在職業(yè)安全健康管理體系建設(shè)中，需要制訂的程序文件數(shù)量多、工作量大，在貫標(biāo)過程中對這一環(huán)節(jié)要給予高度的重視，以達到既使企業(yè)的管理文件與標(biāo)準(zhǔn)接軌，又達到改善內(nèi)部職業(yè)安全健康管理基礎(chǔ)工作的目的。

企業(yè)的規(guī)模有大有小，各層次管理人員所要求的程序內(nèi)容就會有所不同，同時職業(yè)安全健康管理體系也是一個多層次結(jié)構(gòu)：一個完整的體系由若干個要素組成，一個要素又通過若干項職能來給予落實，而每項職能又都要有若干個職業(yè)安全健康活動來保證。因此程序文件需要經(jīng)過細致策劃，建立不同層次的程序以適應(yīng)相應(yīng)的管理層和所對應(yīng)的職業(yè)安全健康活動。所有政策和程序的總和實際上構(gòu)成職業(yè)安全健康管理體系總策劃和管理職業(yè)安全健康活動基礎(chǔ)。

如上所述，由于職業(yè)安全健康管理體系結(jié)構(gòu)是多層次的，所以其程序文件在客觀上也存在著層次性。在策劃程序?qū)哟螘r，一般地說，中小型企業(yè)的職業(yè)安全健康管理體系結(jié)構(gòu)層次少而簡單，其程序文件的層次也可以少些，甚至可以只是一個層次，即按要素劃分，一個要素編一個(或幾個)程序文件，對該要素的全部職業(yè)安全健康活動加以規(guī)定。大中型企業(yè)的職業(yè)安全健康管理體系結(jié)構(gòu)層次多而復(fù)雜，上層管理者希望每個要素有一份簡練包含該要素所有職業(yè)安全健康活動的程序文件，中層管理者可能希望編寫比較詳細地描述要素一部分的程序以控制基層管理人員的職業(yè)安全健康活動。這時，程序文件可能分為兩個或更多個層次。第一個層次是按整個要素所有職業(yè)安全健康活動的簡明程序文件，供企業(yè)的上層管理者使用，也可以把程序文件的頭、尾部分去掉直接納入職業(yè)安全衛(wèi)生管理手冊的對應(yīng)要素或作為編寫職業(yè)安全健康管理手冊對應(yīng)要素的基礎(chǔ)。第二個層次是對第一層次的展開，按細化了的職業(yè)安全健康活動編寫，一個要素包括多個程序文件。通過這樣的設(shè)計，從而確定程序的層次和數(shù)量。

另外，要特別注意相關(guān)要素和相關(guān)職業(yè)安全健康活動的接口，通過程序文件的規(guī)定使其銜接，協(xié)調(diào)一致。在設(shè)計時要力求減少程序文件的數(shù)量，并防止接口各方出現(xiàn)相互矛盾。

通過這樣的策劃，提出程序文件層次和目錄清單，使其覆蓋所有適用的職業(yè)安全健康管理體系要素和活動。但是并不是說企業(yè)的所有職業(yè)安全健康活動都必須寫成程序文件。程序文件具有標(biāo)準(zhǔn)的性質(zhì)，只有那些通用的、會重復(fù)出現(xiàn)的職業(yè)安全健康活動才需要寫成程序文件，對于那些一次性的或簡單的職業(yè)安全健康活動，可以用其它方式進行規(guī)定，不需寫成程序文件。一個企業(yè)的程序文件層次和數(shù)量，由企業(yè)根據(jù)需要自行確定。

不難理解，程序文件的層次性關(guān)系到體系的完整性和系統(tǒng)性，是至關(guān)重要的，如果不事先細致地策劃和統(tǒng)籌安排，采用想到哪里寫到哪里的“零打碎敲”方式，很難達到完整性和系統(tǒng)性之目的，在組織實施時就會造成許多“三不管”地帶，引起互相扯皮、職業(yè)安全健康管理職能不落實的局面。