三、文件材料的形成和歸檔

　　9．各級安全生產監(jiān)督管理部門應當建立健全文件材料歸檔制度，對文件材料的歸檔范圍、時間、質量要求、程序等做出具體規(guī)定，確保歸檔文件材料齊全、完整、準確、系統(tǒng)。

　　10．安全生產監(jiān)管檔案主要由安全生產監(jiān)管日常管理文件材料、執(zhí)法檢查材料、行政審批和備案材料以及事故調查處理文件材料組成。

　　(1)安全生產監(jiān)管日常管理文件材料，包括履行安全生產監(jiān)督管理職責過程中形成的各種文件、立法相關材料、會議材料、安全統(tǒng)計分析材料、信訪材料、行政復議材料及其他日常管理文件材料等。

　　(2)執(zhí)法檢查材料，包括安全生產執(zhí)法檢查、督查、專項整治過程中形成的調查筆錄、處理決定等執(zhí)法文書材料以及相應的安全事故隱患整改材料等。

　　(3)行政審批和備案材料，包括職責范圍內新建、改建、擴建工程項目的安全設施審查及竣工驗收審批材料，職責范圍內的安全生產許可審批材料，對工礦商貿生產經(jīng)營單位安全生產條件和有關設備(特種設備除外)進行檢測檢驗、安全評價、安全培訓、安全咨詢等社會中介組織的資質認定審批材料，生產經(jīng)營單位主要負責人及安全生產管理人員安全資格考核材料，特種作業(yè)人員考核材料，職責范圍內要求的各項管理工作備案材料等。

　　(4) 事故調查處理文件材料，包括本單位在事故報告、調查處理和批復結案過程中形成的全部文件材料。

　　11．安全生產監(jiān)督管理部門形成的具有保存價值的文件材料，由文書機構或文件材料形成機構按相關要求整理后，向本單位檔案管理機構歸檔。

　　12．安全生產監(jiān)管日常管理文件材料應于次年6月30日以前歸檔；事故調查處理文件材料應在事故處理結束后1個月內歸檔；執(zhí)法檢查材料、行政審批和備案材料可分階段歸檔。

　　13．歸檔文件質量要求：

　　(1)歸檔的文件材料必須是辦理完畢、齊全完整、具有保存價值；

　　(2)本部門主辦的文件，必須歸檔保存原件，確無原件的，須在備考表中予以說明；

　　(3)歸檔的文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料應符合檔案保護要求；

　　(4)已破損的文件應予修復，字跡模糊或易褪變的文件應予復制；

　　(5) 電子文件形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子文件，制成紙質文件與原電子文件的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)；

　　(6)歸檔的電子文件應存儲到符合保管要求的脫機載體上。歸檔保存的電子文件一般不加密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一同歸檔。

　　14．文件材料歸檔時，交接雙方應清點、核對文件材料，并在移交方編制的歸檔移交目錄上簽字或蓋章。

　四、檔案的管理

　　15．安全生產監(jiān)督管理部門應根據(jù)本單位實際情況，對歸檔文件進行科學系統(tǒng)地分類、排列、編目和保管，采用先進技術和管理方法，推動文檔一體化進程，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

　　16．安全生產監(jiān)管日常管理文件材料可按年度、組織機構、保管期限分類，按形成時間順序排列，或采用適合本單位的檔案分類方案，按件整理。

　　執(zhí)法檢查材料可按年度、行業(yè)、地區(qū)分類，以每個被監(jiān)管單位形成的文件材料為保管單位整理，按形成時間順序排列。

　　行政審批和備案材料可結合行政審批和備案項目、行業(yè)、地區(qū)、被監(jiān)管單位，采用適合本單位的檔案分類體系和排列方法，以一個被監(jiān)管單位的一項行政審批和備案項目形成的文件材料為保管單位整理，一項一卷。行政許可項目在審批手續(xù)完成后在許可有效期內發(fā)生變更，辦理變更手續(xù)過程中形成的案卷可與申辦案卷合并保管或單獨排列。

　　事故調查處理文件材料以一起事故形成的文件材料為保管單位整理，按年度結合案卷形成時間順序排列。