b）下發(fā)文件要建立“文件收發(fā)登記表”,登記表格式必須符合標(biāo)準(zhǔn)化要求，并將保存文件下發(fā)登記表存檔。

　　c）建立文件、資料檔案，專人負(fù)責(zé)管理和保存。

　　d）借閱、查詢各種資料、文件時(shí)，要建立借閱、查詢登記表。

　　e）文件、資料要整理規(guī)范，保存有序，管理到位，查找便捷。

　　f）若文件、資料需更新、補(bǔ)充、增加，必須經(jīng)過(guò)保管人員進(jìn)行操作，非保管人員不得隨意進(jìn)行修改。

　　g）妥善保護(hù)文件、資料，不得隨意外借；查詢文件時(shí)不得在文件上做任何標(biāo)記，不得損壞。

　　h）文件、資料科室要做好防火、防潮、防盜工作，制定相應(yīng)的安全措施，保證文件、資料的安全。

　　4．2．2．3安全記錄管理制度

　　4．2．2．3．1安全記錄包括：

a）安全會(huì)議記錄

　　b）交接班記錄

　　c）安全培訓(xùn)記錄

　　d）設(shè)備檢查、檢測(cè)記錄

　　e）安全活動(dòng)記錄

　　f）安全檢查記錄

　　g）設(shè)備檢修、維護(hù)記錄

　　h）各種登記臺(tái)帳

　　i）其它記錄和各種報(bào)告、信息、報(bào)表。

　　4．2．2．3．2管理規(guī)定

　　a）安全記錄、臺(tái)帳、報(bào)表、報(bào)告、信息等都以公司統(tǒng)一制定的格式、內(nèi)容等要求進(jìn)行填寫、上報(bào)。

　　b）公司有關(guān)部門和有關(guān)科室根據(jù)各管理范圍，經(jīng)常監(jiān)督檢查、指導(dǎo)安全記錄填寫工作。

　　c）各部門要根據(jù)部門要求對(duì)照相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定本部門和下屬單位的安全記錄表樣。

d）各單位要按照各部門要求按時(shí)、按標(biāo)準(zhǔn)，上報(bào)各種安全記錄和報(bào)表。

　　e）認(rèn)真做好本單位、本部門自行保存的文件、資料工作，建立相應(yīng)的檔案，妥善保存。

　　4．3? 標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評(píng)審制度

　　標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)需要定期進(jìn)行評(píng)價(jià)審核，以確保安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)運(yùn)行的持續(xù)適宜性、充分性和有效性。

　　4．3．1評(píng)審機(jī)構(gòu)及人員職責(zé)

　　4．3．1．1公司總經(jīng)理主持評(píng)審工作，相關(guān)職能部室負(fù)責(zé)人參與，由安全領(lǐng)導(dǎo)小組具體負(fù)責(zé)運(yùn)行。

　　4．3．1．2生產(chǎn)副總經(jīng)理負(fù)責(zé)安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)運(yùn)行情況，提出改進(jìn)的建議，落實(shí)計(jì)劃及組織協(xié)調(diào)工作。

4．3．1．3安全領(lǐng)導(dǎo)小組主任負(fù)責(zé)制定安全標(biāo)準(zhǔn)化評(píng)審計(jì)劃，改進(jìn)措施計(jì)劃及改進(jìn)措施實(shí)施后的跟蹤與驗(yàn)收工作。

　　4．3．1．4相關(guān)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)并提供與本部門有關(guān)的評(píng)審所需的資料，落實(shí)評(píng)審中提出的改進(jìn)措施的實(shí)施工作。

　　4．3．2評(píng)審計(jì)劃編制和要求

　　4．3．2．1評(píng)審計(jì)劃的內(nèi)容包括：評(píng)審目的、評(píng)審時(shí)間、評(píng)審內(nèi)容及參加評(píng)審部門的人員等。

　　4．3．2．2標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評(píng)審每年進(jìn)行一次，特殊情況可以增加評(píng)審頻次。

　　4．3．2．3總經(jīng)理根據(jù)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行情況，提出評(píng)審的時(shí)間、要求，確定評(píng)審的具體內(nèi)容。

　　4．3．2．4安全領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室負(fù)責(zé)編制安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)的評(píng)審計(jì)劃。

　　4．3．3 評(píng)審過(guò)程要求

4．3．3．1評(píng)審時(shí)做好各種評(píng)審會(huì)議記錄，參加人員簽名等組織工作。

　　4．3．3．2評(píng)審全過(guò)程都要做詳細(xì)資料記錄，重要會(huì)議和決定要以文件形式下發(fā)。

　　4．3．3．3各部門提供的資料要詳細(xì)、真實(shí)。

　　4．3．3．4評(píng)審提出的問(wèn)題和改進(jìn)措施，要通過(guò)各種渠道讓員工參與討論、修改。

　　4．3．3．5評(píng)審所提出的行動(dòng)計(jì)劃，各部門要認(rèn)真貫徹執(zhí)行。