國(guó)家安全監(jiān)管總局辦公廳關(guān)于加強(qiáng)檔案安全建設(shè)的通知
安監(jiān)總廳〔2011〕106號(hào)
各省、自治區(qū)、直轄市及新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局,各省級(jí)煤礦安全監(jiān)察機(jī)構(gòu):
為加強(qiáng)檔案安全建設(shè), 提高安全監(jiān)管監(jiān)察部門的檔案安全保障能力,根據(jù)全國(guó)檔案事業(yè)“十二五”發(fā)展規(guī)劃關(guān)于建立確保檔案安全保密的檔案安全體系的要求,結(jié)合安全監(jiān)管監(jiān)察系統(tǒng)檔案工作實(shí)際,現(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知如下:
一、加強(qiáng)制度建設(shè)和內(nèi)部管理,建立檔案安全責(zé)任體系
各單位要對(duì)現(xiàn)有規(guī)章制度進(jìn)行認(rèn)真梳理,完善檔案安全保密制度,明確安全管理工作責(zé)任。檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)是本單位檔案安全的第一責(zé)任人,承擔(dān)檔案工作職能的機(jī)構(gòu)是主要責(zé)任機(jī)構(gòu)。檔案庫(kù)房要由專人負(fù)責(zé)管理,非檔案工作人員不得入內(nèi)。
二、加大檔案安全投入,努力改善檔案安全保管條件
各單位要設(shè)置檔案專用庫(kù)房,做到辦公室、閱覽室和檔案庫(kù)房分開。目前還沒(méi)有配備檔案專用庫(kù)房的單位,要努力克服困難,于2011年底前配備到位。
檔案庫(kù)房要按照防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染等庫(kù)房安全管理要求,配備防盜門窗、滅火器材、溫濕度調(diào)控設(shè)施、遮光窗簾、防蟲藥品等檔案安全保管設(shè)施和用品。有條件的單位還可以安裝自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火設(shè)施、先進(jìn)的監(jiān)控和報(bào)警防盜系統(tǒng),購(gòu)置磁性載體安全存放柜。
檔案裝具配備要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),利于檔案安全。在庫(kù)容面積允許的條件下,應(yīng)優(yōu)先選擇檔案多節(jié)柜。
三、正確處理保障檔案安全和方便利用的關(guān)系,確保檔案利用環(huán)節(jié)的安全管理
檔案利用必須嚴(yán)格按規(guī)定履行借閱登記手續(xù)和借閱審批手續(xù),便于檔案安全事故發(fā)生后的追溯性調(diào)查。對(duì)于涉密檔案的掃描、存儲(chǔ)、復(fù)印、傳真等設(shè)備,應(yīng)嚴(yán)格按照保密管理規(guī)定進(jìn)行安全檢測(cè),以防檔案信息被竊取。
四、加強(qiáng)檔案鑒定銷毀環(huán)節(jié)的安全管理
對(duì)已到保管期限的檔案,要嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)組織鑒定。鑒定程序要符合要求,鑒定報(bào)告各項(xiàng)簽認(rèn)手續(xù)要完備。銷毀檔案要經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由兩位人員在指定地點(diǎn)監(jiān)銷,并在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。
五、嚴(yán)格電子數(shù)據(jù)管理,確保檔案信息安全
各單位要配備檔案專用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案條目、數(shù)字化檔案及歸檔電子文件等電子數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。電子數(shù)據(jù)應(yīng)備份一式三套,其中兩套封存保管(存儲(chǔ)載體分別為檔案級(jí)光盤和移動(dòng)硬盤),一套提供利用。檔案專用計(jì)算機(jī)不得與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)連接。參加各級(jí)政府電子政務(wù)建設(shè)的單位,內(nèi)部局域網(wǎng)不得掛接涉密檔案信息。
六、提升檔案安全意識(shí),建立應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的防范和應(yīng)急處置機(jī)制
近年來(lái),檔案安全事故屢有發(fā)生,損失重大,教訓(xùn)深刻。各單位要高度重視檔案安全工作,建立應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害及其他突發(fā)事件的防范和應(yīng)急處置機(jī)制,設(shè)立檔案安全應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組,并實(shí)行檔案工作突發(fā)事件報(bào)告制度。因人為、自然原因等造成檔案嚴(yán)重?fù)p壞、丟失或檔案庫(kù)房發(fā)生損壞、危及檔案安全的,要立即向上級(jí)主管機(jī)關(guān)報(bào)告,并逐級(jí)報(bào)告至國(guó)家安全監(jiān)管總局。突發(fā)事件報(bào)告應(yīng)包括:事件發(fā)生或可能發(fā)生的單位、時(shí)間、地點(diǎn)、現(xiàn)場(chǎng)情況;事件的簡(jiǎn)要經(jīng)過(guò)和檔案損失情況的初步估計(jì);事件原因的初步分析;事件發(fā)生后已經(jīng)采取的措施及產(chǎn)生的效果;其他需要報(bào)告的事項(xiàng)。
七、加強(qiáng)檔案安全檢查
上級(jí)單位對(duì)所屬下級(jí)單位的檔案安全工作要加強(qiáng)督促、檢查。省級(jí)安全監(jiān)管監(jiān)察部門每年對(duì)所屬單位開展一次檔案安全檢查工作,國(guó)家安全監(jiān)管總局每年對(duì)全系統(tǒng)檔案安全工作進(jìn)行抽查。對(duì)于在檔案安全上發(fā)生問(wèn)題,給安全監(jiān)管監(jiān)察工作造成損害或不良影響的單位和個(gè)人,要依法追究責(zé)任。
國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局辦公廳
二○一一年五月十六日