應(yīng)急預(yù)案要形成完整的文件體系，以使其作用得到充分發(fā)揮，成為應(yīng)急行動(dòng)的有效工具。一個(gè)完整的應(yīng)急預(yù)案是包括總預(yù)案、程序、說(shuō)明書、記錄的一個(gè)4級(jí)文件體系。

　　1.一級(jí)文件——總預(yù)案

　　它包含了對(duì)緊急情況的管理政策、預(yù)案的目標(biāo)，應(yīng)急組織和責(zé)任等內(nèi)容。

　　2.二級(jí)文件——程序

　　它說(shuō)明某個(gè)行動(dòng)的目的和范圍。程序內(nèi)容十分具體，比如該做什么、由誰(shuí)去做、什么時(shí)間和什么地點(diǎn)等等。它的目的是為應(yīng)急行動(dòng)提供指南，但同時(shí)要求程序和格式簡(jiǎn)潔明了，以確保應(yīng)急隊(duì)員在執(zhí)行應(yīng)急步驟時(shí)不會(huì)產(chǎn)生誤解，格式可以是文字?jǐn)⑹?、流程圖表、或是兩者的組合等，應(yīng)根據(jù)每個(gè)應(yīng)急組織的具體情況選用最適合本組織的程序格式。

　　3.三級(jí)文件——說(shuō)明書

　　對(duì)程序中的特定任務(wù)及某些行動(dòng)細(xì)節(jié)進(jìn)行說(shuō)明，供應(yīng)急組織內(nèi)部人員或其他個(gè)人使用，例如應(yīng)急隊(duì)員職責(zé)說(shuō)明書、應(yīng)急監(jiān)測(cè)設(shè)備使用說(shuō)明書等。

　　4.四級(jí)文件——對(duì)應(yīng)急行動(dòng)的記錄

　　包括在應(yīng)急行動(dòng)期間所做的通訊記錄、每一步應(yīng)急行動(dòng)的記錄等。

　　從記錄到預(yù)案，層層遞進(jìn)，組成了一個(gè)完善的預(yù)案文件體系，從管理角度而言，可以根據(jù)這4類預(yù)案文件等級(jí)分別進(jìn)行歸類管理，既保持了預(yù)案文件的完整性，又因其清晰的條理性便于查閱和調(diào)用，保證應(yīng)急預(yù)案能有效得到運(yùn)用。