第一條為便于煤礦安全監(jiān)察機構(gòu)各級機關(以下簡稱機關)正確界定機關文件材料歸檔范圍,準確劃分檔案保管期限,使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況,維護其歷史面貌,又便于保管和利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局令第8號)等有關規(guī)定,結(jié)合煤礦安全監(jiān)察工作實際,制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱機關文件材料,是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。
第三條機關文件材料歸檔的范圍:
(一)反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌,對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料;
?。ǘC關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料;
?。ㄈ┍緳C關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料,以及下級機關報送的重要文件材料;
(四)其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。
第四條機關文件材料不需歸檔的范圍:
(一)上級機關的文件材料中,普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料,任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料,供工作參考的抄件等;
?。ǘ┍緳C關文件材料中的重份文件,無查考利用價值的事務性、臨時性文件,一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿,無特殊保存價值的信封,不需辦理的一般性人民來信、電話記錄,機關內(nèi)部互相抄送的文件材料,本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料,供有關工作參考的文件材料;
?。ㄈ┩墮C關的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料;
?。ㄋ模┫录墮C關的文件材料中,供參閱的簡報、情況反映,抄報或越級抄報的文件材料。
第五條凡屬機關歸檔范圍的文件材料,必須按有關規(guī)定向本機關負責檔案工作的部門移交,實行集中統(tǒng)一管理,任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第六條機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
第七條永久保管的文書檔案主要包括:
(一)本機關制定的法規(guī)政策性文件材料;
(二)本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料;
(三)本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料;
(四)本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示,重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等;
(五)本機關機構(gòu)演變、人事任免等文件材料;
(六)本機關房屋買賣、土地征用方面的重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料;
(七)上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料;
(八)同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。
第八條定期保管的文書檔案主要包括:
?。ㄒ唬┍緳C關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料;
?。ǘ┍緳C關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料;
?。ㄈ┍緳C關人事管理工作形成的一般性文件材料;
(四)本機關一般性事務管理文件材料;
(五)本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示,一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等;
?。┥霞墮C關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料;
?。ㄆ撸┥霞墮C關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的文件材料;
?。ò耍┩墮C關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料;
?。ň牛┫录墮C關報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。
第九條機關對應歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要相應歸檔。
應歸檔的紙質(zhì)文件材料中,有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的,應與文件正本、定稿一并歸檔。
第十條機關聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔,其他機關將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。
第十一條省級煤礦安全監(jiān)察機構(gòu)應根據(jù)本規(guī)定和《煤礦安全監(jiān)察機構(gòu)文書檔案保管期限表》(見附件),結(jié)合本機關職能和各部門工作實際,編制本機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表,報當?shù)赝墮n案行政管理部門審批,并報國家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局備案。
區(qū)域煤礦安全監(jiān)察分局在上級煤礦安全監(jiān)察機構(gòu)指導下,編制本機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表,報上級煤礦安全監(jiān)察機構(gòu)備案。
第十二條本規(guī)定適用于各級煤礦安全監(jiān)察機構(gòu)。
第十三條本規(guī)定自2010年1月1日起施行。此前發(fā)布的有關規(guī)定如與本規(guī)定不一致,以本規(guī)定為準。