會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為代表的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱。廣義上講會(huì)計(jì)電算化包含與之有關(guān)的所有工作，如會(huì)計(jì)電算化人才的綜合培訓(xùn)、電算化代替手工記賬及財(cái)務(wù)分析等。其具有以下優(yōu)點(diǎn)：首先，會(huì)計(jì)電算化在財(cái)務(wù)處理過(guò)程中除需對(duì)相應(yīng)的原始憑證編制記帳憑證時(shí)進(jìn)行必要的人工處理外，記帳、報(bào)帳和報(bào)表編制均由相應(yīng)的會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)自動(dòng)生成，從而大幅度降低了會(huì)計(jì)工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率；其次，電算化系統(tǒng)軟件大幅度提高數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，建立了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析及參與事前預(yù)測(cè)、事中控制的反饋機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了信息、資金和物流三者有機(jī)結(jié)合，提高了企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的反應(yīng)能力，有利于及時(shí)調(diào)整策略，實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化；最后，由于電算化軟件系統(tǒng)設(shè)置好標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)表格樣式，提高了會(huì)計(jì)工作的規(guī)范性。
??????? 作為已經(jīng)在大中城市普遍應(yīng)用的電算化技術(shù)，在偏遠(yuǎn)地區(qū)及小縣城發(fā)展卻不盡人意，由于會(huì)計(jì)人員的綜合素質(zhì)偏低和硬件設(shè)備條件的限制，在實(shí)行過(guò)程中尚存在一些技術(shù)方面的不足和安全方面的隱患。
??????? 要使得電算化順利運(yùn)用必須具備兩大條件：第一是合格軟件、硬件的支持，保證電算化過(guò)程中不會(huì)因?yàn)樵O(shè)備故障和程序缺陷而導(dǎo)致工作失誤或者中斷；第二則是要有合格的會(huì)計(jì)電算化工作者來(lái)熟練操作電算化系統(tǒng)以及維護(hù)其正常運(yùn)行。
??????? 一、提高會(huì)計(jì)電算化軟硬件安全性的措施
??????? “工欲善其事、必先利其器”，會(huì)計(jì)電算化的物質(zhì)基礎(chǔ)是計(jì)算機(jī)、機(jī)房以及附屬的設(shè)備。
??????? （一）選擇正版操作系統(tǒng)是確保安全的前提
??????? 實(shí)際工作中，一些部門(mén)電算化機(jī)房里的計(jì)算機(jī)尚未安裝正版系統(tǒng)軟件，表面上看是節(jié)省了開(kāi)支，深層次卻可能導(dǎo)致系統(tǒng)不能在第一時(shí)間自動(dòng)更新漏洞，極易被病毒或木馬趁虛而入，造成重要經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)泄露或者遺失。
??????? 常見(jiàn)的盜版Windows系統(tǒng)一般采用軟刷，缺點(diǎn)是如果在會(huì)計(jì)電算化處理過(guò)程中，由于系統(tǒng)后臺(tái)升級(jí)程序被微軟公司覺(jué)察到，計(jì)算機(jī)將直接黑屏，數(shù)據(jù)可能丟失；另外一種是硬刷，即修改BIOS信息，但是一旦失敗電腦就會(huì)無(wú)法開(kāi)機(jī)，后果十分嚴(yán)重。
??????? 所以要想保證會(huì)計(jì)電算化的安全，第一步就必須檢查機(jī)房計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)是否正版。
??????? （二）選擇合適的電算軟件是成功的關(guān)鍵
??????? 選擇會(huì)計(jì)電算化軟件時(shí)也要慎重，目前市面有許多種，運(yùn)用較廣的有金蝶和用友。一些企業(yè)在選擇時(shí)存在盲目跟風(fēng)現(xiàn)象，即浪費(fèi)了財(cái)力，選購(gòu)的軟件又不能滿足自身業(yè)務(wù)需求。
??????? 選擇的時(shí)候可以先從功能方面進(jìn)行考慮，先挑出能勝任所需財(cái)務(wù)工作的軟件，軟件中的會(huì)計(jì)科目名稱、編號(hào)方法、輸入的記帳憑證格式等應(yīng)符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定，軟件應(yīng)當(dāng)有適應(yīng)財(cái)務(wù)部門(mén)使用且符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的會(huì)計(jì)核算方法，供用戶選擇。軟件應(yīng)當(dāng)具備記帳憑證打印輸出功能，可以提供原始憑證打印輸出功能，提供會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表打印輸出功能，打印輸出格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定；其次是安全性，考慮到人的因素，軟件應(yīng)具備基本的防止誤操作和作弊的功能，對(duì)一些原始程序數(shù)據(jù)要具備防止非法程序或者人為篡改的加密措施，對(duì)于一些突發(fā)情況有相應(yīng)的應(yīng)對(duì)方法，如斷電前具有數(shù)據(jù)暫存功能；最后從價(jià)格方面考慮，在具有同種功能的軟件中選擇性價(jià)比較高一方。
??????? （三）完善的應(yīng)急設(shè)備是零失誤的保證
