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點(diǎn)擊數(shù):   更新日期:2022年12月13日

重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法

發(fā) 文 號(hào):國家檔案局令第16號(hào)
發(fā)布單位:國家檔案局
發(fā)布日期:2020-12-12
實(shí)施日期:2021-06-21

目錄

第一章??總則

第二章??工作職責(zé)

第三章??管理要求

第四章??檔案利用與開發(fā)

第五章??附則

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第一章??總則

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第一條??為了加強(qiáng)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案科學(xué)管理,確保檔案完整、安全與有效利用,更好地服務(wù)和推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國突發(fā)事件應(yīng)對(duì)法》等相關(guān)法律、法規(guī),制定本辦法。

第二條??本辦法所稱重大活動(dòng)是指在中華人民共和國境內(nèi)外組織舉辦的,對(duì)黨和國家、行業(yè)、地方具有重大意義或者重要國際影響的會(huì)議、會(huì)展、賽事、紀(jì)念、慶典等大型活動(dòng);突發(fā)事件是指突然發(fā)生,造成或可能造成嚴(yán)重社會(huì)危害,需要采取應(yīng)急處置措施予以應(yīng)對(duì)的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件和社會(huì)安全事件。

第三條??本辦法所稱重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案,是指在舉辦重大活動(dòng)和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件過程中直接形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第四條??重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、分類實(shí)施、統(tǒng)籌協(xié)作的工作原則,維護(hù)檔案完整與安全,推動(dòng)檔案利用與開發(fā),為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)提供文獻(xiàn)參考和決策支持。

第五條??各地區(qū)各部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo),建立健全工作制度,保證檔案管理做到收集齊全完整,整理規(guī)范有序,保管安全可靠,鑒定準(zhǔn)確及時(shí),利用簡(jiǎn)捷方便,開發(fā)實(shí)用有效。

第六條??重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案的收集、整理、數(shù)字化和移交等工作所需經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)納入活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算或保障措施。檔案主管部門、檔案館開展重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入本級(jí)預(yù)算。

第七條??重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作應(yīng)當(dāng)積極運(yùn)用新技術(shù)、新手段,不斷提升信息化管理水平。

涉及國家秘密的檔案管理應(yīng)當(dāng)同時(shí)符合保密管理相關(guān)規(guī)定。

第二章??工作職責(zé)

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第八條??檔案主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè),負(fù)責(zé)建立本行政區(qū)域內(nèi)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作清單,對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

中央國家機(jī)關(guān)根據(jù)檔案管理需要,在職責(zé)范圍內(nèi)指導(dǎo)本系統(tǒng)的重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案業(yè)務(wù)工作。

第九條??重大活動(dòng)和突發(fā)事件的辦理或應(yīng)對(duì)部門,或者專門設(shè)立的臨時(shí)機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱責(zé)任部門)負(fù)責(zé)相應(yīng)檔案的收集、整理和保管,并按規(guī)定向檔案館移交。

縣級(jí)以上黨委、政府作為主辦單位的,執(zhí)行單位作為責(zé)任部門履行前款規(guī)定的職責(zé)。

第十條??檔案館負(fù)責(zé)分管范圍內(nèi)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案接收征集、集中保管、編研開發(fā)并提供利用。

檔案館可以根據(jù)需要,提前介入重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作,并采取拍照、錄音、錄像等方式直接形成重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案。

第十一條??檔案主管部門、責(zé)任部門和檔案館應(yīng)當(dāng)建立檔案主管部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、各部門分工負(fù)責(zé)的工作機(jī)制,完善工作情況通報(bào)制度,協(xié)同推進(jìn)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作。

第十二條??檔案主管部門按照法定職權(quán)和程序?qū)χ卮蠡顒?dòng)和突發(fā)事件檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查,責(zé)任部門和檔案館應(yīng)當(dāng)配合。

第十三條??對(duì)在重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的單位或者個(gè)人,按照國家有關(guān)規(guī)定給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)。單位或個(gè)人存在違法違紀(jì)行為的,應(yīng)當(dāng)由檔案主管部門、有關(guān)單位依法依規(guī)予以處理。

第三章??管理要求

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第十四條??重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作實(shí)行清單管理制度。檔案主管部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)布本行政區(qū)域重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作清單,明確年度工作任務(wù)(或事項(xiàng))、責(zé)任部門、檔案處置要求等。工作任務(wù)(或事項(xiàng))應(yīng)當(dāng)包括但不限于以下內(nèi)容:

(一)黨的代表大會(huì)、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議,國際、國家或區(qū)域級(jí)論壇峰會(huì)、合作交流會(huì)、博覽會(huì)、招商引資會(huì)、推介洽談會(huì)等會(huì)議、會(huì)展活動(dòng);

(二)國際、全國或地區(qū)性綜合性運(yùn)動(dòng)會(huì)及其他重大杯賽、聯(lián)賽、錦標(biāo)賽、冠軍賽等賽事活動(dòng);

(三)以重大事件、重大紀(jì)念日、重要人物為主題的紀(jì)念、慶典活動(dòng);

(四)自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件、社會(huì)安全事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)。

第十五條??責(zé)任部門應(yīng)當(dāng)制定重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作方案,明確檔案工作負(fù)責(zé)部門和人員,按照工作程序和要求形成歸檔文件材料。采用業(yè)務(wù)系統(tǒng)辦理業(yè)務(wù)的,業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持形成符合要求的歸檔文件材料。

第十六條??責(zé)任部門應(yīng)當(dāng)將重大活動(dòng)和突發(fā)事件中形成的下列文件材料納入收集范圍,做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸:

