1.總則

1.1本工作制度依據(jù)工程承建合同文件、國家和行業(yè)行政規(guī)章制度以及工程建設(shè)管理文件有關(guān)規(guī)定制訂。

1.2.本制度適用于建設(shè)單位單位、監(jiān)理單位（監(jiān)理機構(gòu)）及承包商之間所有工程文件的傳遞與管理。

1.3.工程文件分類及其組成。

1.3.1設(shè)計文件。指由設(shè)計單位通過建設(shè)單位提供，或由建設(shè)單位提供，或按承建合同規(guī)定由承包商提供可用于工程實施的施工圖紙、設(shè)計說明書、技術(shù)要求、技術(shù)標準以及其相應(yīng)的設(shè)計修改通知，或按合同規(guī)定可由監(jiān)理工程師簽署的變更批示等文件。

1.3.2施工文件。指承包商根據(jù)工程承建合同規(guī)定或根據(jù)監(jiān)理文件要求必須報送監(jiān)理單位的施工組織設(shè)計、施工技術(shù)措施、施工計劃、材料供應(yīng)計劃、工程項目開工申請、工程檢測試驗報告、合同支付報表、合同索賠與合同商務(wù)文件、各種工程施工問題請示以及與工程實施、竣工、維護等一切工程承建活動有關(guān)的各種圖紙、報告、圖片和原始記錄、報表、材料與資料等。所有反映工程承建合同過程與工程承建活動的文件。

其中由分包施工承包商蓋章并由承包商授權(quán)簽發(fā)的施工文件屬于二級施工文件。

1.3.3監(jiān)理文件。指監(jiān)理工程師在建設(shè)單位授權(quán)和按工程承建合同規(guī)定開展監(jiān)理工作所編制發(fā)布的文件，以及有關(guān)工程建設(shè)活動的批復(fù)、簡報、通報、通知、規(guī)定、簽證以及協(xié)調(diào)會議紀要等，所有反映工程承包與建設(shè)監(jiān)理合同履行過程和建設(shè)監(jiān)理過程的文件。

1.3.4建設(shè)單位指示。指經(jīng)建設(shè)單位或建設(shè)單位有關(guān)部門依照工程承建合同和建設(shè)監(jiān)理文件規(guī)定簽發(fā)、下達、批轉(zhuǎn)的與工程建設(shè)活動有關(guān)的紀要、簡報、通報、通知、規(guī)定、批復(fù)、批轉(zhuǎn)、以及與此有關(guān)的各種文圖、函件等。

1.4.具有合同效力的一切工程文件，均以書面文件為準。特殊情況下可先口頭或電話通知，并在二日內(nèi)補發(fā)書面文件。

1.5.除非建設(shè)單位另有指示或工程承建合同文件另有規(guī)定，否則不符合文件傳遞程序的文件，可能被視為非正式文件或無效文件而不具有合同所賦于的效力。由此所造成的工程延誤與合同責(zé)任，由責(zé)任方承擔(dān)。

2.設(shè)計文件管理

2.1建設(shè)單位提供用于工程實施的設(shè)計文件均為一式十八份，監(jiān)理審核備查及監(jiān)理工作留存二份，其中四份依照工程承建合同文件規(guī)定批轉(zhuǎn)承包商執(zhí)行。？？？？？

2.2設(shè)計文件應(yīng)根據(jù)建設(shè)單位與設(shè)計單位簽訂的供圖計劃，按時提供給建設(shè)單位。監(jiān)理公司于收到建設(shè)單位設(shè)計文件后七天內(nèi)組織完成審核工作。對于需要修改的設(shè)計文件，提出修改意見，通過建設(shè)單位轉(zhuǎn)達回設(shè)計單位研究處理；審核合格圖紙，交承包商執(zhí)行。

2.3承包商對收到的設(shè)計文件應(yīng)進行仔細閱讀和檢查（包括核對所有的尺寸、高程和數(shù)量），對發(fā)現(xiàn)的或在作業(yè)實施過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)計文件中存在的缺陷或錯誤，應(yīng)在3天內(nèi)以書面通知監(jiān)理單位，供監(jiān)理工程師在施工前或該項作業(yè)實施前作出修改和補充，避免由此引起返工和造成損失。

2.4正式施工前設(shè)計文件必須經(jīng)過會審。

2.5施工過程中，若地形、地質(zhì)或其他自然條件發(fā)生了與設(shè)計文件不符的重大變化，承包商應(yīng)及時書面通知監(jiān)理單位，并提出處理或變更建議報監(jiān)理工程師審批。

2.6施工期間，監(jiān)理公司依據(jù)工程承建合同文件規(guī)定的建設(shè)單位授權(quán)所簽發(fā)的施工變更指示，承包商應(yīng)予執(zhí)行。

2.7除非合同文件另有規(guī)定，或監(jiān)理文件另有要求，否則經(jīng)監(jiān)理批準的設(shè)計文件（包括監(jiān)理公司簽發(fā)的施工變更指示），在送達承包商6小時后生效。

2.8承包商可根據(jù)施工需要自行復(fù)制所需數(shù)量的設(shè)計文件，也可通過監(jiān)理公司向建設(shè)單位申請追加提供圖紙份數(shù)，并為此支付其費用。

2.9由建設(shè)單位或監(jiān)理公司所提供的設(shè)計文件，承包商不得用于本合同項目范圍以外或轉(zhuǎn)給第三方。

3.施工文件管理

3.1承包商應(yīng)依照工程承建合同規(guī)定和監(jiān)理文件要求，報送或遞交工程活動全過程的施工文件。施工文件的報送期限、內(nèi)容、格式和細節(jié)應(yīng)符合建設(shè)單位和監(jiān)理公司的要求。

