1、目的
加強(qiáng)對(duì)安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系所要求的所有文件予以控制，確保在安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系運(yùn)行中起重要作用的各個(gè)場(chǎng)所都可獲得并使用適用文件的有關(guān)版木。
2、適用范圍
本程序適用于本公司對(duì)安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系所要求的所有文件進(jìn)行控制。
3、職責(zé)
3.1、安全部科是安全文件控制的歸口管理部門，負(fù)責(zé)分工的安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系文件的編制、審核，負(fù)責(zé)安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系文件的標(biāo)識(shí)、發(fā)放、保管、更改、回收、作廢管理。
3.2、安全部科負(fù)責(zé)分管管理文件的編制、審核，并負(fù)責(zé)外來文件適用性的審核和控制。
3.3、總經(jīng)理負(fù)責(zé)安全標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊(cè)的批準(zhǔn)和發(fā)布。
3.4、主管安全副經(jīng)理負(fù)責(zé)程序文件和管理文件的批準(zhǔn)。
3.5、各部門負(fù)責(zé)本部門與安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系有關(guān)的管理文件的編制、審核和本部門所有文件的管理和控制。
4、工作程序
4.1、文件的編號(hào)
管理手冊(cè)手冊(cè)： GSTG（ANQ）-SC-2013
程序文件： GSTG（ANQ）-CX-XX
管理文件： GSTG（ANQ）-GL -XX
記錄： GSTG（ANQ）-JL -XX
4.2、文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放
4.2.1、文件發(fā)布前應(yīng)由授權(quán)人批準(zhǔn)，以確保文件是充分、適宜的；
管理手冊(cè)、程序文件由安全科編制，經(jīng)安全副總審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)、發(fā)布；
其它管理文件由主管部門編制，本部門經(jīng)理審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4.2.2、文件的發(fā)放由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)，并填寫《文件發(fā)放記錄》由收文人簽收，應(yīng)確保文件使用的各場(chǎng)所都應(yīng)得到適用文件的有關(guān)版本，同時(shí)備案存檔。
4.2.1、因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號(hào)不變，并收回相應(yīng)舊文件；丟失補(bǔ)發(fā)的文件應(yīng)在原分發(fā)號(hào)后標(biāo)注“一補(bǔ)a”，并注明已丟失文件的分發(fā)號(hào)作廢，發(fā)放部門做好相應(yīng)簽發(fā)記錄。
4.3、文件的評(píng)審和更新
當(dāng)發(fā)現(xiàn)在用的安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系文件的充分性與適宜性存在問題時(shí)，應(yīng)由文件的形成部門及時(shí)組織對(duì)其評(píng)審與更新并按規(guī)定再次批準(zhǔn)。
4.4、文件的受控狀況
4.4.1、文件分為“受控”和“非受控”兩大類。凡與安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控，對(duì)這些文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、再批準(zhǔn)、標(biāo)識(shí)、回收、作廢等均應(yīng)受到控制，各主管部門按本程序執(zhí)行。
4.4.2、受控文件應(yīng)在文件封面上加蓋紅色“受控”印章井注明分發(fā)號(hào)。
4.4.3、“非受控”文件指如發(fā)給外部的安全標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊(cè)等無法跟蹤控制的文件。
4.4.4、安全部應(yīng)編制本公司安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系文件的《受控文件清單》。并公布以便使用部門隨時(shí)堂握和使用文件有效版本。
4.5、文件更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)的控制
4.5.1、安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系文件需要更改時(shí)要由相應(yīng)主管部門填寫《文件更改處置單》，經(jīng)原審批部門審批，再由相應(yīng)部門指定該文件負(fù)責(zé)人進(jìn)行更改。如果指定其它部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。
4.5.1、文件更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)應(yīng)在所更改的文件和《受控文件清單》上進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別；
4.5.1、文件更改后，應(yīng)按該文件發(fā)放范圍及時(shí)收回失效或作廢文件，以確保有效文件的唯一性。
4.6、文件的保存、回收、作廢與銷毀
4.6.1、文件的保存
（1）所有文件都必須分類存放在干燥、通風(fēng)、安全的地方；
（2）所有安全類原始文件都必須在公司檔案室存檔，各部門文件由本部門保管，安監(jiān)室對(duì)各部門安全類文件保管情況進(jìn)行檢查；
（3）任何人不得在受控文件上涂改、亂劃，確保文件清潔和清晰，易于識(shí)別和檢索。
4.6.2、文件的回收、作廢與銷毀
（1）安全科及時(shí)從文件使用場(chǎng)所收回失效和作廢文件，加蓋“作廢”印章，防止作廢文件的非預(yù)期使用；

（2） 若因任何原因需保留的作廢文件，應(yīng)在文件封面上加蓋“作廢留用”印章加以標(biāo)識(shí)并單獨(dú)保存。對(duì)要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門寫明作廢文件目錄，經(jīng)主管副總批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理辦公室進(jìn)行銷毀。
4.7、外來文件的控制
外來安全文件與法律法規(guī)由主管副總審批其適用性并確定發(fā)放范圍安全科統(tǒng)一編號(hào)，加蓋受控章，報(bào)總經(jīng)理辦公室納入《受控文件清單》中，控制其發(fā)放并跟蹤其修訂狀態(tài)，適時(shí)對(duì)修訂或換版文件進(jìn)行更換確保在使用處可獲得適用文件的有效版本。
4.8、文件的借閱、復(fù)制
需借閱、復(fù)制文件時(shí)，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向文件管理人員借閱、復(fù)制。借閱文件應(yīng)在《文件借閱記錄》上簽字，借閱者應(yīng)按期歸還，復(fù)制的受控文件必須由文件管理人員登記編號(hào)，并加蓋“受控”印章。
4.9、記錄是一種特殊文件，應(yīng)按《記錄控制程序》進(jìn)行控制.
4.10、總經(jīng)理辦公室應(yīng)每季度對(duì)各部門受控文件管理情況進(jìn)行一次檢查，并形成記錄。
5、相關(guān)文件
《記錄控制程序》
《受控文件清單》
《文件發(fā)放記錄》
《文件更改處置單》
《文件借閱記錄》