為加強(qiáng)計(jì)算機(jī)設(shè)備管理,提高設(shè)備使用壽命,確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn),保證公司各 部門日常工作的順利開展,特制訂此規(guī)定。
一、計(jì)算機(jī)設(shè)備是指服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計(jì)算機(jī)主機(jī)(包括機(jī)箱內(nèi)的各種芯片、各種 功能卡、內(nèi)存、硬盤、光驅(qū))、顯示器、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀、UPS、掃描儀、傳真機(jī)、 監(jiān)控設(shè)備、考勤機(jī)等。
二、公司所有的計(jì)算機(jī)設(shè)備必須建立檔案,并對設(shè)備的變更和領(lǐng)用進(jìn)行記錄。公司的 設(shè)備檔案需集中存檔。新增設(shè)備必須在領(lǐng)用前建立設(shè)備檔案。公司設(shè)備的變更必須及時(shí)登 記備案。
三、計(jì)算機(jī)設(shè)備的配備原則
1、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備根據(jù)主機(jī)廠要求及區(qū)域要求配備;
2、復(fù)印機(jī)、投影儀各公司配備不得超過一臺(tái);
3、各公司機(jī)房(特別是有服務(wù)器的機(jī)房)及沒有在機(jī)房的服務(wù)器必須配備 UPS,財(cái)務(wù) 部關(guān)鍵電腦(臺(tái)式機(jī))需配備 UPS;
4、打印機(jī)除售后前臺(tái)、保險(xiǎn)部外,其他部門原則上打印機(jī)全部共享使用,不單獨(dú)給 某一個(gè)人配備。如有特殊情況可酌情申請;
5、傳真機(jī)原則上每個(gè)店配備一臺(tái);
6、掃描儀原則上可配備三臺(tái),一臺(tái)融資租賃使用、一臺(tái)XX使用(公用)、一臺(tái)財(cái)務(wù) 使用(稅務(wù)沒有要求的暫不配備);
7、電腦的配備標(biāo)準(zhǔn)按照上??偛拷y(tǒng)一要求辦理,電腦的配備原則為:
(1)筆記本電腦的配備原則為:店總經(jīng)理、銷售經(jīng)理、站長、市場經(jīng)理、大客戶經(jīng) 理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、主管會(huì)計(jì)、店人事負(fù)責(zé)人及內(nèi)訓(xùn)師。各店可根據(jù)實(shí)際情況申請一臺(tái)公用筆 記本電腦做為員工培訓(xùn)或出差使用;
(2)臺(tái)式電腦的配備原則為:滿足主機(jī)廠對電腦配備的最低要求外,融資租賃部、 網(wǎng)電營銷、財(cái)務(wù)部、客服部、店面人事XX部根據(jù)人員編制可申請每人一臺(tái)電腦;保險(xiǎn)部 除保險(xiǎn)公司提供的電腦外,其余沒有電腦的人員可申請配備;銷售部除銷售顧問外(展廳 經(jīng)理、銷售內(nèi)勤等)可每人申請一臺(tái)電腦;銷售顧問在沒有主機(jī)廠要求的前提下,銷售顧 問可三人使用一臺(tái)電腦;銷售倉儲(chǔ)可申請一臺(tái)電腦;售后維修部除根據(jù)主機(jī)廠要求配備電 腦。其余崗位或各店所明確配備電腦數(shù)量的崗位可根據(jù)各店業(yè)務(wù)量酌情申請。
四、計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用規(guī)定
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1、分配到個(gè)人或部門使用的設(shè)備必須首先辦理領(lǐng)用手續(xù),設(shè)備使用人負(fù)責(zé)對計(jì)算機(jī) 設(shè)備的安全和完整性負(fù)有責(zé)任。部門共用或?yàn)樗斯灿玫挠?jì)算機(jī)設(shè)備應(yīng)指定專人管理,被 指定人對這些設(shè)備的安全及完整性負(fù)有責(zé)任。每人必須愛護(hù)、珍惜分配給自己使用的計(jì)算 機(jī)設(shè)備。
2、每人原則上只能使用本部門分配的計(jì)算機(jī)。非必要時(shí),不能將機(jī)器交由他人操作
(特別是非本部門人員)。未經(jīng)當(dāng)事人同意,不能擅自在他人的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作。
3、所有計(jì)算機(jī)設(shè)備,未經(jīng)計(jì)算機(jī)中心授權(quán)同意,不得擅自改變位置、拆、換任何零 件、配件、外設(shè)。不論該行為是否對設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)造成影響,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),將嚴(yán)肅處理。 4、每天上下班,按正常程序開關(guān)主機(jī)、顯示器、打印機(jī)及其他外設(shè)。無特殊情況下