??????? 對(duì)于比較重要的臺(tái)式計(jì)算機(jī)（由于沒(méi)有內(nèi)置電源）可加載不間斷電源（UPS），保障會(huì)計(jì)電算化軟件在突發(fā)停電后能由UPS暫時(shí)供電使得計(jì)算機(jī)能持續(xù)一斷時(shí)間以便緊急存盤(pán)，保證重要信息的安全。需要注意的是UPS是損耗品，隨著使用時(shí)間延長(zhǎng)而供電時(shí)間有所減短，如預(yù)計(jì)停電時(shí)間大于UPS供電時(shí)間，應(yīng)由專職維護(hù)人員關(guān)閉機(jī)房里的服務(wù)器，避免數(shù)據(jù)的丟失。
??????? （四）整潔的環(huán)境利人利機(jī)
??????? 保持電算化機(jī)房的干凈衛(wèi)生不僅能使會(huì)計(jì)工作者身心健康，也能有效的預(yù)防計(jì)算機(jī)故障的發(fā)生，干燥、無(wú)塵和涼爽的環(huán)境能使計(jì)算機(jī)在最佳狀態(tài)運(yùn)行，保障會(huì)計(jì)工作順利進(jìn)行。
??????? 二、會(huì)計(jì)人員電算化過(guò)程中應(yīng)遵循的安全常識(shí)
??????? “天時(shí)不如地利、地利不如人和”，會(huì)計(jì)電算化順利實(shí)施的關(guān)鍵在于人，即操作員是否具備較高的綜合素質(zhì)，不僅要具備財(cái)會(huì)方面的專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作方面的基本能力，還要有一個(gè)會(huì)計(jì)工作者所具備的強(qiáng)烈榮譽(yù)感和高度責(zé)任感。
??????? （一）小密碼、大學(xué)問(wèn)
??????? 實(shí)行電算化的部門(mén)的會(huì)計(jì)人員應(yīng)按照規(guī)定設(shè)置操作權(quán)限和密碼，實(shí)行不相容崗位的分離，實(shí)行必要的上機(jī)操作登記制度。對(duì)于密碼，相關(guān)操作人員嚴(yán)禁隨意向他人泄露，密碼的設(shè)置盡量避免生日或者電話號(hào)碼等容易被猜出的簡(jiǎn)單數(shù)字組，并定期更換。
??????? （二）常備份、勤檢查
??????? 建立電算化檔案管理制度，并及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，對(duì)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的程序文件和相應(yīng)數(shù)據(jù)文件，進(jìn)行必要的加密或者其他保護(hù)措施，防止被非法篡改。定期對(duì)備份文件進(jìn)行安全檢查，防止惡意篡改或者因環(huán)境等原因?qū)е聜浞莸拇疟P(pán)消磁以及損傷。
??????? （三）少聯(lián)網(wǎng)、多殺毒
??????? 在外網(wǎng)上進(jìn)行電算化操作的計(jì)算機(jī)上，要及時(shí)更新殺毒軟件，如不需聯(lián)網(wǎng)工作時(shí)可斷開(kāi)互聯(lián)網(wǎng)，保證其工作環(huán)境的安全性；在內(nèi)網(wǎng)上進(jìn)行操作的計(jì)算機(jī)，應(yīng)安裝相應(yīng)的內(nèi)網(wǎng)防火墻和殺毒軟件。
??????? 三、與會(huì)計(jì)電算化相關(guān)的安全隱患及預(yù)防措施
??????? 電算化給我們會(huì)計(jì)工作帶來(lái)方便的同時(shí)，也帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)和風(fēng)險(xiǎn)。以前的財(cái)務(wù)泄密由于傳播途徑有限，在較短時(shí)間內(nèi)很難大范圍散布開(kāi)去，而引入計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的會(huì)計(jì)工作中，一組保密的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的傳播速度很可能是“一日千里”?！扒Ю镏蹋瑲в谙佈ā币粋€(gè)小小的失誤會(huì)帶來(lái)災(zāi)難性后果，一個(gè)小小的不經(jīng)意的習(xí)慣可能毀掉一個(gè)會(huì)計(jì)工作者的大好前途。區(qū)別于傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)，由于電算化引入了電子設(shè)備，一些看似與財(cái)務(wù)工作本身無(wú)關(guān)的疏漏也同樣會(huì)泄露數(shù)據(jù)。
??????? （一）移動(dòng)設(shè)備隨意讀寫(xiě)埋禍根
??????? 董教授，是某大學(xué)知名教授，愛(ài)崗敬業(yè)。由于需要查閱資料，其家中的電腦接入了國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)。董教授白天在辦公室辦公電腦上工作，晚上在家用個(gè)人電腦工作，經(jīng)常用U盤(pán)將未完成的工作內(nèi)容在兩個(gè)電腦間相互拷貝。自2005年以來(lái)，董教授辦公電腦內(nèi)的二百多份文件資料竟鬼使神差般地“跑”進(jìn)了互聯(lián)網(wǎng)，造成重大泄密。經(jīng)上級(jí)保密委員會(huì)審查鑒定，涉密文件資料達(dá)三十多份，董教授受到降職降銜、降職稱的嚴(yán)肅處理。
??????? 案例中，將董教授的文件資料“偷”走的是一種叫“輪渡”的木馬病毒，典型的代表是Autorun.inf。移動(dòng)設(shè)備在很大程度上方便了信息人員的日常工作，但是不能一葉障目而放松了對(duì)安全方面的警惕，小小的移動(dòng)設(shè)備極易成為木馬病毒傳遞的公交車。在普通電算化計(jì)算機(jī)上要養(yǎng)成盡量少的借助移動(dòng)設(shè)備讀寫(xiě)信息的習(xí)慣，在計(jì)算機(jī)病毒查殺的同時(shí)也不能忽略對(duì)移動(dòng)設(shè)備的定期掃描殺毒；財(cái)務(wù)涉密電腦與普通電腦、內(nèi)網(wǎng)電腦與外網(wǎng)電腦的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備要分開(kāi)。