4.2.2辦公室對(duì)移交的檔案資料必須認(rèn)真驗(yàn)收，確保文書(shū)材料的完整性；

4.2.3對(duì)規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定進(jìn)行移交集中管理，不得由承辦部門(mén)或個(gè)人分散保存；

4.2.4歸檔的文件、材料、圖表要求字跡工整、清晰，符合書(shū)寫(xiě)格式，禁止用鉛筆、圓珠筆和純藍(lán)墨水等不耐久字跡材料書(shū)寫(xiě)，以保持檔案材料的耐久性；

4.2.5接收檔案要按照移交目錄驗(yàn)收，做到帳物相符，并辦理移交手續(xù)。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案管理員應(yīng)會(huì)同相關(guān)經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任；

4.2.6文件材料立卷歸檔后，檔案室應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類、編目、上架；

4.2.7會(huì)議召集部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知檔案人員參加基建項(xiàng)目竣工會(huì)、設(shè)備開(kāi)箱交接會(huì)，收集項(xiàng)目技術(shù)文件和資料。

4.3文件/檔案的管理

4.3.1檔案柜必須具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害生物和防污染等安全措施；

4.3.2存放檔案必須有專用加鎖柜，箱柜排列要整齊規(guī)范、便于查找；

4.3.3定期檢查檔案的保管狀況，做到帳物相符，對(duì)破損檔案及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制。

4.4文件/檔案的借閱利用

4.4.1借閱者必須嚴(yán)格辦理借閱登記手續(xù)，凡要借閱檔案，必須詳細(xì)填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，查閱完畢，盡快還回，以防遺失；

4.4.2外單位借用本單位檔案須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，填寫(xiě)《檔案借用申請(qǐng)表》；

4.4.3按規(guī)定進(jìn)行檔案查閱、復(fù)制登記手續(xù)，查閱或者復(fù)制檔案的人員嚴(yán)禁在檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。

4.5文件/檔案的銷毀

4.5.1根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)每五年一次，在董事長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案管理部門(mén)和有關(guān)部門(mén)專業(yè)人員共同組成鑒定、銷毀小組，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定與銷毀；

4.5.2銷毀失去保存價(jià)值的檔案，須由鑒定銷毀小組提出意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷毀登記表》，經(jīng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣并簽名以示負(fù)責(zé)。

4.6文件的管理

4.6.1本公司為確保文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別，由辦公室編制“有效文件清單”，注明其現(xiàn)行修訂狀態(tài)。

4.6.2為確保在使用處可獲得有關(guān)版本適用文件，本公司控制如下：

（1）對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)需使用的文件，由辦公室負(fù)責(zé)將文件復(fù)制后發(fā)放到各部門(mén)及崗位，并在“文件發(fā)放（回收）登記表”上登記。

（2）文件分“受控”和“非受控”，在發(fā)放前應(yīng)加蓋“受控”章或“非受控”章，并注明發(fā)放號(hào)。

（3）“受控”文本僅限本公司內(nèi)部使用，不得隨意借出和復(fù)制，公司內(nèi)不得使用未加蓋“受控”章的復(fù)印件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即收回銷毀。

（4）對(duì)“非受控”文本，本公司僅負(fù)責(zé)在發(fā)放時(shí)是最新有效文件，但不再負(fù)責(zé)更改換版的控制。

（5）因破損而重新領(lǐng)用的新文件分發(fā)號(hào)不變，由所屬部門(mén)至辦公室辦理補(bǔ)領(lǐng)手續(xù)，并說(shuō)明原因，在補(bǔ)發(fā)文件時(shí)，應(yīng)給新的分發(fā)號(hào)，并注明已丟失的文件的分發(fā)號(hào)作廢，必要時(shí)，將作廢文件分發(fā)號(hào)通知各部門(mén)。

（6）文件的回收也應(yīng)在“文件發(fā)放（回收）登記表”上登記。

4.6.3文件的更改和換版

（1）當(dāng)文件需要更改時(shí)，由文件更改提出部門(mén)填寫(xiě)“文件更改申請(qǐng)/審批單”，說(shuō)明更改原因和更改內(nèi)容，由原審批人員進(jìn)行評(píng)審和審批，當(dāng)授權(quán)其他部門(mén)審批時(shí)，必須提供必需的背景資料。

（2）文件更改批準(zhǔn)后，由相關(guān)部門(mén)實(shí)施更改，對(duì)原受控文件逐一進(jìn)行換頁(yè)更改。

（3）文件經(jīng)過(guò)多次更改或大幅度更改須進(jìn)行換版，按相關(guān)制度和條款的規(guī)定重新審批、發(fā)放，并收回舊版本文件。

（4）文件的修訂、評(píng)審按《安全生產(chǎn)規(guī)章制度和操作規(guī)程評(píng)審和修訂管理規(guī)定》執(zhí)行。

4.6.4文件的作廢

（1）作廢文件由辦公室負(fù)責(zé)回收，并在作廢文件上加蓋“作廢”章。

（2）作廢文件除留1份存檔外，其余經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由辦公室銷毀，防止作廢文件的非預(yù)期使用，辦公室在“文件記錄銷毀單”上做好登記。

（3）對(duì)留存的作廢文件還應(yīng)加蓋“保留”章。

4.6.5文件各使用部門(mén)應(yīng)確保文件清晰、整潔和完好。

5相關(guān)記錄

5.1《文件/檔案借用申請(qǐng)表》

5.2《文件/檔案借閱登記表》

5.3《文件/檔案銷毀登記表》

5.4《有效文件清單》

5.5《文件發(fā)放（回收）登記表》

文件/檔案借用申請(qǐng)表

文件/檔案借閱登記表

文件/檔案銷毀登記表

有效文件清單

文件發(fā)放（回收）登記表