班后計(jì)算機(jī)設(shè)備必須關(guān)閉,如果特殊情況需要提前跟計(jì)算機(jī)中心備案。
5、要保證計(jì)算機(jī)使用環(huán)境通風(fēng),臺(tái)式主機(jī)旁無雜物,注意防塵、防水、防潮。杜絕一 切火源,以防意外事故的發(fā)生。
五、計(jì)算機(jī)設(shè)備維護(hù)電腦維護(hù):
1、計(jì)算機(jī)設(shè)備在長時(shí)間不用的情況下,請關(guān)閉計(jì)算機(jī)設(shè)備,并切斷電源;
2、筆記本電腦不得在開機(jī)狀態(tài)下進(jìn)行移動(dòng),需要移動(dòng)時(shí),先將計(jì)算機(jī)進(jìn)入休眠狀態(tài) 或關(guān)機(jī),否則由此引發(fā)的硬盤故障,個(gè)人支付購買新硬盤和數(shù)據(jù)恢復(fù)的費(fèi)用。
3、工作中突然停電時(shí)必須立即關(guān)掉電源開關(guān)及所有計(jì)算機(jī)設(shè)備。
4、計(jì)算機(jī)設(shè)備的啟用應(yīng)遵照以下順序:先開總閘開關(guān),其次開 UPS 電源設(shè)備,第三 開打印機(jī)等外接設(shè)備,第四開顯示器,第五開計(jì)算機(jī)主機(jī);關(guān)閉時(shí)順序相反。
5、各種設(shè)備與電腦主機(jī)連接時(shí),必須是斷電狀態(tài),否則有可能損壞設(shè)備。其中要特 別注意:絕對禁止在電腦和電腦外設(shè)都帶電的情況下拆裝打印機(jī)的通訊電纜。
6、每年對臺(tái)式機(jī)主機(jī)進(jìn)行一次除塵處理;
7、每周一對計(jì)算機(jī)進(jìn)行表面清潔,定期清除計(jì)算機(jī)上的臟物; 復(fù)印機(jī)維護(hù):
(1)、禁止私自復(fù)印公司機(jī)密資料和非公司資料,重要原始憑證、公司公文、公司資 質(zhì)材料等,需要部門主管核準(zhǔn)方可復(fù)印掃描或發(fā)送傳真,并且需要復(fù)印機(jī)管理人員核對無 誤后方可進(jìn)行操作。
(2)、復(fù)印完畢后,無他人繼續(xù)使用時(shí),請按節(jié)能鍵進(jìn)入節(jié)電模式。
(3)、為防止機(jī)器卡紙、禁止使用非復(fù)印紙、已褶皺復(fù)印紙、帶訂書針紙張。
(4)、注意保持機(jī)器周圍清潔衛(wèi)生,在每次使用后,請使用者自行清理產(chǎn)生的廢紙、 臟紙。商業(yè)機(jī)密相關(guān)的廢頁、殘頁需要用碎紙機(jī)粉碎銷毀,不得隨意丟棄。
(5)、大量打印復(fù)印時(shí),需要先打印復(fù)印一份,檢查無誤后,方可繼續(xù)進(jìn)行后續(xù)份數(shù) 的操作,以避免大量紙張和耗材的浪費(fèi)。如果發(fā)現(xiàn)不按此規(guī)定,造成使用設(shè)備大量輸出: 排板錯(cuò)誤、文字錯(cuò)誤、格式錯(cuò)誤稿件的情況,將按照耗材浪費(fèi)程度,進(jìn)行同等耗材價(jià)格的 懲罰性罰款,向XX部繳納罰金,不繳納者從當(dāng)月工資中扣除。
(6)、設(shè)備原則上只對公司內(nèi)部開放使用,外部人員如需使用,需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后 方可使用,由設(shè)備日常管理員進(jìn)行監(jiān)督執(zhí)行。
(7)、打印復(fù)印傳真一體機(jī)日常清潔工作,由各公司XX部進(jìn)行日常維護(hù),保持機(jī)器 外觀清潔。
(8)、定期(如每季度或復(fù)印張數(shù)到 20000 張時(shí))請專業(yè)公司進(jìn)行內(nèi)部清潔、維護(hù)、 耗材添加等工作;日常使用出現(xiàn)問題,由各公司 IT 人員診斷故障原因,避免將小故障擴(kuò) 大化,影響使用。
投影機(jī)維護(hù):
(1)禁止在投影機(jī)附近吸煙,以防煙灰進(jìn)入 LCD 的表面,令畫面出現(xiàn)污點(diǎn)。
(2)禁止 關(guān)機(jī)后再開動(dòng),以防 燈泡受電壓沖擊,縮短使用壽命,如需要再使用應(yīng)在關(guān) 機(jī)后約 5 分鐘才再開機(jī)。
(3)禁止在用完投影機(jī)后就立刻關(guān)燈、關(guān)冷氣兼拔出投影機(jī)的插頭離開,應(yīng)將投影機(jī) 繼續(xù)插在電源上,令機(jī)器維持在待機(jī)狀態(tài),以便投影機(jī)繼續(xù)開動(dòng)風(fēng)扇為燈泡散熱,應(yīng)在關(guān) 機(jī)風(fēng)扇停止轉(zhuǎn)動(dòng)后再切斷電源。
