1、編寫的方式

(1)自上而下依次展開的方式。按管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件 (記錄)的順序編寫，這有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對(duì)文件編寫人員的素質(zhì)要求較高，文件編寫所需時(shí)間較長(zhǎng)，且必然伴隨著反復(fù)修改。

(2)自上而下編寫方式。按支持性文件、程序文件、管理手冊(cè)的順序編寫，這適用于原來管理基礎(chǔ)較好的企業(yè)，但是必須有總體設(shè)計(jì)方案，否則容易出現(xiàn)混亂。

(3)從程序文件開始，向兩邊擴(kuò)展的編寫方式。先編寫程序文件，然后在進(jìn)行管理手冊(cè)和支持性文件的編寫，這實(shí)質(zhì)是從分析活動(dòng)，確定活動(dòng)程序開始，有利于《職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范》和《指導(dǎo)意見》的要求與用人單位實(shí)際的緊密結(jié)合，也可縮短文件編寫時(shí)間。

2．編寫的方法

體系文件的編寫方法。體系文件的編寫是一項(xiàng)艱巨而又復(fù)雜的工作，為保證此項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，達(dá)到預(yù)期的效果和目的，在編制體系文件之前，有必要進(jìn)行充分的策劃，以避免造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)和時(shí)間上的拖延。通常，分為以下幾個(gè)步驟編制體系文件，可以縮短文件從編制到成熟的時(shí)間，取得較好的效果。

(1)成立職業(yè)安全健康管理體系文件編寫小組

①明確目的。有些企業(yè)在編寫體系文件時(shí)，常常盲目地抄襲、照搬其它組織的文件或資料，這種“移花接木”的方式產(chǎn)生的體系文件是不適用的，因?yàn)椋總€(gè)企業(yè)都有自己的特點(diǎn)，從產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)方式、服務(wù)項(xiàng)目、管理模式到人員素質(zhì)、設(shè)備環(huán)境等各個(gè)各方面都不會(huì)也不可能與其它企業(yè)完全相同。所以，必須是本企業(yè)人員編寫，即能體現(xiàn)本單位職業(yè)安全健方針職業(yè)安全健康管理體系特點(diǎn)，又能指導(dǎo)本單位職業(yè)安全健康管理有效的體系文件。

②成員要求。小組成員的挑選應(yīng)考慮以下幾個(gè)方面：

a．最高管理層應(yīng)有效介入；

b．小組成員應(yīng)經(jīng)過編寫方法的培訓(xùn)；

c．應(yīng)具備一定的管理經(jīng)驗(yàn)；

d．能代表各有關(guān)部門。

(2)進(jìn)行文件編制準(zhǔn)備。在正式編制體系文件之前，編制小組應(yīng)進(jìn)行編制計(jì)劃，這種有利于體系文件編制的整體性，同時(shí)加速編制制度。在編制計(jì)劃中，應(yīng)明確以下幾方面的內(nèi)容：

① 確定文件的編制格式。

對(duì)一個(gè)企業(yè)來說，所有的體系文件應(yīng)該基本統(tǒng)一格式。當(dāng)體系文件不是僅有少數(shù)幾個(gè)人編制時(shí)，更應(yīng)事先以書面形式規(guī)定各層次文件的編制格式。以統(tǒng)一的格式編制出的體系文件，會(huì)給所有與之接觸的人產(chǎn)生深刻的印象，即職業(yè)安全健康管理體系是在有目的的策劃下產(chǎn)生的。

② 搜集相關(guān)信息。

在編寫之前，必須考慮把什么樣的信息編寫進(jìn)去。來自企業(yè)外部的要求，常常在合同、訂單以及其它形式的材料中體現(xiàn)，優(yōu)勢(shì)還體現(xiàn)在法律、法規(guī)中；來自用人單位內(nèi)部員工的要求是雙向的，一方面，它們需要清楚的了解它們必須做什么，達(dá)到何種程度才能滿足職業(yè)安全健康管理體系的要求：另一方面，它們?cè)陂L(zhǎng)期的工作中已形成了自己獨(dú)特的工作方法和習(xí)慣，而且它們可能也有很多建議和要求，所有這些內(nèi)、外部信息都應(yīng)盡可能地寫進(jìn)體系文件中去。

③ 分析和清理現(xiàn)行文件。

在編寫體系文件之前，應(yīng)對(duì)企業(yè)已有的、與職業(yè)安全健康管理體系有關(guān)的文件及現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)定進(jìn)行一次分析和清理。這項(xiàng)工作的目的是將哪些可以在職業(yè)安全健康管理體系中使用的文件加以保留，對(duì)不完善之處進(jìn)行補(bǔ)充、完善；將哪些失敗、過期作廢的文件統(tǒng)一收回處理，以確保今后所使用的文件的有效性。

企業(yè)如果已經(jīng)建立了ISO9000質(zhì)量體系或ISO14000環(huán)境管理體系，就應(yīng)使職業(yè)安全健康管理體系與這兩個(gè)體系充分融合，特別是：培訓(xùn)、文件控制、記錄管理、內(nèi)部審核和管理評(píng)審等管理方式類似，這些程序最好在原ISO9000或ISO14000程序的基礎(chǔ)上補(bǔ)充為好。

④ 進(jìn)行培訓(xùn)和分工，明確任務(wù)和接口。

為保證體系的編制質(zhì)量，需從以下兩個(gè)方面進(jìn)行考慮：其一是對(duì)編制人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容，編制文件的主要內(nèi)容、格式方面有正確的理解；其二是制定一個(gè)體系的編寫計(jì)劃，在計(jì)劃中明確以下內(nèi)容：

a．對(duì)文件編制人員進(jìn)行分工，明確各自的任務(wù)；b．規(guī)定各部分文件初稿、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布等各階段的時(shí)間；c．確定各編制人員之間交流、協(xié)調(diào)的渠道和方式，必要時(shí)可選定一名總協(xié)調(diào)人，負(fù)責(zé)各編制人員之間的協(xié)調(diào)、指導(dǎo)及處理接口。

(3) 編制過程控制。

在體系文件的編制過程中，應(yīng)考慮以下幾個(gè)方面實(shí)施控制：

① 盡可能地參與企業(yè)內(nèi)以往的有關(guān)文件，對(duì)過去行之有效的工作方法在新文件中予以保留從而減少對(duì)新文件的“陌生感”。

② 在編制過程中要及時(shí)勾通信息，尤其是在描述活動(dòng)接口時(shí)，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)清楚，以免后患。

③ 盡可能多地了解文件所涉及部門人員的活動(dòng)過程及方式，對(duì)不違背標(biāo)準(zhǔn)要求的內(nèi)容盡量在文件中體現(xiàn)，切記“閉門造車”。

④ 送交審批前應(yīng)征求有關(guān)部門人員的意見。

(4)進(jìn)行符合性審核。職業(yè)安全健康管理體系文件的符合性審核是一項(xiàng)非常重要的工作，在審核中，要對(duì)已編制完成的初稿就其是否符合標(biāo)準(zhǔn)的要求，是否滿足法律的要求，是否完整的描述本組織的職業(yè)安全健康活動(dòng)的實(shí)際過程，是否存在職責(zé)和活動(dòng)的交叉、重復(fù)，是否符合編制格式的要求等諸多方面進(jìn)行審查。此外，對(duì)體系文件的語言及用詞方面還要進(jìn)行審核，使體系文件盡可能的簡(jiǎn)明扼要，即精練而又不至于使意思含糊不清，避免使用太多的形容和那些容易引起誤會(huì)的詞語。