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公司文件檔案管理制度

  
評論: 更新日期:2020年02月07日

1.目的

為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,結(jié)合公司實際工作情況,特制定本制度。

2.范圍

公司在籌備、成立、生產(chǎn)、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

3.內(nèi)容

3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應(yīng)進(jìn)行檔案管理:主要安全生產(chǎn)文件、風(fēng)險評價信息;培訓(xùn)記錄;標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評價報告;事故調(diào)查報告;檢查、整改記錄;職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護(hù)記錄;安全生產(chǎn)會議記錄;安全活動記錄;法定檢測記錄;關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案;應(yīng)急演習(xí)信息;承包商和供應(yīng)商信息;維護(hù)和校驗記錄;技術(shù)圖紙;人員資格證;安全評價報告等。

3.2公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,并定期交行政部集中管理,任何人不得拒絕歸檔。

3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。

3.4歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、基建和生產(chǎn)管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。

3.5歸檔文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律,保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。

3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

3.7歸檔的文件材料必須為正本,本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

3.8歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

3.9非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

3.10外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔,無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

3.11為便于保管和利用,歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良,紙面清潔,書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水,禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

3.12歸檔范圍及保管期限

3.13歸檔時間:

(1)管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔。

(2)凡專項工程、專題項目等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項目負(fù)責(zé)人審定后向行政部移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

(3)外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調(diào)試后歸檔。

(4)工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。

(5)每年形成的財務(wù)檔案,由行政部及有關(guān)部門保存一年,在下一年的第一季度內(nèi)向行政部移交歸檔。

(6)電子文件邏輯歸檔實時進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

(7)榮譽(yù)檔案由給合辦收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

(8)聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。

(9)相關(guān)會議(技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議),在會議結(jié)束后歸檔。

(10)外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。

(11)變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。

(12)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

(13)公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

3.14檔案查(借)閱制度

檔案借閱是行政部的日常業(yè)務(wù)工作,是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式,為做好檔案管理工作,特制訂如下制度:

(1)凡本公司有關(guān)人員,因工作需要借閱檔案者,一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度,取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字,同時做登記。

(2)本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者,須辦理相關(guān)手續(xù),超過兩天以上歸還者,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。

(3)借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

(4)外單位借閱檔案者,須持單位介紹信,且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,只限在本室查閱,一律不外借,且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出。

(5)凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

3.15檔案的保密制度

(1)凡屬密級檔案,必須正確地標(biāo)明密級,并妥善存放。

(2)非綜合行政部人員不得隨便進(jìn)入行政部,行政部門窗及箱柜應(yīng)及時關(guān)鎖。

(3)全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定,不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。

(4)凡查閱密級檔案,均須辦理審批和借閱手續(xù),一般只允許在閱檔室查閱,不得帶出或復(fù)制,確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

(5)查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù),違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

(6)檔案人員要忠于職守,認(rèn)真執(zhí)行各項保密制度。

(7)定期對保密檔案保管情況進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

3.16行政部管理制度

(1)檔案存入檢查:

1)檔案出入行政部要清點、登記。

2)定期對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查,做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施,保證檔案的安全。

(2)行政部管理:

1)行政部未經(jīng)許可,外來人員不得擅自進(jìn)入。

2)檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀,便于調(diào)卷。

3)行政部門窗須安裝窗簾,行政部內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100lx。

4)避免光線直射檔案,更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

5)行政部嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物,必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙,定期檢查,杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

8)行政部須做到八防:防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

9)做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時、科學(xué)的統(tǒng)計工作。

10)建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。

3.17檔案鑒定、銷毀制度

(1)根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定,編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

(2)保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限,保管期限從長。

(3)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。

(4)檔案通過鑒定,要求保管期準(zhǔn)確,案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確,不完整,應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門修改、補(bǔ)充。

(5)銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握,慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報總經(jīng)理審批。銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷,防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷,并在清冊上簽字。

3.18檔案工作人員崗位職責(zé)

(1)認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策,堅持以法治檔,忠于職守,全心全意為本部門各項工作做好服務(wù)。

(2)負(fù)責(zé)管理本部門的檔案,做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

(3)積極做好檔案的服務(wù)利用工作,編制必要的檢索工具和參考資料,及時準(zhǔn)確地提供利用。

(4)做好檔案的“八防”工作,確保檔案的完整與安全。

(5)嚴(yán)格遵守“保密制度”工作,未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自擴(kuò)大檔案的借閱范圍,不得泄露檔案的保密內(nèi)容。

(6)負(fù)責(zé)對本部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

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