打印機(jī)、傳真機(jī)、考勤機(jī)、監(jiān)控設(shè)備等:定期進(jìn)行設(shè)備的表面清潔,清除設(shè)備上的臟 物。
六、計(jì)算機(jī)設(shè)備報(bào)廢制度
計(jì)算機(jī)設(shè)備報(bào)廢需通過 OA 系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)備報(bào)廢審批流程,設(shè)備報(bào)廢原則為:
1、服務(wù)器、電腦原則上使用五年可申請報(bào)廢(主機(jī)廠要求除外),五年之內(nèi)如果不能 滿足工作需求,則對計(jì)算機(jī)或服務(wù)器進(jìn)行升級(jí),計(jì)算機(jī)或服務(wù)器使用超過五年,如果還能 夠滿足工作需求,則可以繼續(xù)使用。如果不能夠滿足工作需求,經(jīng)計(jì)算機(jī)中心核實(shí)后方可 申請。所有計(jì)算機(jī)或服務(wù)器報(bào)廢后,各公司與區(qū)域計(jì)算機(jī)中心做好交接手續(xù),由區(qū)域計(jì)算 機(jī)中心統(tǒng)一處理。
2、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的報(bào)廢則沒有時(shí)間限制,網(wǎng)絡(luò)設(shè)備在不符合公司整體要求或不能正常使用, 則可以申請報(bào)廢。
3、UPS 電池組的使用年限為三年,使用三年后 UPS 電池可申請更換,UPS 主機(jī)頭則至 到不能正常工作后,可以申請報(bào)廢。
4、激光打印機(jī)的報(bào)廢原則是 5 年,每個(gè)硒鼓的打印頁數(shù)應(yīng)在 2000 頁左右;如果還能
夠滿足工作需求,則可以繼續(xù)使用;在不符合公司整體要求或不能正常使用,則可以申請 報(bào)廢。
5、針式打印機(jī)的報(bào)廢原則是 5 年,打印頭的使用壽命應(yīng)在 3 億次,如果還能夠滿足工 作需求,則可以繼續(xù)使用;在不符合公司整體要求或不能正常使用,則可以申請報(bào)廢。
6、復(fù)印機(jī)的報(bào)廢原則是 5 年或復(fù)印總頁數(shù)應(yīng)在 250000 頁左右,單個(gè)硒鼓的復(fù)印張數(shù)
應(yīng)在 30000 張左右,如果還能夠滿足工作需求,則可以繼續(xù)使用;在不符合公司整體要求 或不能正常使用,則可以申請報(bào)廢。
7、傳真機(jī)的報(bào)廢原則是 5 年或打印頁數(shù)在 30000 頁,如果還能夠滿足工作需求,則可 以繼續(xù)使用;在不符合公司整體要求或不能正常使用,則可以申請報(bào)廢。
8、投影儀整機(jī)的報(bào)廢原則 5 年,單個(gè)燈泡的報(bào)廢時(shí)間為 5000 小時(shí),如果還能夠滿足 工作需求,則可以繼續(xù)使用;在不符合公司整體要求或不能正常使用,則可以申請報(bào)廢。
9、考勤機(jī)、監(jiān)控設(shè)備等的報(bào)廢沒有時(shí)間限制,如果還能夠滿足工作需求,則可以繼續(xù) 使用;在不符合公司整體要求或不能正常使用,則可以申請報(bào)廢。
10、計(jì)算機(jī)設(shè)備由于個(gè)人原因丟失。
(1)、計(jì)算機(jī)設(shè)備使用第一年內(nèi)丟失,責(zé)任人按照原值賠償給公司或者購買一臺(tái)跟所 丟失計(jì)算機(jī)設(shè)備相同的新設(shè)備;
(2)、計(jì)算機(jī)設(shè)備在使用 1-2 年內(nèi)丟失,責(zé)任人按照原值的五分之四的金額賠償給公 司或者購買一臺(tái)不能低于所丟失計(jì)算機(jī)設(shè)備配置的設(shè)備;
(3)、電腦在使用 2-3 年內(nèi)丟失,責(zé)任人按照原值的五分之三的金額賠償給公司或者 購買一臺(tái)不能低于所丟失電腦配置的電腦;
(4)、計(jì)算機(jī)設(shè)備在使用 3-4 年內(nèi)丟失,責(zé)任人按照原值的五分之二的金額賠償給公 司或者購買一臺(tái)不能低于所丟失計(jì)算機(jī)設(shè)備配置的設(shè)備;
(5)、計(jì)算機(jī)設(shè)備在使用 4-5 年內(nèi)丟失,責(zé)任人按照原值的五分之一的金額賠償給公 司或者購買一臺(tái)不能低于所丟失計(jì)算機(jī)設(shè)備配置的計(jì)算機(jī)設(shè)備;
(6)、計(jì)算機(jī)設(shè)備在使用 5 年以上丟失,責(zé)任人按照原值的百分之五的金額賠償給公 司或者購買一臺(tái)不能低于所丟失計(jì)算機(jī)設(shè)備配置的設(shè)備。
七、本制度自 2013 年 8 月 9 日起實(shí)施,由區(qū)域公司 IT 部負(fù)責(zé)解釋。
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