(一)領(lǐng)導(dǎo)指示、批示,機(jī)構(gòu)成立及分工文件材料,工作制度、預(yù)案、方案、報(bào)告、報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié),會(huì)議材料,獎(jiǎng)懲材料,大事記、宣傳報(bào)道,各單位按照分工或職責(zé)形成的其他文件材料;

(二)照片、錄音、錄像;

(三)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體信息;

(四)印章、題詞、活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書、紀(jì)念冊(cè)、紀(jì)念章、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)狀、牌匾、錦旗等實(shí)物檔案;

(五)其他具有保存利用價(jià)值的文件材料。

第十七條??責(zé)任部門應(yīng)當(dāng)將重大活動(dòng)和突發(fā)事件文件材料納入本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表統(tǒng)一管理。責(zé)任部門為臨時(shí)機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表,經(jīng)同級(jí)檔案主管部門審查同意后施行。

中央國家機(jī)關(guān)、中央企業(yè)可以針對(duì)本系統(tǒng)重大活動(dòng)和突發(fā)事件,制定本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表,經(jīng)國家檔案主管部門審查同意后施行。

第十八條??重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案按照下列要求確定全宗設(shè)置:

(一)責(zé)任部門為一個(gè)單位的,形成的檔案納入本單位檔案全宗進(jìn)行管理;

(二)責(zé)任部門分為主辦單位、協(xié)辦單位的,形成的檔案納入主辦單位檔案全宗進(jìn)行管理。存在多個(gè)主辦單位或者分主辦、承辦單位的,形成的檔案納入承擔(dān)活動(dòng)主要工作的單位全宗進(jìn)行管理或者協(xié)商確定;

(三)責(zé)任部門為多個(gè)單位不分主次、聯(lián)合開展工作的,形成的檔案分別納入各單位全宗進(jìn)行管理;

(四)責(zé)任部門為臨時(shí)機(jī)構(gòu)的,形成的檔案納入新設(shè)全宗或臨時(shí)機(jī)構(gòu)的主管單位全宗進(jìn)行管理。

檔案全宗設(shè)置產(chǎn)生爭(zhēng)議的,由相關(guān)單位提交檔案主管部門予以處理。

第十九條??重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案一般與責(zé)任部門履行其他職能形成的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理,檔案門類劃分、分類方法與全宗內(nèi)檔案保持一致。確有必要的,可以設(shè)立專題進(jìn)行管理。

第二十條??責(zé)任部門應(yīng)當(dāng)按照相應(yīng)門類檔案整理規(guī)則對(duì)重大活動(dòng)和突發(fā)事件文件材料進(jìn)行組件(卷)、分類、排列、編號(hào)和編目等整理工作,并按要求及時(shí)歸檔。

重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案不論是否設(shè)立專題進(jìn)行管理,都應(yīng)當(dāng)建立專題目錄。

第二十一條??責(zé)任部門應(yīng)當(dāng)在重大活動(dòng)和突發(fā)事件應(yīng)對(duì)工作結(jié)束6個(gè)月內(nèi),向同級(jí)檔案主管部門報(bào)告檔案工作方案落實(shí)情況。

例行性、周期性會(huì)議通過年度報(bào)告說明有關(guān)情況的,可以不再專門做出書面說明。

第二十二條??責(zé)任部門應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定向檔案館移交重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案,經(jīng)檔案館同意,可以提前將檔案交檔案館保管。責(zé)任部門為臨時(shí)機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在臨時(shí)機(jī)構(gòu)停止工作前向有關(guān)主管單位或檔案館移交檔案。

責(zé)任部門應(yīng)當(dāng)對(duì)移交進(jìn)館檔案進(jìn)行開放審核,并在移交時(shí)附具意見。

第二十三條??檔案館應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定接收重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案,并建立征集制度,通過接受捐獻(xiàn)、購買、代存等方式收集檔案,充實(shí)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案資源。

第二十四條??責(zé)任部門和檔案館應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設(shè)施、設(shè)備,確保檔案的安全;采用先進(jìn)技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

第四章??檔案利用與開發(fā)

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第二十五條??檔案館和責(zé)任部門應(yīng)當(dāng)通過編制檢索工具、建立檢索系統(tǒng)、建設(shè)信息共享平臺(tái)等方式,為重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案利用創(chuàng)造條件。

檔案館應(yīng)當(dāng)通過其網(wǎng)站或者其他方式定期公布開放檔案的目錄,為檔案利用提供便利。

第二十六條??檔案館應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)利用工作,按照國家規(guī)定向單位或個(gè)人提供檔案利用。責(zé)任部門利用已移交檔案的,檔案館應(yīng)當(dāng)予以優(yōu)先保證。

責(zé)任部門保管的檔案對(duì)外提供利用的,需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

第二十七條??檔案館開展分管范圍內(nèi)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè),責(zé)任部門應(yīng)當(dāng)配合。責(zé)任部門檔案以專題方式進(jìn)行管理且具備建設(shè)條件的,應(yīng)當(dāng)開展本系統(tǒng)或本單位檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

檔案主管部門應(yīng)當(dāng)科學(xué)規(guī)劃專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作,推動(dòng)檔案館和責(zé)任部門檔案專題數(shù)據(jù)庫共建共享共用。

第二十八條??檔案館和責(zé)任部門應(yīng)當(dāng)加大對(duì)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案資源開發(fā)力度,通過檔案編研、陳列展覽等形式,充分發(fā)揮檔案價(jià)值,并為重大活動(dòng)和突發(fā)事件應(yīng)對(duì)提供決策參考。

第五章??附則

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第二十九條??本辦法由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第三十條??本辦法自2021年6月1日起施行。


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