3.2對于已經(jīng)批準的施工文件，若因自然條件或施工條件發(fā)生重大變化，或必須對施工文件作實質(zhì)性的變更，承包商仍應(yīng)按上述要求及時提出書面文件重新報請建設(shè)單位或監(jiān)理公司審批。

3.3合同文件規(guī)定由承包商負責(zé)設(shè)計的工程項目，承包商必須于開工十四天以前，一式四份報監(jiān)理工程師審批。

3.4承包商（含二級單位）編制的施工文件均應(yīng)一式四份遞交監(jiān)理公司，并由監(jiān)理公司資料員負責(zé)簽收。經(jīng)建設(shè)單位審批的施工文件或其審簽意見單也由承包商指定的資料員向監(jiān)理公司資料員領(lǐng)取。

3.5對于應(yīng)報送審批并業(yè)已送達的施工文件，監(jiān)理公司將在合同規(guī)定期限內(nèi)完成審批工作，審批意見包括“照此執(zhí)行”、“按意見修改后執(zhí)行”、“修改后重新報送”或“已審閱”四種。返回承包商的施工文件審簽或批復(fù)意見若為“修改后重新報送”。承包商必須按有關(guān)規(guī)定和要求修改后重新報送，并承擔(dān)由此所造成施工延誤及經(jīng)濟損失等的合同責(zé)任。

3.6施工文件的報送期限以監(jiān)理公司或指定簽收人的簽收日期為準。該報送期限按合同文件規(guī)定執(zhí)行。若合同文件未明確規(guī)定時，按有關(guān)監(jiān)理實施細則或監(jiān)理工作規(guī)程的要求執(zhí)行。

3.7監(jiān)理公司超過審批期限仍未完成對施工文件的審批，可認為該報審文件已經(jīng)得到監(jiān)理工程師同意。事后，監(jiān)理仍有權(quán)對該報審文件提出異議和批復(fù)，承包商應(yīng)予執(zhí)行。

4.建設(shè)單位指示或向建設(shè)單位單位報送的文件

4.1除非建設(shè)單位中有指示或合同文件另有規(guī)定，否則承包商向建設(shè)單位報送的施工文件都必須主送監(jiān)理公司，并經(jīng)監(jiān)理公司審核和轉(zhuǎn)達。

4.2除非建設(shè)單位另有指示或合同文件另有規(guī)定，否則建設(shè)單位關(guān)于工程項目施工的主要意見和決策，都將通過監(jiān)理公司向承包商下達實施。

5.監(jiān)理文件管理

5.1監(jiān)理文件的送達時間以承包商授權(quán)部門與機構(gòu)負責(zé)人或指定簽收人的簽收時間為準。

5.2承包商對收到的監(jiān)理文件有異議，可于接到該監(jiān)理文件的3天內(nèi)或合同規(guī)定時限內(nèi)，向監(jiān)理公司提出確認或要求變更的申請。監(jiān)理公司在7天內(nèi)或合同規(guī)定時限內(nèi)對承建單位提出的確認或變更要求作出書面回復(fù)，逾期未予回復(fù)表示監(jiān)理公司對原指令予以確認。

5.3承包商如對監(jiān)理文件或監(jiān)理公司的確認意見有異議，可于該文件或確認意見送達后的3天內(nèi)向建設(shè)單位單位申請復(fù)議，并承擔(dān)由此而產(chǎn)生的一切費用與損失。

5.4若承包商對監(jiān)理文件（包括監(jiān)理的確認意見）或建設(shè)單位的指示（包括其復(fù)議意見）有異議，應(yīng)首先在總監(jiān)理工程師的協(xié)調(diào)下，通過友好協(xié)商尋求全面解決。

若經(jīng)協(xié)商仍未能取得一致意見，建設(shè)單位和承包商任何一方均可依據(jù)合同規(guī)定進行仲裁或提交法律程序，但應(yīng)事先將此意向通報監(jiān)理單位

5.5除非監(jiān)理公司或建設(shè)單位復(fù)議指示或合同爭議評審組或通過仲裁程序?qū)ΡO(jiān)理文件已作出撤消、變更或修改，否則在復(fù)議、評審或仲裁期間，原已送達的監(jiān)理文件繼續(xù)有效。

6.工程文件傳遞與受理

6.1工程文件傳遞流程圖：

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

主導(dǎo)流向

反饋流向

 

6.2屬緊急工程文件，必須在其左上角一個明顯位置加蓋“急件”章，受理方應(yīng)在一個合理的短時間內(nèi)作出處理。在非常情況下，還可以先通過電話或口頭傳遞文件內(nèi)容要點，并在隨后的8小時內(nèi)補送書面正式文件。

6.3為促進工程建設(shè)的順利進展和工程建設(shè)合同的切實履行，根據(jù)《工程建設(shè)監(jiān)理合同》文件規(guī)定，建設(shè)單位應(yīng)在14天（對于急件，應(yīng)在一個更短的時間）內(nèi)，就監(jiān)理方書面提交并要求建設(shè)單位作出決定的事宜作出書面決定送達監(jiān)理方。若超過期限監(jiān)理方未收到建設(shè)單位的決定意見，可理解為建設(shè)單位對監(jiān)理方的明確建議意見無異議，并將該建議意見視為建設(shè)單位的決定。