參照ISO8402：1994標準，可對記錄這樣定義：記錄是指為己完成的活動或取得的結果提供客觀證據的文件。

從以上定義我們可能看出并這樣理解：職業(yè)安全健康記錄是一種提供客觀證據的文件，其內容必須是證實職業(yè)安全健康活動是否完成并取得何種結果。

職業(yè)安全健康記錄可以書面的形式出現(xiàn)，也可載于其它任何的媒體上（如微機）。但無論采取何種形式方式，都必須完整記錄職業(yè)安全健康活動的內容和結果，以便在需要時用于證實、可追溯性、預防措施和糾正措施等目的。

作為職業(yè)安全健康管理體系有效運用提供客觀證據記錄，主要具有以下作用：

①證實作用

根據《職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范》的要求，各要素實施后，都要對其實施情況進行記錄，即職業(yè)安全健康記錄實際上就是一種記載過程狀態(tài)和過程結果的文件，它直接反映了職業(yè)安全健康管理體系的審核，改進和完善提供客觀證據，它是一個企業(yè)職業(yè)安全健康保證的證實性文件。

②追溯作用

通過對職業(yè)安全健康狀態(tài)全過程的記錄，實現(xiàn)了可追溯性的要求。一旦出現(xiàn)職業(yè)安全健康隱患或發(fā)生事故時，可以通過檢查完整的生產、檢驗記錄，迅速發(fā)現(xiàn)并分析事故原因，為職業(yè)安全健康管理體系的持續(xù)性改進提供可靠的依據。

③報警作用

為確保職業(yè)安全健康管理體系的持續(xù)、有效運行，就必須對發(fā)現(xiàn)的各類問題及時采取糾正、預防措施，這也是降低生產、管理成本的有效手段和方法。在這方面職業(yè)安全健康記錄為糾正、預防措施的制定提供了可靠的參考。尤其是預防措施，在制定時必須對大量有用信息（記錄）進行分析，從中發(fā)現(xiàn)造成問題的潛在原因。這就是所謂的“報警作用”。